Construction Association of New Brunswick

THE CONSTRUCTION ASSOCIATION OF NEW BRUNSWICK
BID DEPOSITORY SYSTEM

Revised 2018— 09-03 “The Process” - “Separate Prices “ “Completing the “Bond Form “ -

USER’S GUIDE

The Construction Association of New Brunswick (CANB) operates its Bid Depository System to provide bid confidentiality to the sub-bidders in recognition of the substantial financial investment in preparing a tender quote.

The Bid Depository is operated out of the offices of the Fredericton Northwest Construction Association, the Saint John Construction Information Centre and the Moncton Northeast Construction Association. The local associations play a role through the recruitment of bid depository volunteers, while the actual operation is under the authority of CANB. Each location maintains its own committee of volunteers, who are in turn represented by their committee chairman on the provincial (CANB) Bid Depository Committee. Volunteers receive no remuneration.

Important Notices:

This Guide has been produced to ease the bidding process. It is essential for you to read the “Regulations and Rules of Procedure” section of this booklet before submitting your tender package.
Any contractor submitting a tender to the Bid Depository thereby agrees to follow the rules and regulations and to absolve, indemnify and save harmless from any and all liability for damages, whether actual, implied, future or present or otherwise, however, where-so-ever, when-so-ever they arise or may arise, the Construction Association of New Brunswick, its member associations, officers, directors, members, employees, servants or agents and the Joint Advisory Board — Bid depository, including but not limited to damages arising from negligence or intentional/unintentional acts of them or any of them. This clause shall be construed liberally and with the broadest possible meaning with the intent that the user assumes any and all liability whether foreseen, implied or unforeseen.
Rules of the Bid Depository are subject to change and it is the contractor’s responsibility to insure they are submitting their bid using the current version of the Rules. These can be found on the Association’s website www.constructnb.ca.

The intent of this guide is to provide an overall explanation of the NB Bid Depository System for all users and interested parties. This guide is subject to change as the Construction Association assesses the need to do so. It is intended to complement the Bid Depository Rules, which shall govern in any event.

Benefits in Using the Bid Depository System

For the Sub- Bidder:

1. Price “peddling or shopping” is eliminated.

2. The security of the Bid Depository process enables a Sub-bidder to be able to tender their best

price to all the Prime Bidders instead of just a trusted few.

3. The considerable cost of phone calls, emails, fax messages and staff time necessary to bid directly

to each Prime Bidder is eliminated.

4. Sub-bidders can always bid the best price in an economical, one-shot manner at Tender time without

having to retain funds to engage in a “bid shopping exercise” later.

5. The tender closing is at a fixed time, on a simple-to-complete form, eliminating costly errors that can

result from complex bid documents.

For the Prime Bidder:

1. A clearly defined sub-bidder tender price is received in sufficient time for the Prime Bidder to prepare

a price and complete his/her tender documents.

2. As bonding is required for prices over a certain value, the Prime Contractor is not placed in a

position of having sub-bidders with uncertain financial resources.

3. The need for Prime Bidders to spend time and money to directly advise sub-bidders of their intent to

bid and solicit prices is eliminated.

4. The need for Prime Bidders to engage in unethical “bid shopping” to remain competitive is

eliminated.

5. The time consuming and error prone process of receiving and evaluating last minute telephone

tender quotations is eliminated.

6. The tenders received are for a clearly defined Division or Trade Section, without qualification,

allowing an “apples for apples” comparison.

7. After the Bid Depository closing, the Prime Bidder knows who their major sub-bidders will be. This

allows sufficient time in the two days before Prime Tender closing time for the Prime Bidder to

co-ordinate such things as cutting, patching, trenching, material scheduling, space conflicts, or other

requirements that may be their responsibility for various trades.

For the Architect/Owner:

1. Bonding of the major sub-bidders usually ensures that the important major sub-trades are

competent, experienced, qualified sub-contractors, with the financial resources to perform the work.

2. Bonding reduces the probability of the bankruptcy of major sub-bidders during the course of the

work, thus avoiding the related delays and disruptions and legal entanglements.

3. Bonding of the major sub-bidders ensures the project is not financially or legally hampered should a

major sub-bidder become financially insolvent.

4. The prices of all Bid Depository sub-bidders are available to the Architect for comparison or perusal

for any possible concerns. With direct bidding, the prices of most sub-trades are rarely available to

the Owner.

5. On-site disputes should be reduced as the Trade Division responsibilities should be clearly defined.

6. The Owner should receive a better price due to all Prime Bidders receiving the best price from all

sub-bidders. This is not always the case with direct bidding to the Prime Bidders.

GENERAL INFORMATION

1. The Architect/Engineers must be aware the Trade Sections need to be clearly defined and biddable

without clarification or qualification. (This should be the case whether the Bid Depository

System is used or not.)

2. On occasion bidders are rejected for improper bonds, incomplete tenders, qualified tenders or failure

to include Alternate Prices necessary for the Prime Bidder to complete their tender. Usually, such

rejections are a result of the sub-trade bidders own carelessness or negligence. Unfortunately, a

Tender Calling Authority, without complete understanding of the Bid Depository operation may

perceive a shortcoming in the system to be at fault, and curtail their use of the system. This punishes

all sub-bidders, instead of a specific complainant, who are usually the author of their own misfortune.

Tender Calling Authorities should refer all complaints directly back to the Construction Association and avoid any direct involvement.

3. Tender Calling Authorities should make the Prime Tender submission document as simple as

possible. Tender closings are by their very nature a hectic, stressful exercise. Each and every

complication on the tender document increases the probability of an error. Errors may result in

rejected bids, both at the sub-bid or prime bid levels with possible monetary loss to the prime

contractor, sub-contractors, owner or all.

Information that does not affect the selection of the successful bidder, such as alternate prices,

supplier/product names, etc., should not be requested with the tender submissions. Tender

documents should request that supplementary information be submitted within 24 or 48 hours

following the tender closing, keeping the initial bid submission simple.

The objective is to reduce the pressure on the bidders when closing their tenders. This will reduce

the risk of errors, rejected Prime bids, and rejected bids at the Bid Depository caused by failure to

include required information such as Alternate prices {Rule 8(b)}.

THE BID DEPOSITORY PROCESS

Plans and specifications are available for viewing and tendering use by the sub-bidders and suppliers at the various Construction Association plans rooms or via the Association’s electronic plans room system.

The Construction Associations obtain and maintain a listing of plan holders obtained from the Tender Calling Authority. A fax will be sent to all Prime Bidders (see form) by the closing Bid Depository requesting confirmation of their intent to bid and asking for their desired method of envelop transmittal. (It is the Prime Bidder’s ultimate responsibility to keep the Bid depository informed of their intention to bid — See Rule 9).

Time Stamping Clock

The time clock and its time stamp shall be the only recognized timing device governing a Bid Depository closing. It shall be verified with CBC Radio signal within 24 hours prior to each Bid Depository Closing. The verification shall be done by a staff member in the presence of one other person. Only those tenders received before the declared closing time will be accepted (Example: for a 14:00 hrs closing, those submitted up until 14:00 hrs will be accepted, but those received at 14:00:01 will be rejected). The mechanism of some clock time stamps can have a variance of one minute. The printed time shall govern.

The Process

The sub-bidders purchase tender envelopes and tender forms and obtain a list of Prime Contractor bidders from the Construction Association.

Tender submissions are received by the Bid Depository, date/time stamped and deposited in the tender box.

The tender box is opened and the tenders turned over to the Chairperson of the local Bid depository Committee or their delegate. The Bid Depository Committee will retire to the tender opening room. A representative of the Tender Calling Authority (if present) may observe the opening of the tenders. No other persons shall have access to the opening room other than a Construction Association staff member for the purpose of recording tender prices.

The time stamp on the large white envelopes is verified and the envelopes sorted by Trade Division.

The large white envelope Section numbers/Trade Division are checked to ensure the Tender Section numbers being bid represent the Tender Package as requested by the Tender Calling Authority. A bidder may assume the liability of having included all the trade work scope by indicating the Trade and stating on the white, pink and green bid envelopes and forms - “As defined by the Tender Calling Authority” instead of listing all the Division and Section Numbers.

The Chairman will check the Prime Bidder’s tender form for any requirement for separate or alternate prices required from the trades submitting prices via the Bid Depository. Should alternate prices be required, the chairman shall determine, from the Prime Contractor Tender Form prior to opening any tenders, which Trade Sections are clearly involved. Only the lack of a separate price required for Prime Bidders to complete their tender form shall be basis for rejection.

White envelopes are opened one at a time.

The Bid Bond is checked for validity and the inclusion of an “Agreement to Bond”. If the bond is valid or a letter is present stating that the Tender is less than the bonding requirements, only then, is the green envelope opened.

The tender is checked for qualification and if any required alternate prices are missing. Any qualification that alters the tendered content from that as specified will result in rejection of the tender. Only the
Chairman shall be involved to determine the validity of the tender in relationship to the Rules. Should a
rejection be determined, only the applicable Rule number shall be indicated in the White Envelope.
CANB Chairman shall be advised of the rejection, the Rule involved and the reason for the rejection. Any dispute from a bidder shall be referred the the CANB Provincial Chairman

If the tender is valid, the Pink envelopes are sorted according to Prime Bidders and the Tally Sheet ticked with a check mark for each Prime Bidder who received a pink envelope.

The green tender forms are checked to ensure all tender amounts are the same. A sub-trade is not obligated to bid all Prime Bidders the same price. Sub-trade prices are to be completed in written and numerical format. In the event of a discrepancy between the values, the written value will govern. A check is made for subsequent any price revisions to the tender form amount and any required calculations made. The final tender amount is recorded once when all amounts are the same, or individually for any Prime Bidder for which the tendered amount differs. Copies of any tender revision are attached to the green tender form and appropriate pink envelopes. This process is repeated for each tender.

Upon completion of the opening process, the pink envelopes are bound and counted. The Tally Sheet check marks are summed and the total checked against the envelope count. Should any discrepancy exist, the recount and tally shall be repeated until envelope count and tally sums balance.

The recorded prices are re-verified to double check that the recorded prices agree with the tender amounts. All prices and calculations resulting from price revisions will be re-checked and initialed by staff for mathematical errors when preparing the tender results notice. In the event of any Trade Section having an “Own Forces” Bid, all bidders shall be listed on the posted notice, but prices for that Trade Section shall be withheld until the closing of the Prime Bid. (All prices shall be provided to the Tender Calling Authority prior to the closing of the Prime Tender.)

The pink envelopes are made available to the Prime Bidders for pick-up when staff have completed the above, or forwarded in accordance with their instructions.

The tender results are posted on the Association Bulletin Board and a copy of the results sent to the Tender Calling Authority (Architect) and posted to the electronic plans room.

A copy of the tender results notice for the sub-trade bids is to be forwarded to all Prime Bidders and to the sub-bidders who have submitted tenders and made available via the Association’s electronic plans room system.

Prices will not to be given out to non-bidders due to the excessive staff time involved. They are available upon posting on the Bulletin Board at the Construction Association(s).

Bidders are asked not to call the Association for results. The Association staff will send out the results to bidders following completion of the opening so such calls only slow the publishing/faxing of the results.

A letter or email is sent to any rejected bidders advising them of the rejection and the Rule infraction involved. The rejected documents will be retained by the Bid Depository until the award of the Prime Contract or cancellation of the tender process.

Bid Bonds are retained by the Bid Depository awaiting the award of the Prime Contract and a disposition is advised by the Prime Contractor. In the event of cancellation of the tender call or after the expiry of 60 days, the Bid Bonds may be destroyed, unless advised otherwise by the Tender Calling Authority.

Own Forces Bids

Own Forces bids by Prime Bidders represents a special situation. In order to ensure Prime Bidders, who actually perform work in a particular Trade Section, are able to utilize their own resources; provision must be made for them to bid themselves, i.e. The “Own Forces” Rule.

It is not the intent of the “Own Forces” rule to preclude Prime Bidders, who are legitimately performing the work of a particular trade from bidding that trade. Nor is it the intent in any way to create prequalification of a Prime Contractor when this is not a requirement for a Trade Contractor.

The sole purpose of this rule is to restrict the use of “Own Forces” bidding as a “shopping tool” to circumvent the Bid Depository process. Should a Prime Bidder wish to bid Own Forces, they should file with CANB, an affidavit that the Company was in the trade business involved prior to the time of bidding. Rule 9(c)(3)

“Own Forces”, for the purpose of this rule, would be the corporate body submitting the Prime Tender or an affiliated company utilizing the same personnel, plant or equipment. A Prime Bidder, who is recognized as having their own forces in a particular trade, is expected to carry out the work with their own forces. They are free to do so, without restriction, in the same manner common to any other trade contractor engaged in the particular Trade concerned.

Combined Bids

Rule 8(3) of the Bid Depository Rules provides a means for trade contractors to extend to the Owner any benefits in the overhead or set-up costs that might be duplicated because of bidding multiple Trade Sections on an individual basis.

Provided a Bidder meets the requirement, of bidding the individual sections as called for in the Tender Documents, They may quote combined bids on one or more of these Trade Sections should this be advantageous.

Should a bidder withdraw any individual Trade Section, which forms part of a combined price, the combined bid that contained the withdrawn Trade Section becomes automatically void.

Separate Prices

On occasion Tender Calling Authorities will request the Prime Contractor to provide separate prices for
modifications or additions to the primary scope of work. Sub-contractor bidders whose work is
involved or affected by any of these separate requests must acknowledge any that affect their work content. (Suggest attaching a copy of the portion of the Prime Bidders Tender Form requesting separate prices and acknowledge all items with a value or zero.)

Revision to Prices

Prices may be revised prior to the specified Bid Depository closing time by Telegram or Fax. Such
revision shall show only the revised value indicated as a plus or minus to the value on the official tender
documents. Should multiple revisions be made they will be sorted by time received and calculated in
sequence to arrive at the final value. {Unless it's clearly shown they void the previous revision and are to be
taken from the initial tendered value). It is the Bidders sole responsibility to ensure any revisions occur in a manner to be “time stamped” prior to closing time. CANB is not responsible for an “overloaded” Fax machine or other cause of delay. Revisions received after the official closing time will not be considered.

Disposal of Bid Depository Tender Documents -

Sub-Trade Bid Depository Tender documents, including rejected tenders, shall be retained for a period of not less than two years after the close of date of the Prime Contract Tender. Following that date the Tender documents of sub-trade bidders, and any other documents pertaining to that particular Tender held by the Bid Depository may be destroyed by shredding.

The Bid Depository of New Brunswick
Regulations and Rules of Procedure
Revised: October 2012. B-D-3

GENERAL CONDITIONS

(1) DEFINITION AND PURPOSES:

a) The Bid Depository", has been established as a system designed to improve tendering practices in the Construction industry. It provides for the reception of sealed tenders from Sub-bidders, whereby the sanctity of bidding is protected, and those receiving their tenders obtain firm quotations in writing and in adequate time to compile their bids, completely and accurately. These procedures are in the best interests of Owners, Architects, Engineers and Contractors.

b) The use of the Bid Depository System for any project does not create any right of action against the Construction Association of New Brunswick Inc., the Joint Advisory Board, or any Officers, Directors or Members thereof.

c) The use of this Bid Depository System in accordance with the Rules and Regulations herein set forth, and any supplementary instructions that may be issued, is intended to create a code of tendering practice, which each user voluntarily assumes for their own benefit, and at their own risk.

2. MANAGEMENT

a) The Construction Association of New Brunswick Bid Depository System is operated out of three offices, located at the Fredericton Northwest Construction Association, Moncton Northeast Construction Association, and Saint John Construction Information Centre. The operation is under the guidance of a Joint Advisory Board, herein and after called the "Board", which is responsible to the Construction Association of New Brunswick Inc., to ensure the System is managed in accordance with the Bid Depository of New Brunswick Regulations and Rules of Procedure.

b) The Board consists of one appointed Architect who is a member of the Architects Association of New Brunswick, one appointed Engineer who is a member of the Association of Professional Engineers of the Province of New Brunswick, three General Contractors and three Sub-Contractors (representative of, and appointed by, Fredericton Northwest Construction Association, Moncton Northeast Construction Association, and Saint John Construction Information Centre), and a Chairman appointed by the Construction Association of New Brunswick Inc. Five members comprise a quorum.

c) The Chairman shall vote only when votes are evenly divided, when he shall cast the deciding vote.

d) The existing Board will serve until the new Annual appointments are made.

3. SCOPE

The Bid Depository will receive and transmit tenders for all construction trades as called for in the specifications and requested by the Tender Calling Authority to close via the Bid Depository.

4. ELIGIBILITY

Any Owner, Person or Company may use the facilities of the Bid Depository of New Brunswick, providing they adhere to all the Regulations and Rules of Procedure established by the Bid Depository.

5. PRINTED REGULATIONS AND RULES AND "THOSE GIVEN ON TENDER FORMS"

These Regulations and Rules in printed form, covering all phases of the operation of the Bid Depository, shall be available for the information of all interested parties. They should be read in conjunction with requirements included on the official Bid Depository Tender Form BD2.

6. ENVELOPES, TENDER FORMS AND FEES

In all cases when the Bid Depository is used, the following procedures shall apply:

All tenders called through the Bid Depository shall be on official Tender Form BD2, and placed in official envelopes purchased from the Bid Depository.

a) The Bid Depository Tender Form BD2 consists of three copies.

(1) The Pink copy is for the Prime Bidder and each must be placed in an individual pink envelope and sealed. The pink envelopes will be made available to the Prime Bidder by the Bid Depository.

(2) The Green copies of the bids to the Prime Bidder are to be placed in either a single green envelope or individual green envelopes and sealed. The green envelopes are to be left on deposit with the Bid Depository.

(3) The Buff copy is for the Bidder's own file.

b) All the above envelopes shall be placed in the official Bid Depository large white envelope, sealed and delivered to the Depository. All blank spaces appearing on the envelopes must be completed. (See Regulation 12)

c) Charges for Envelopes and Tender Forms: on application.

7. CLOSING TIME

The closing time for the Bid Depository shall be at 14:00 hours, two working days before the closing of the Main Tender, unless specifically directed otherwise by the Owner, or their Tender Calling Agent. On, or before, the hour and day specified, Sub-bidders Bidders shall deliver their sealed tenders to the Bid Depository in the official large white envelopes. The envelope will be time-stamped immediately on receipt by the Bid Depository, and a receipt issued, showing the name of the project and the time received. The sealed tenders shall then be deposited in a locked tender box, and under no circumstances can the tender be removed prior to the official Bid Depository closing time. Tenders received late shall be time-stamped and retained, but will not be transmitted. The Bid Depository Time Stamp shall be the official timing device governing a closing.

8. PROCEDURE FOR SUB-BIDDERS BIDDERS: "READ INSTRUCTIONS IN TENDER FORM"; "WITHDRAWALS ARE PERMITTED" - (8f)

(a) (1) Bidders shall indicate on their bid forms and envelopes, all Section numbers being bid. These must agree with the listing specified by the Tender Calling Authority for each Division. The tender price must include all specified sections.

Bidders may exercise the option of not listing the specific Division and Section numbers by instead indicating the Trade being bid, as named by the Tender Calling Authority, and declaring “As defined by the Tender Calling Authority” on the envelopes and forms, however, in doing so the Bidder assumes full liability for including the full scope of work as defined in the tender/specification documents.

Bidders acknowledge that, should they use the above method, all Section numbers, as listed in the specifications, are included in their tendered price.

(2) Separate prices must be provided for each complete division and/or trade section as officially requested in the tendering documents.

(3) The lump sum of combined prices may be quoted which need not be the aggregate of the separate prices for the two or more complete trade sections quoted, but only if separate trade section prices have been quoted as specified. The amount of each of these separate prices shall determine if a Bid Bond is required as provided for in Regulation 12 (Tender Security). When a combined price is quoted the requirement of tender security shall be determined on the basis of the combined price.

(b) Where alternatives are specifically called for in the tender document, the resultant price differential shall be clearly shown as a deduction from, or an addition to, the separate prices quoted in 8(a) above, in the space provided for on the official tender form or an attachment in the event space is lacking.

(c) Trade Bidders are responsible for submitting their Bids all in accordance with the tender documents.

(d) Written advice (including facsimile or delivered telegrams) concerning amendments to a Sub-Bidder’s tender may be submitted to the Bid Depository, provided that each amendment, and the official large white envelope, is received prior to the Bid Depository closing time. A copy of each amendment shall be addressed to the Prime Bidder(s) concerned, in care of the Bid Depository. Amendments shall clearly state the increase or decrease in the dollar amount only. Amendments received late shall be time-stamped and retained, but not transmitted.

(e) Tenders shall not be altered, or amended in any way, after the Bid Depository closing time. The Bid Depository shall take no action in notifying the Prime Bidder(s) of a withdrawal of a bid, except to make available to Prime Bidder(s), letters or telegrams/fax of withdrawal addressed to each of them, which may be deposited with the Bid Depository before the Bid Depository closing time.

(f) Tenders may be withdrawn up to twenty-four (24) hours prior to the Main Tender closing time. This must be confirmed by the Trade Bidder in writing or delivered Telegram/Fax, to ALL Prime Bidders originally bid, up to twenty-four (24) hours prior to the Main Tender closing time. The Responsibility of proof of time of effective withdrawal rests with the bidder. It is the Sub-Bidder’s responsibility to notify by Telegram/Fax, or otherwise in writing, ALL Prime Bidders of their decision to withdraw. A copy of the written notice of withdrawal must be filed with the Bid Depository.

In an instance when a Sub-bidder quotes separate prices on a category or categories of work specified, and then quotes a combined price for the entire work scope, the validity of the combined price is dependent upon all separate prices remaining in the bid. If the trade Sub-bidder exercises their right of withdrawal of any one or more of the separate prices bid, any combined price containing one of the withdrawn separate prices is automatically negated. The Trade Sub-Bidder is precluded from withdrawing a combined price only.

"IF YOU MISSED SOMEONE"

(g) When a Sub-bidder has inadvertently missed bidding to a Prime Bidder:

(1) they may, not later than four hours prior to the Main Tender closing time, send a telegram/fax to the Bid Depository where tenders are being received, reading as follows: "We missed bidding to (Black Construction) on (ABC Project). Please consider our bid addressed to (White Construction) as if it were also submitted to (Black Construction).

(Signed) “Sub-bidder"

and

(2) they shall, after sending the telegram/fax to the Bid Depository, advise (Black Construction).

9. PROCEDURE FOR PRIME BIDDERS: "DID YOU ADVISE THE DEPOSITORY?"

The procedure to be followed by the Prime Bidders receiving bids from the Bid Depository is as follows:

(a) The Prime Bidder should advise the Bid Depository of their intention to bid a particular job when they pick up plans. They should also advise Sub-bidders of their intention to bid.

(b) The onus lies with the Prime Bidders to pick up their envelopes.

(c) (1) A Prime Bidder need not accept an unsolicited sub-bid tender and in such a case shall return it unopened to the Bid Depository.

(2) Where a Prime Bidder lists their own forces for the work to be performed, it is mandatory that they do that work with their own employees, or in the event they are unable to do so they must use one of the sub-bidders who tendered through the Bid Depository, at the sub-bidder's tender price, and must not call sub-bids from other sources.

(3) The "OWN FORCES" rule means that a Prime Bidder, bidding a sub-trade through the Bid Depository, must be equipped to carry out and in fact normally carries out the sub-trade work concerned in their own direct employment; prior to the time of their bid through the Bid Depository. Verification may be requested by the Bid Depository Committee.

(d) After the closing time of the Bid Depository, the Prime Bidders shall pick up their sub-bids from the Bid Depository and pay the stipulated fee. Any Prime Bidder, who decides not to bid, shall advise the Bid Depository of their intention of withdrawing at least twenty-four (24) hours prior to closing of the Bid Depository. Failure to do so will make the Prime Bidder liable for the payment of the fee, whether or not they pick up their bid envelopes.

"NO TENDER RECEIVED?"

(e) When a Prime Bidder has not received any sub-tenders in a certain sub-trade, they must contact the Bid Depository and obtain the names of sub-bidders in that trade and solicit tenders from them as outlined in Regulation 8(g).

(f) In the event that no valid sub-tenders are received by a Prime Bidder through the Bid Depository in any one sub-trade, or sub-trades, then the Prime Bidder becomes a free agent, to obtain tenders for that particular sub-trade, or sub-trades only, and subject to meeting all requirements of Regulations 12 and 13.

(g) Rules 9(e), (f) are not applicable to a Prime Bidder who is under a Joint Advisory Board imposed suspension.

"ONE BID RECEIVED BY A PRIME CONTRACTOR"

(h) When only one sub-bid is received by a Prime Bidder then it must be used by that Prime Bidder, subject to Regulations 8(g) and 9(c).

"ONE BID RECEIVED BY THE BID DEPOSITORY"

(i) When only one sub-bid is received by the Bid Depository, then the Owner or Tender Calling Agent is to be contacted prior to the opening of the one sub-bid. The Owner, or Tender Calling Agent should issue one of the following instructions to the Bid Depository:

(1) Accept the sub-bid and make it available to the Prime Bidders,

or

(2) Reject the sub-bid and return it unopened to the Sub-Bidder and Rule 9(f) would apply.

In the event the Owner or the Tender Calling Agent cannot be contacted within a 24-hour period, then the sub-bid shall be returned unopened to the Sub-Bidder and Rule 9(f) would apply.

10. DISPOSITION OF ENVELOPES AND PRICE INFORMATION

(a) Not later than two hours after the closing of the Bid Depository, the Tender Box shall be opened by an official of the Depository and the white envelopes shall be opened. All pink envelopes shall be placed in a separate envelope for each Prime Bidder; the green envelope shall be opened by the Depository.

(b) A list of sub-bidders and prices will be compiled and posted as soon after the tender closing as possible for the benefit of the Tendering Sub-bidders, Prime Bidders and Tender Calling Agent if requested.

(c) The portion of sub-trade bid documents addressed to the Bid Depository shall be retained by the Bid Depository including invalid (rejected) tender packages. Exception - Bid packages rejected under Rule 9(i)(2).

11. IRREGULARITIES AND COMPLAINTS

(a) Failure by a Prime Bidder or a Trade Bidder to comply with the Regulations and Rules of Procedure of the Bid Depository may result in reprimand or suspension from use of the Bid Depository, or could result in a Prime Bidder’s or Sub-Bidder’s bid being declared invalid.

(b) Any user of the Bid Depository who wishes to lodge a complaint, must do so in writing, to the Chairman of the Joint Advisory Board, c/o Construction Association of New Brunswick Inc., 59 Avonlea Court, Fredericton, N.B. E3C 1N8.

(c) Immediately upon receipt of a complaint, CANB will take action to ensure investigation of both sides of the alleged complaint.

(d) If, after investigation of a complaint by the Joint Advisory Board and a failure to comply with the Bid Depository Regulations and Rules of Procedure is established, the Joint Advisory Board shall advise the Tender Calling Authority of the rule infraction, and may recommend to the Directors of the Construction Association of New Brunswick Inc., that the party in breach be reprimanded or suspended for a certain period from the use of the Bid Depository. The Tender Calling Authority could disqualify the Prime Bidder’s or Bidder’s bid or both.

(e) The party or parties in breach of the Regulations shall be notified by the Joint Advisory Board of its recommendations, and shall have the right to appear before the Directors of the Construction Association of New Brunswick Inc., to make representations regarding the matter at such time as directed by the Directors, but, in any event, prior to the imposition of any disciplinary action. Failure of the party in breach to attend at the time and place established by the Directors shall constitute a waiver by that party of its right to appear and make representations.

(f) The decision of CANB/Joint Advisory Board shall be final.

12. BONDING - THIS SECTION APPLIES ONLY WHERE THE PRIME BIDDER IS REQUIRED TO PROVIDE BONDING. "DID YOU READ INSTRUCTIONS TO BIDDERS?"

The Bid Depository recommends the procedure and use of Bid Bonds as defined in the publication, "A Guide to Construction Surety Bonds" (latest edition), as published by the Canadian Construction Documents Committee and which has been endorsed by R.A.I.C., A.C.E.C., C.C.A., and C.S.C.

The following clauses in respect to tender security will apply, unless otherwise stipulated by the Owner or Tender Calling Authority.

The purchase and payment for all bonding requirements shall be the responsibility of the Sub-bidder.

(a) The Sub-bidder shall separately enclose, in the large white envelope containing their bid, either:

(1) A letter stating their tender is $50,000.00 or less, or in the case of a Mechanical, Electrical or Structural Steel tender, it is $100,000.00 or less.

OR

(2) A Bid Bond and a Letter of Consent to Bond, if their tender exceeds $50,000.00, or in the case of a Mechanical, Electrical or Structural Steel tender, exceeds $100,000.00.

The limit for bonding in respect of Mechanical Trades will apply to any Section, or comparable section in any specification, as may be indicated by the Tender Calling Authority, i.e. Plumbing, Heating, Ventilation and Air Conditioning, Sprinklers, Refrigeration, Controls, etc.

(b) If the tender exceeds $50,000.00 or $100,000.00, as the case may be, a Bid Bond and a Letter of Consent of Agreement to Bond is required, and the Bid Bond shall cover 10% of the tender price submitted by the Sub-bidder.

(c) The Bid Bond and the Letter of Consent of Agreement to Bond shall be in the standard Bid Bond form of a Surety (or as otherwise required by the tender documents) approved by the Bid Depository of New Brunswick, and shall provide that the Surety will issue a good and sufficient Performance Bond and Labour and Materials Bond, each for not less than 50% of the accepted tender price.

(d) The Bid Bond shall cover as obligee: The “Successful Prime Contractor”.

(e) A Bid Bond or Letter is not necessary in a case where a Prime Bidder is submitting a trade tender to himself.

(f) In the event that no Bid Bond, Letter of Consent of Agreement to Bond, or other specified surety or letter is deposited, the tender of that Sub-bidder shall not be released or posted, but shall be retained by the Bid Depository for return to the Sub-bidder.

(g) Letters of intent or certified cheques in lieu of Bid Bonds will not be accepted unless otherwise specified in the Tender Documents.

(h) Disposal of Bid Bonds will take place in the following manner: All Bid Bonds directed to the successful Prime Contractor shall be forwarded to him following official award.

13. CONTRACT CONDITIONS AND PAYMENT

It is a condition of all sub-bids submitted through the Bid Depository that a subsequent contract will be made on the basis of the CCA standard sub-contract form (latest version). A Sub-bidder’s refusal to sign any other contract form offered to him would not be deemed to be a withdrawal of the tender and would not be subject to a withdrawal penalty for this reason.

14. SUPPLEMENTARY INSTRUCTIONS

Instructions may be issued from time to time from the Bid Depository which will be available to all interested parties, and such instructions will form part of the Regulations and Rules of Procedure. See Guidelines for Completion of Tender Submission.

15. INSTRUCTIONS FOR BID DEPOSITORY COMMITTEE AT TENDER OPENING

At tender openings, the Bid Depository Committee is to reject sub-bids for any one of the following reasons:

(a) Late receipt of tender documents (Reference Regulation 7).

(b) Where Bid Bond is incorrect or no Bid Bond or letter has been submitted (Reference Regulation 12).

(c) A Tender has been qualified or is other than the Tender package called by the Tender Calling Authority (e.g. Section numbers do not correspond, separate or alternate price(s) missing).

(d) When instructed by Tender Calling Agent (Reference Regulation 9(h)).

(e) A Tender that does not comply with the Bid Depository Rules.

THE BID DEPOSITORY STRUCTURE

The Bid Depository System in New Brunswick is an operation controlled and managed by the Construction Association of New Brunswick. It has three operational Depositories operated by the local Associations located in Fredericton, Saint John and Moncton.

Projects tendered for construction should have their sub-trade tenders closing at the Bid Depositories located in the Construction Association in whose jurisdiction the project will be constructed.

The Bid Depository System is composed of a series of committees and one board to oversee the operation, management and enforcement of the rules. The committees are:

1. CANB Bid Depository Committee

2. Local Bid Depository Committees (3)

3. Joint Advisory Board - Bid Depository

The structure and duties of these committees are —

CANB Bid Depository Committee

This committee is composed of a chairperson appointed by the CANB Board of Directors and the chairperson of each of the three Bid Depositories.

This committee’s duties are to manage the operations, interpret the rules, recommend revisions to the rules, co-ordinate the operations with the Bid Depository users and generally ensure all three Bid Depositories operate in a uniform manner.

In some cases, major users of the system are invited guests at these committee meetings for information purposes. (without vote, although their input is valued).

The committee reports directly to the CANB Board of Directors who must approve any modifications to the Bid Depository Rules.

This committee, or its Chairperson, also acts as the first avenue of review in the event of a complaint or disputed rejection. Rejections by the local Bid Depository and the CANB Committee/Chairperson may be appealed upon written request to the Joint Advisory Board up to six hours prior to the closing of the Prime Tender.

Individual Bid Depository Committees

There is a Bid Depository Committee at each local bid depository. The committee shall consist of a chairperson appointed by the Board of the local construction association and as many volunteer members as required to ensure sufficient attendance at each tender opening. A minimum of two or more committee members should be present at each tender opening.

Their duties are:

To open and review the tenders for proper documentation and adherence to the rules.
To tally and distribute the tender envelopes of the sub- bidders to the Prime Bidders.
To hold the tender security in safe keeping for the successful Prime Bidder.
Refer any tender rejections immediately after a tender closing to the CANB Bid Depository Chairman.
To make recommendation(s) and co-ordinate activities and problems with the CANB Bid Depository Committees. The chairman shall be the official representative to the CANB Bid Depository Committee.

CANB Joint Advisory Board - Bid Depository

This Board is directed by a chairperson appointed by CANB. This chairperson will then compose a Board consisting of at least:

· One architect registered with the Architects Association of New Brunswick

· One Engineer registered with the Assoc. of Professional Engineers and Geo-scientists of NB

· One General Contractor member

· One Sub-Contractor member

· Should a General Contractor member be bidding the project involved, or a Sub-Contractor member be a bidder of the trade involved, they shall be in a conflict of interest and shall defer to an

alternate.

These shall be the voting members of the Joint Advisory Board with the chairperson voting only to resolve a tie vote.

Five members are necessary to provide a quorum for any given meeting.

CANB Representative: Usually the Bid Depository chairperson or one of the local Bid Depository chairpersons not directly involved in the tender opening or bidding the trade involved acts as the CANB representative (resource person) and does not have a vote.

The duties of this Board is to hear and rule on any appeals or complaints referred to it under the Bid Depository Rules. Decisions of this Board shall be final under the rules, without further avenue of appeal in the case of a tender rejection or reinstatement of a tender.

A hearing shall normally operate by telephone conference call as follows:

Any supporting documentation of an issue shall be forwarded by the chairperson to all participating

members prior to the conference call.

In the case of a rejection appeal, the only pertinent information and documentation shall be the

Tender Documents, the Bid submission, the Bid Depository Rules and the Tender Opening Guide

The conference call shall be arranged as follows:

Sufficient members to provide a quorum shall be present.

The viewpoint on the interpretation by the local Bid Depository Committee shall be heard. (Without

the complainant being party to the input at this time to avoid unnecessary confrontation). At the Joint

Advisory chair’s discretion, the complainant may be permitted to become party to the conference to

state their case (without comment from the local Bid Depository Committee). The complainant shall

then leave the conference call. The local Bid Depository Committee Chairperson may now leave or

remain with the conference, at the Joint Advisory Board Chairperson’s option. He/she shall have no

vote or further participation except to respond to the query of a Board Member.

The Joint Advisory Board will confer and reach a conclusion based solely on the Bid Depository Rules and the requirements of the tender documents. All members of the Board have a vote. In the case of a hearing related to tender rejections or re-instatements, their decision shall be final.

The Joint Advisory Board Chairperson will advise all parties concerned of the decision of the Board. In the event the complaint involves a Sub-bidder’s tender validity, all reasonable effort shall be made to convene a hearing within the period between the sub-tender closing and the Prime Tender closing.

Should this not be possible, the ruling of the local Bid Depository Committee at the tender opening shall govern and become final upon the closing of the Prime Tender.

In the case of a Rule infraction involving disciplinary action toward a Bid Depository user, the meeting shall take place at the discretion and convenience of the Joint Advisory Board.

Any Board Member who is participating as a bidder in either, the Trade Section(s) involved or as a Prime Bidder shall consider his/her self in conflict of interest and shall be replaced by an alternate Board Member.

Guidelines for the Completion of Tender Submission

Completing the Bid Form

Date Enter the date on which you complete the form

Tender to Enter the name of the Prime Bidder to which you are bidding

Project Enter the name of the project as provided in the specification documents

Trade Enter the name of the Trade you are bidding

Division or Enter the section numbers provided in the specification documents defining your

Section Number scope of work. If there are too many numbers for the space you may append a separate sheet listing them or you may simply enter “As defined by the Tender Calling Authority”. {Important - Refer Rule 8 (a)(1)}

HST Excluded Enter the amount of your bid in writing

Amount Enter the amount of your bid numerically. In the event of discrepancy the written

value shall govern.

Alternate and/or Separate or Alternate Prices required for Prime Bidder's Tender submission must be

Separate Prices provided by the affected sub-trade bidders. Please note that you must indicate

whether this is an addition to or a deduction in the price. There is space provided on

the bid form for said prices. It is recommended when Separate Prices are requested

that sub-trade bidders copy that portion of Prime Contractors Bid Form and

acknowledge all separate price entries. If an item does not affect the content of your

bid indicate this item with “0” to acknowledge you have incorporated all additional or

altered work in your price.

Name Enter the legal name under which your company is incorporated

Address Enter the address of your company including postal code

Authorized Enter the signature of a signing officer of your company

Signature

Completing the White Envelope

From Enter the legal name under which your company is incorporated

Project Enter the project name as provided in the specification documents

Trade Enter the name of the Sub-Trade which you are bidding

Section No. Enter the section numbers defining your scope of work in the spec. documents

or enter “As defined by the Tender Calling Authority” { Refer Rule 8 (a)(1)}

This Envelope Enter the number of green and pink envelopes and indicate whether the envelope

Contains contains a bid bond or a letter declaring the bid is low enough not to require a bid bond.

Completing the Pink and Green Envelopes

From Enter the legal name under which your company is incorporated

Trade Enter the name of the Sub-Trade which you are bidding

Section No. Enter the section numbers defining your scope of work in the spec. documents

or enter “As defined by the Tender Calling Authority” { Refer Rule 8 (a)(1)}

Project Enter the project name as provided in the specification documents

Name of General Enter the name of the Prime bidder to whom you are bidding

Contractor

Completing the Bond Form

Bid Bond forms can differ depending on the issuing company. Seek their advice in ensuring that your bid bond is completed correctly.

Ensure that:

- the bid bond is dated correctly

- your company’s name is correct

- the name of the project is correct

- that the percentage of the tender amount agrees with the tender requirements

- the bid bond is made payable to the correct party

(unless otherwise specified it is “the Successful Prime Contractor”)

- the bond is valid for the specified period of the Prime Bidders Tender

- that the bid bond contains the signatures and seals of both the bidder and the bonding company where the bidder is an incorporated company.

- the Bid Bond is accompanied by an “Agreement to Bond” valid for same period as the

Bid Bond. (Caution - Not to be confused with a “Letter of Agent” )

Common Questions and Answers

Can only member contractors use the Bid Depository?

No. The Bid Depository is a quotation deposit system available to all bidders. There is no preference to members over non-members

Must a Prime Bidder use the low sub-trade bidder?

No. The Prime Bidder may use any of the sub-bidders whose quotation was received via the Bid Depository.

Must a Prime Bidder accept a tender form from a sub-trade with which they do NOT want to work?

No. The Prime Bidder may return the sub-trade tender envelope UNOPENED to the Bid Depository.

Can a sub- bidder qualify their tender for work they wish to exclude?

No. It is expected that the Tender Calling Authority will clearly define the work for which each Sub-Trade Division is responsible. The Sub-Bidder must bid per plans and specifications and all addenda. A qualified tender will be rejected.

To who is the bond payable?

Unless it is otherwise specified by the Tender Calling Authority a bond must be payable to the Successful Prime Contractor. A bond not made out as specified in the Tender Documents will cause the bid to be rejected.

Does it cost anything to use the Bid Depository?

There is no cost to the Tender Calling Authority. The sub-bidders purchase tender forms and envelopes.
The Prime Bidders pay a small fee to pick up their envelopes.

Must the sub-trade contract be on a CCA document? (Reference Rule 13)

No, although preferred. It can be on any contract form agreeable to both parties. The Rule’s intent is to protect the sub- bidder(s) from being penalized should they refuse to sign a contract containing conditions they were unaware of, or did not agree to, at the time of bidding.

Does the use of the Bid Depository require any changes to the Prime Contract?

No. The Prime Contract is between the Prime Bidder and the Tender Calling Authority. The use of the Bid Depository will not affect the performance of the work or the documents used for the Prime Contract in
any way.

What is the disadvantage of using the Bid Depository?

There should be no disadvantage. Specifiers should, though, take care to clearly define each Tender Section’s responsibility. Generally the advantages out-weigh any disadvantages or perceived disadvantages. No differences should be apparent to the Tender Calling Authority. The majority of Prime-bid documents require naming the major sub-trades in any case.

Is the Tender Calling Authority to be involved in disputes?

No. The Bid Depository is a voluntary industry-operated service for the benefit of the bidders. Disputes are an internal industry matter. Should any complaints be made to the Tender Calling Authority, the Tender Calling Authority should refer the compliant to the CANB Bid Depository Chairman/Committee. (See process under CANB Joint Advisory Board)

Le système du Bureau de dépôt des

soumissions du Nouveau-Brunswick

Le présent document a pour but d'expliquer l'ensemble du processus relatif au système du Bureau de dépôt des soumissions du Nouveau-Brunswick à tous les utilisateurs et les parties concernées. Ce document peut faire l'objet de changements lorsque l'Association de la construction du Nouveau-Brunswick (ACNB) le juge nécessaire. Il est conçu pour compléter les règles du Bureau de dépôt des soumissions, qui auront toujours préséance.

Le système du Bureau de dépôt des soumissions de l'ACNB est exploité en collaboration avec des associations de la construction, comme tous les bureaux de dépôts des soumissions partout au Canada. Il vise à assurer la confidentialité des soumissions concernant les travaux en sous-traitance, particulièrement en ce qui a trait aux investissements financiers, généralement importants, relatifs à l'établissement d'un prix de soumission.

Les bureaux de dépôts des soumissions sont gérés par et pour l'industrie de la construction, généralement par un comité de bénévoles. Le processus de dépôt de soumissions est utilisé par une autorité d'appels d'offres à la demande de l'industrie et à titre de courtoisie envers l'industrie. Les bureaux de dépôts des soumissions ne sont associés à aucune autorité d'appels d'offres. Ces dernières n'ont aucun ressort ou influence en ce qui a trait à l'octroi du marché principal.

L'Association de la construction du N.-B. compte trois bureaux de dépôts. Ils sont situés à Saint-Jean, Moncton et Fredericton.

L'utilisation du Bureau de dépôt offre de nombreux avantages aux soumissionnaires de contrats en sous‑traitance, aux principaux soumissionnaires et aux architectes et propriétaires.

Sous-traitance :

1. Il n’y a plus de porte à porte et de marchandage.

2. Le processus du bureau de dépôt est sécuritaire et permet à tous les soumissionnaires de contrats en sous‑traitance d’offrir leur meilleur prix à tous les principaux soumissionnaires plutôt qu’à un petit groupe restreint.

3. Le Bureau de dépô élimine les coûts importants relatifs aux soumissions directes auprès des principaux soumissionnaires, soit les appels interurbains, les messages par télécopieur et le temps de travail du personnel.

4. Lorsqu’ils répondent à l’appel d’offres, les sous-traitants peuvent toujours soumissionner le meilleur prix de façon directe et économique sans avoir à prévoir des fonds pour marchander.

5. La date de clôture des soumissions est établie à l’avances sur un formulaire simple à remplir, ce qui élimine les erreurs coûteuses que peuvent des documents de soumission complexes.

Principaux soumissionnaires :

1. Le principal soumissionnaire reçoit un prix de soumission clairement établi dans des délais suffisants pour lui permettre de fixer un prix et de remplir les documents d’appel d’offres.

2. Lorsque les prix dépassent un certain montant, un cautionnement est requis. L’entrepreneur principal n’est donc forcé d’embaucher des sous-traitants dont les ressources financières sont incertaines.

3. Les principaux soumissionnaires n’ont plus à dépenser du temps et de l’argent pour aviser les sous-traitants de leur intention de soumissionner et de solliciter des prix.

4. Les principaux soumissionnaires n’ont plus à effectuer de marchandage déloyal pour demeurer concurrentiel.

5. Le processus de réception et d’évaluation des propositions de prix de sous-traitants par téléphone à la dernière minute, un processus coûteux en temps et propice aux erreurs, est éliminé.

6. Les appels d’offres qui sont reçus proviennent de divisions clairement établies ou d’un secteur du commerce sans qualification, ce qui permet de comparer des pommes avec des pommes. Les soumissions de sous-traitants qualifiés ne sont pas acceptées. Chaque sous-traitant doit proposer un prix en fonction du contenu exact et complet du secteur du commerce, tel qu’établi par le service des appels d’offres.

7. Après la date de clôture du dépôt des offres, le principal soumissionnaire connaît les principaux sous-traitants. Il dispose ainsi de suffisamment de temps avant la date de clôture de l’offre principale pour coordonner certains éléments, tels que les travaux de déboisement, de remplissage, d’excavation, les besoins en matériel, les conflits relatifs à l’espace ou toute autre exigence qui pourrait relever de leur responsabilité en ce qui a trait aux différents échanges commerciaux. Les appels d’offres directs n’offrent pas de telles situations, puisque les soumissions des sous-traitants demeurent confidentielles jusqu’à la toute dernière minute de façon à donner le moins de temps possible pour faire du porte à porte. Les soumissions acceptables des sous-traitants ou celles qui peuvent être à l’origine de conflits sur place sont souvent attribuables au fait de ne pas avoir utilisé les services du Bureau de dépôt.

Architecte / Propriétaire

1. Les exigences en matière de cautionnement de soumissions pour les principaux projets de sous-traitance contribuent généralement à assurer que les sous-traitants important sont compétents, possèdent l’expérience nécessaire, sont qualifiés et disposent des ressources financières nécessaires pour accomplir le travail.

2. le fait de recourir aux services d’un sous-contractant cautionnable contribue à diminuer la possibilité d’une faillite qui pourrait menacer un projet de sous-traitance important au cours du travail, ce qui évite ainsi les retards et les interruptions connexes, ainsi que les problèmes d’ordre juridique qui pourraient en résulter.

3. Le cautionnement de projets de sous-traitance importants permet de s’assurer que le projet ne sera pas retardé par des problèmes d’ordre financier advenant le cas où le projet deviendrait insolvable sur le plan financier.

4. L’architecte ou le propriétaire a accès aux prix de tous les soumissionnaires de projets en sous-traitance. Il peut ainsi comparer ou prendre les mesures nécessaires en fonction des préoccupations qui se présentent. Les prix des principaux projets de sous-traitance sont rarement accessibles dans le cas des soumissions directes.

5. Les responsabilités des divisions commerciales doivent être établies clairement, ce qui devrait permettre de diminuer les disputes relatives aux emplacements.

6. Le propriétaire devrait obtenir un meilleur prix puisque les principaux soumissionnaires obtiennent généralement un meilleur prix de tous les sous-traitants, ce qui n’est généralement pas le cas avec les soumissions directes au principal soumissionnaire. En fait, les sous-traitants soumissionnent rarement auprès des principaux soumissionnaires lorsque les services du Bureau de dépôt ne sont pas utilisés.

Quelques-unes des principales questions et réponses concernant le Bureau de dépôt.

Q. Le Bureau de dépôt peut-il uniquement être utilisé par des contractants qui sont membres de l’Association de la construction?

R. Non - le Bureau de dépôt est un système de dépôt des propositions de prix qui est accessible à tous les soumissionnaires dans le cadre de projets. Il n’est pas nécessaire d’être membre.

Q. Les principaux soumissionnaires doivent-ils recourir aux services du soumissionnaire en sous-traitance qui offre le prix le plus bas?

R. Non - Ils peuvent recourir aux services de n’importe quel soumissionnaire en sous-traitance dont la proposition de prix valide a été déposée au Bureau de dépôt.

Q. Un principal soumissionnaire doit-il accepter une soumission d’un sous-traitant avec lequel il ne veut pas travailler?

R. Non - Il peut refuser en retournant l’enveloppe du sous-traitant au Bureau de dépôt sans l’ouvrir ou avise le Bureau de dépôt de ne pas lui transmettre l’enveloppe d’un sous-traitant en particulier.

Q. Un sous-traitant peut-il effectuer une soumission en précisant des tâches qu’il ne veut pas accomplir?

R. Non - L’autorité d’appels d’offres doit clairement établir le travail que chaque division commerciale doit accomplir. Le principal soumissionnaire doit soumissionner en fonction des plans et des spécifications en tenant compte du fait que toutes les modifications sont incluses. Les sous-traitants doivent confirmer le nombre de modifications et les conséquences sur sa soumission. La formule de soumission du Bureau de dépôt stipule que la soumission du sous-traitant comprend toutes les modifications. Une soumission acceptable sera rejetée.

Q. À qui le cautionnement est-il payable?

R. Un cautionnement de soumission constitue une protection pour le principal contractant au cas où le sous-traitant refuserait de passer un marché. Le cautionnement est payable à la principale entreprise retenue. Tout cautionnement de soumission effectué à une autre partie n’est pas exécutoire par la principale entreprise et la soumission du sous-traitant sera rejetée. Le cautionnement doit être accompagné d’une promesse de caution équivalant à 50 % du rendement et 50 % du matériel et de la main-d’oeuvre.

Les règles du Bureau de dépôt n’exigent pas que le sous-traitant fournisse un cautionnement pour le rendement, le matériel et la main-d’oeuvre et en paye les coûts, mais plutôt que le sous-traitant garantisse qu’il peut fournir un tel cautionnement si le principal contractant l’exige..

Q. Y a-t-il des coûts associés à l’utilisation des services du Bureau de dépôt?

R. Il n’y a aucun coût pour l’autorité d’appels d’offres. Les soumissionnaires en sous-traitance doivent se procurer les formules et les enveloppes pour les soumissions - les principaux soumissionnaires doivent payer de légers frais pour obtenir leurs enveloppes de soumissions. Les frais pour les enveloppes et les obtenir ont pour but de recouvrer certains coûts d’exploitation du Bureau de dépôt.

Q. Le contrat de sous-traitance doit-il être rédigé sur un document de l’ACC? (Voir règle 13).

R. Non. Il peut être rédigé sur n’importe quelle formule de contrat acceptée par les deux parties. Cette règle vise à protéger les sous-traitant pour éviter qu’il ne soit pénalisé s’il refuse de signer un contrat qui contient certaine4s conditions qu’il ne connaissait pas au moment de la soumission.

Q. L’utilisation des services du Bureau de dépôt des soumissions nécessite-t-elle d’apporter des modification au marché principal?

R. Non. Le marché principal relève du soumissionnaire principal et de l’autorité d’appels d’offres. L’utilisation des services du Bureau de dépôt n’aura aucune influence sur le rendement du travail ou les documents utilisés dans le cadre du marché principal.

Q. Quels sont les désavantages d’utiliser les services du Bureau de dépôt?

R Les désavantages sont minimes. Les rédacteurs de descriptifs doivent s’assurer d’établir clairement la responsabilité de chaque section de l’appel d’offres. En général, les avantages sont plus nombreux que les désavantages réels ou imaginaires. L’autorité d’appels d’offres ne devrait constater aucune différence. La plupart des dossiers d’appels d’offres requièrent le nom des principaux sous-traitants.

ENTREPRENEUR GÉNÉRAL

1. L’architecte ou l’ingénieur doit s’assurer que les sections commerciales sont clairement établies et sans que les soumissionnaires nécessitent de clarification ou de qualification. Ce devrait d’ailleurs toujours être le cas, peu importe si on utilise les services du Bureau de dépôt ou non. Beaucoup d’entrepreneurs principaux n’effectuent plus de travaux importants avec leurs propres effectifs. Ils agissent plutôt à titre d’intermédiaires et de coordonnateurs de projets. Une grande partie des problèmes qui surviennent au cours de la construction sont attribuables à un manque de clarté dans les descriptifs par rapport aux responsabilités des sections.

2. Les soumissionnaires sont parfois refusés en raison de cautionnements inadéquats, de soumissions incomplètes, de l’acceptabilité des soumissions ou de la négligence d’inclure les prix de remplacement nécessaires pour permettre à l’entrepreneur général de remplir une soumission. (Ce sont les seules raisons pour lesquelles une soumission pourrait être refusée). Dans la plupart des cas, les refus sont attribuables à l’insouciance et à la négligence des soumissionnaires. Malheureusement, certaines autorités d’appels d’offres, qui ne comprennent pas toujours complètement les principes du Bureau de dépôt, perçoivent des lacunes dans le système et renoncent à utiliser les services du Bureau de dépôt. Une telle attitude représente une punition pour tous les soumissionnaires en sous-traitance plutôt que pour un seul plaignant, qui est généralement à l’origine de sa propre malchance.

L’autorité d’appels d’offres ne devrait être impliquée dans aucune controverse ou dispute entourant un appel d’offres du Bureau de dépôt ou l’interprétation des règles du Bureau de dépôt. L’Association de la construction dispose d’un conseil consultatif et d’un processus d’appel pour résoudre les disputes ou les plaintes relatives à toute infraction aux règles.

Les autorités d’appels d’offres doivent référer toute plainte directement à l’Association de la construction et éviter d’être impliquées directement.

3. Les autorités d’appels d’offres doivent faire en sorte que le document de l’offre principale soit rédigé de la façon la plus simple possible. Les clôtures d’appels d’offres sont de par leur nature un exercice intense et stressant. Chaque élément de complication supplémentaire dans le document augmente la probabilité d’une erreur. Les erreurs occasionnent des soumissions rejetées, une perte d’argent possible pour l’entrepreneur principal, les sous‑contractants, le propriétaire et parfois même pour toutes les personnes impliquées.

Les renseignements qui n’influenceront pas le choix du soumissionnaire, telle que les prix de remplacement, les noms des fournisseurs ou des produits, etc. ne devraient pas être requis dans la soumission. Les dossiers d’appel d’offres devraient exiger que ces renseignements soient fournis dans les 24 à 48 heures suivant la clôture de l’appel d’offres. La soumission doit être la plus simple possible. Les soumissionnaires auront ainsi moins de pression au moment de la clôture de l’appel d’offres. Il y aura moins de risques d’erreurs, de rejets de soumissions principales et de rejets de soumissions au Bureau de dépôt en raison d’un manque d’information sur les prix de remplacement (Règle 8{b}).

LE PROCESSUS DE DÉPÔT DES SOUMISSIONS

Les plans et les descriptifs peuvent être consultés et utiliser pour l’élaboration de soumissions par des entrepreneurs généraux, des entrepreneurs spécialisés et des fournisseurs. Ces documents sont accessibles dans les salles de plans des différentes associations de construction.

Les associations de construction obtiennent et conservent un liste des détenteurs de plans auprès de l’autorité d’appels d‘offres. Le Bureau de dépôt informera tous les principaux soumissionnaires (voir formule) de la date de clôture par télécopieur. Ce document leur demandera des renseignements tels qu’une confirmation de leur intention de soumissionner et la façon dont ils désirent transmettre l’enveloppe.

Note :

Les principaux soumissionnaires doivent informer le Bureau de dépôt de leur intention de somissionner. - Voir règle 9{a}

Horodateur - Règle {7}

L’horodateur et son estampille constituent l’appareil officiel de mesure du temps régissant la clôture du dépôt des soumissions. L’horodateur doit être réglé en fonction d’un signal horaire reconnu dans les 24 heures précédant chaque clôture du Bureau de dépôt des soumissions. Cette vérification doit être effectuée en compagnie d’un employé et d’une autre personne à titre de témoins. (Note : Le mécanisme de certains horodateurs peut varier de plus ou moins une minute. L’estampille imprimée sur l’enveloppe de soumission servira de référence).

Le processus

Les soumissionnaires en sous-traitance doivent acheter les enveloppes et les formules de soumission et se procurer une listre des entrepreneurs principaux auprès de l’Association de la construction.

Le Bureau de dépôt reçoit les soumissions, sur lesquelles sont ensuite estampillées la date et l’heure. Elles sont déposées dans une boîte prévue à cet effet au plus tard à l’heure de la clôture. Après l’heure de la clôture, la liste des principaux soumissionnaires est à son tour estampillée pour confirmer que le temps de la clôture est passé.

La boîte des soumissions est ouverte et les enveloppes sont remises au président du comité du Bureau de dépôt. Le comité se retire ensuite dans la salle de dépouillement des soumissions. Un représentant de l’autorité d’appels d’offres (si présent) peut observer le dépouillement des soumissions. Seuls les membres du comité du Bureau de dépôt, des représentants de l’autorité d’appels d’offres et les employés de l’Association de la construction qui enregistrent les prix des soumissions peuvent accéder à la salle de dépouillement.

Étapes du dépouillement des soumissions

Le président devrait posséder une copie à jour de la liste des propres effectifs de l'ACNB.

L'estampille sur la grande enveloppe blanche est vérifiée et les enveloppes sont classées par division commerciale.

Les numéros de section et les divisions commerciales sont vérifiées pour s'assurer que les numéros de section de l'appel d'offres concorde avec les le dossier de soumission requis par l'autorité d'appels d'offres. Pour ce qui est des services électriques et mécaniques les titre de section indiqués dans les documents de soumission (descriptif) peuvent être utilisés, p.ex. plomberie. Si les numéros de section ne sont pas utilisés, le soumissionnaire assume la responsabilité que la soumission comprend tout le travail relatif à tous les numéros de section énumérés sous le titre pour lequel il soumissionne.)

La formule de soumission du principal soumissionnaire est vérifiée au Bureau de dépôt des soumissions pour s’assurer que toutes les exigences relatives à des prix à part ou à des prix de remplacement liés aux prix de soumission sont respectées. Si des prix de remplacement sont nécessaires, le comité établira, avant le dépouillement des soumissions, quelles sont les sections commerciales qui sont clairement incluses dans les exigences relatives aux prix à part ou aux prix de remplacement.

Les enveloppes blanches sont ouvertes une à la fois, en commençant généralement par le numéro de division le plus bas.

Le contenu des enveloppes est vérifié pour s’assurer que le cautionnement ou la lettre requise est inclus. La validité des cautionnements est également vérifiée. Si le cautionnement et l’accord de cautionnement sont valides, ou qu’une lettre déclarant que la soumission est moins élevée que les exigences en matière de cautionnement est incluse, l’enveloppe verte peut être ouverte.

La formule de soumission est vérifiée pour s’assurer qu’elle est valide ou que les prix de remplacement ou les prix à part sont tous inclus. Un sous-traitant doit fournir un prix de remplacement ou un prix à part si la formule de soumission du principal soumissionnaire exige de soumettre un prix de remplacement ou un prix à part qui nécessite clairement de l’information à propos du sous-traitant pour que le principal soumissionnaire puisse remplir la formule de soumission. Le fait de ne pas fournir un prix de remplacement ou un prix de soumission peut entraîner le rejet de la soumission du sous-traitant. (Règle 8{b})

Toute l’information que doit fournir le soumissionnaire en sous-traitance pour que l’entrepreneur principal puisse remplir les documents de soumission doit être fournie par les sous-traitants dans la soumission au Bureau de dépôt des soumissions. Les entrepreneurs principaux ne devraient pas avoir besoin de communiquer avec les soumissionnaires en sous-traitance qui soumissionnent au Bureau de dépôt des soumissions pour confirmer leur domaine d’expertise ou transmettre d’autres renseignements nécessaires pour remplir les documents de la soumission principale.

Les soumissions relatifs aux « propres effectifs » sont vérifiées en fonction du répertoire des « propres effectifs ».

Si la soumission en sous-traitance est valide, les enveloppes roses sont classées en fonction des principaux soumissionnaires et un crochet est inscrit au tableau de dépouillement pour chaque soumission d’un somissionnaire principal effectuée par un sous-traitant.

Les formules de soumission vertes sont vérifiées pour s’assurer que le montant soumissionné par les sous-traitants est le même pour chaque principal soumissionnaire.

Le montant de la soumission est enregistré une fois si les montants des principaux soumissionnaires sont les mêmes ou à part dans le cas des principaux soumissionnaires dont le montant de la soumission n’est pas le même.

Ce processus est répété pour chaque soumission.

Une fois le processus de dépouillement complété, les enveloppes roses sont regroupées et comptées. On additionne le nombre de crochets sur le tableau de dépouillement et le total est comparé en fonction du nombre d’enveloppes.

En cas de divregence, on procède de nouveau au comptage et au pointage jusqu’à ce que toutes les divergences soient réglées et que les sommes des enveloppes et des pointages concordent.

Les prix enregistrés sont vérifiés de nouveau pour s’assurer qu’ils sont conforment aux montants des soumissions.

Les enveloppes roses sont ensuite accessibles aux principaux soumissionnaires ou sont transmises en fonction des directives.

Les prix des soumissions sont affichés sur le tableau d’affichage de l’Association et une copie est envoyé à l’autorité d’appels d’offres (Architecte ou propriétaire).

Il faut également inclure une copie ou une compilation des données des tableaux de dépouillement. L’autorité d’appels d’offres doit savoir quels sous-traitants on soumissionné auprès de quels principaux soumissionnaires.

Une copie des prix de soumission seulement est transmise à tous les principaux soumissionnaires et à tous les sous-traitants qui ont soumissionné.

Les prix ne sont pas divulgués aux personnes qui n’ont pas soumissionné et ne sont pas dévoilés au téléphone puisqu’il s’agirait d’un processus trop long pour les employés. Les prix sont affichés sur le tableau de l’Association de la construction de façon à être accessibles à toutes les parties intéressées.

Une lettre est envoyée à tous les soumissionnaires qui ont été rejetés. Elle les avise que leur soumission a été rejetée et les informe de l’infraction qui a été commise aux règles. Les documents de soumission qui sont rejetés sont conservés au Bureau de dépôt des soumissions jusqu’à l’adjudication du marché principal ou l’annulation de l’appel d’offres.

Les cautionnements sont conservés par le Bureau de dépôt des soumissions jusqu’à l’adjudication du marché principal. L’entrepreneur principal décide ensuite de quelle façon ils seront administrés. Advenant l’annulation de l’appel d’offres ou au bout de 65 jours, les cautionnements seront détruits, à moins que l’autorité d’appels d’offres avise le Bureau de dépôt des soumissions d’agir autrement.

Soumissions relatives aux propres effectifs - Règle{9}{3}

Les soumissions relatives aux propres effectifs qui sont effectuées par des principaux soumissionnaires représentent un cas particulier. Afin de s’assurer que les principaux soumissionnaires, qui effectue un travail dans un section commerciale particulière, sont en mesure d’utiliser leurs propres ressources, il faut leur permettre de soumissionner eux-mêmes, c.-à-d. selon la règle des « propres effectifs ».

La règle des « propres effecstifs » n’a pas pour but d’empêcher les principaux soumissionnaires, qui effectuent en toute légalité le travail relatif à un secteur d’activité précis ou de crééer des restrictions dans le processus de soumission relatif à un secteur d’activité. Elle ne vise pas non plus à établir la préqualification d’un principal soumissionnaire lorsqu’il ne s’agit pas d’une exigence pour un entrepreneur sécialisé. Cette règle a pour but d’établir un moyen qui permet au Bureau de dépôt des soumissions de s’ssurer qu’un principal soumissionnaire qui soumissionne selon la règle des propres effectifs oeuvre dans le domaine pertinent lorsqu’il soumissionne auprès du Bureau de dépôt des soumissions. (Règle 9{3})

Cette règle a pour but de restreindre l’utilisation des soumissions selon la règle des propres effectifs à titre « d’outil de magasinage » afin de contourner le processus du Bureau épôt des soumissions. C’est pourquoi le répertoire des propres effectifs a été mis sur pied. Si un entrepreneur général veut soumissionner selon la règle des propres effectifs, il doit simplement soumettre un affidavit auprès de l’ACNB stipulant que l’entreprise était conforme à la règle 9{3} au moment de la soumission. Dans le cas d’un secteur d’activité nécessitant une licence, tels que l’électricité et la plomberie, il faut fournir une copie de la licence de l’entrepreneur.

Le tout est enregistré dans le répertoire de l’ACNB. Il n’est pas nécessaire de répéter ce processus dans le cadre de futures soumissions relatives au même secteur d’activité.

Le répertoire et la collaboration du gouvernement du Nouveau-Brunswick (qui a toujours exigé une preuve de la capacité des propres effectifs dans la soumission d’un soumissionnaire principal en vertu de la Loi sur les contrats de construction de la Couronne) ont contribué à éliminer la plupart de l’abus relatif à cette disposition. Le répertoire des propres effectifs est conservé par l’ACNB à Fredericton.

Une copie a jour du répertoire des propres effectifs devrait être accessible à chaque dépouillement de soumissions.

Les propres effectifs, dans le cadre de cette règle, représentent la personne morale qui soumet l’offre principale ou une entreprise associée qui utilise le même personnel, la même usine ou le même équipement.

Un soumissionnaire qui est reconnu comme disposant de ses propres effectifs dans un secteur d’activité particulier peut accomplir le travail avec ses propres effectifs. Il peut le faire, sans restriction, de la même façon que tout autre entrepreneur spécialisé qui oeuvre dans le secteur d’activité en question.

Soumissions combinéess - Règle {8}{3}{a}

La règle 8{3}{a} des règles du Bureau de dépôt des soumissions permet aux entrepreneurs d’offrir au propriétaire des avantages relatifs, en ce qui a trait aux frais généraux ou aux coûts de mobilisation qui pourraient se répéter en raison des sections commerciales de nature individuelle, en autorisant la soumission de prix combinés.

Un soumissionnaire qui répond aux exigences en soumissionnant un prix pour les secteurs d’activité tels que requis dans les documents de soumission peut effectuer des soumissions combinées dans un deux ou plusieurs secteurs d’activité si cette méthode peut s’avérer avantageuse.

Si un soumissionnaire choisi de renoncer à une offre relative à un secteur d’activité particulier faisant partie d’une soumission combinée, toute soumission combinée faisant partie du secteur d’activité auquel le somissionnaire renonce est automatiquement annulée si elle comprend l’offre qui a été retirée.

Si une offre pour un secteur d’activité comprise dans une soumission combinée est rejetée, les mêmes conditions s’appliquent. La soumission combinée sera automatiquement annulée.

L’élimination des documents de soumission des soumissionnaires qui présentent une offre par l’entremise du bureau de dépôt des soumissions du N.-B. - (Janvier 2016 révisé)

Les documents de soumissions du bureau de dépôt des soumissions du N.-B présentés par les soumissionnaires seront conservés pour une période de deux ans après la date de clôture du contact initial. Suivant cette date, les documents de soumission des soumissionnaires conservés par le bureau de dépôt des soumissions du N.-B. seront déchiquetés.

Les documents originaux des soumissionnaires —plans et descriptifs sont de la propriété des autorités d’appels d’offres. Ils seront retournés, éliminés ou détruits de façon adéquate selon les autorités d’appels d’offre.

STRUCTURE DU BUREAU DE DÉPÔT DES SOUMISSIONS

Le Bureau de dépôt des soumissions du Nouveau-Brunswick est une exploitation contrôlée et gérée par l’Association de la construction du Nouverau-Brunswick. il est composé de trois bureaux de dépôt opérationnels provinciaux qui sont gérés par les associations locales de Fredericton, Saint-Jean et Moncton.

La clôture des appels d’offres en sous-traitance relatifs à des projets de construction doit avoir lieu au Bureau de dépôt des soumissions de l’Association de la construction dont la juridiction est celle où le projet aura lieu.

Le Bureau de dépôt des soumissions est composé d’une série de comités et d’un conseil qui supervisent les activités, la gestion et la mise en application de règles. Les comités sont les suivants :

1. Comité du Bureau de dépôt des soumissions de l’ACNB

2. Comités des bureaux de dépôt locaux (3)

3. Conseil consultatif mixte - Bureau de dépôt des soumissions

Voici la structure et les tâches de chacun de ces comités :

Comité du Bureau de dépôt des soumissions de l’ACNB

Ce comité est composé d’un président, nommé par le conseil d’administration de l’ACNB, et du président de chacun des trois bureaux de dépôt.

Les tâches de ce comité consistent à gérer les activités, intepréter les règles, recommander des révisions des règlements, coordonner les activités avec les utilisateurs du Bureau de dépôt et veiller à ce que les trois bureaux de dépôt soient exploiter de façon uniforme.

Dans de nombreux cas, les principaux utilisateurs du système sont invités à participer aux réunions du comité à titre d’information. (Leurs commentaires sont pris en considération sans avoir à passer au vote).

Ce comité relève directement du conseil d’administration de l’ACNB, qui doit approuver toute modification aux règles du Bureau de dépôt.

Le comité et son président agissent également à titre de première ressource pour procéder à un examen en cas de plainte ou de rejet litigieux. Les rejets du Bureau de dépôt des soumissions local ou du comité ou président de l’ACNB peuvent faire l’objet d’un appel, en effectuant une demande écrite auprès du conseil consultatif mixte dans les six heures précédant la clôture de l’appel d’offres principale.

Comités des bureaux de dépôt locaux

Il y a un comité de dépôt des soumissions à chaque bureau de dépôt local. Les comités sont composés d’un président, nommé par le conseil de l’association de la construction locale, et d’autant de membres que l’association locale le juge nécessaire - généralement de huit à dix pour assurer une participation suffisante à chaque dépouillement. Un minimum de quatre membres du comité doivent être présents à chaque dépouillement.

Le président du comité local agira à titre de représentant de l’association locale sur le comité du Bureau de dépôt de l’ACNB et représentera l’ACNB dans le cadre des dépouillements de l’association locale.

Voici les tâches du comité local :

Ouvrir et examiner les soumissions pour s’assurer qu’elles contiennent la documentation adéquate et sont conformes aux règles.

8

Comptabiliser les enveloppes de soumissions des soumissionnaires en sous-traitance et les distribuer auprès des principaux soumissionnaires.

Conserver les cautionnements en lieu sûr pour l’entrepreneur principal retenu.

Formuler des recommandations et coordonner les activités et les problèmes en collaboration avec les comités du Bureau de dépôt de l’ACNB.

Conseil consultatif mixte de l’ACNB - Bureau de dépôt des soumissions Règle {2}

Ce comité est supervisé par un président qui est nommé par l’ACNB. Le président forme ensuite un conseil composé des personnes suivantes :

- un architecte (et un remplaçant) qui seront nommés par l’association des architectes du Nouveau-Brunswick;

- un ingénieur (et un remplaçant) qui seront nommés par l’Association des ingénieurs;

- trois entrepreneurs généraux (et trois remplaçants);

- trois sous-traitants (et trois remplaçants);

Ces représentants des entrepreneurs et les remplaçants prviendront de chacine des trois associations.

- un représentant du comité du Bureau de dépôt de l’ACNB. Le représentant de l’ACNB est généralement le président du Bureau de dépôt de l’ACNB ou un des présidents des autres bureaux de dépôt qui ne participe pas directement au dépouillement des soumissions.

- Si un représentant de l’entrepreneur général soumissionne dans le cadre du projet ou si un représentant des sous-traitants soumissionne dans un secteur d’activité connexe, il sera en conflit d’intérêt et devra ainsi confier sa tâche au remplaçant.

Ces personnes seront les membres votants du conseil consultatif mixte. Il faut compter cinq membres pour obtenir le quorum dans le cadre d’une audience.

Le conseil a pour but d’entendre les appels et les plaintes et de rendre une décision en vertu des règles du Bureau de dépôt des soumissions. Les décisions du conseil sont finales en vertu des règles et il ne peut y avoir aucune ressource supplémentaire pour en appeler de la décision lorsqu’une soumission est rejetée ou rétablie.

L’audience aura généralement lieu sous forme de conférence téléphonique de la façon suivante :

Le président transmettra toute la documentation pertinente relative à une question à tous les membres qui participent à la conférence téléphonique.

Dans le cas d’un appel relatif à un rejet, les documents de soumission, les règles du Bureau de dépô et le guide de dépouillement des somissions seront les seules données et documents pertinents.

La conférence téléphonique sera organisée de la façon suivante :

Il devra y avoir suffisamment de membres pour atteindre le quorum.

Le point de vue du comité du Bureau de dépôt en ce qui a trait à l’interprétation de la situation sera entendu. (sans que la plainte ne soit encore incluse dans les données, de façon à éviter toute confrontation inutile). Le président du conseil consultatif mixte peut permettre au plaignant de participer à la conférence pour lui permettre d’expliquer son cas (sans commentaires de la part du président du comité du Bureau de dépôt). Le plaignant devra ensuite quitter la conférence téléphonique. Le président du comité du Bureau de dépôt local quitter la conférence ou continuer d’y participer, selon la décision du président du conseil consultatif mixte. Il ne pourra plus participer ou voter, sauf pour répondre à la demande d’un membre du conseil.

Le conseil consultatif mixte en viendra à une conclsion en fonction des règles du Bureau de dépôt et des exigences des documents de soumission. Tous les membres du conseil ont un droit le vote. Dans le cas d’une audience relative au rejet ou au rétablissement d’une soumission, la décision sera finale.

Le président du conseil consultatif mixte avisera toutes les parties concernées de la décision du conseil. Si une plainte concerne la validité de la soumission d’un sous-traitant, un effort raisonnable sera déployé afin d,organiser une audience au cours de la période entre la clôture du projet de sous-traitance et la clôture du principal appel d’offres.

Si ce n’est pas possible, la décision relèvera du comité du bureau de dépôt local au moment du dépouillement des soumissions. La décision deviendra finale à la clôture du principal appel d’offres.

Dans le cas d’une plainte relative à une infraction aux règles et nécessitant une mesure disciplinaire à l’endroit d’un utilisateur du Bureau de dépôt, la rencontre sera organisée à la discrétion du conseil consultatif mixte.

Tout membre du conseil qui participe à titre de soumissionnaire dans le secteur d’activité en question sera en conflit d’intérêt et devra être remplacé par un autre membre du conseil.

Si un utilisateur du Bureau de dépôt est reconnu coupable par le conseil consultatif mixte d’avoir enfreint les règles du Bureau de dépôt, la pénalité habituelle sera de mise, soit l’interdiction de soumissionner ou de recevoir des soumissions par l’entremise du Bureau de dépô. Cette interdiction durera un certain temps et sera en vigueur pendant une période de temps établie par le comité. La période de temps sera déterminée comme étant une période future qui se situera au-delà des appels d’offres actuels.

COMITÉ DU BUREAU DE DÉPÔT

GUIDE POUR LE DÉPOUILLEMENT DES SOUMISSIONS

Ce guide est conçu pour être utilisé par le comité du Bureau de dépôt au cours du procesus de dépouillement des soumissiosns afin d’assurer une interprétation uniforme des règles du Bureau de dépôt au cours du dépouillement.

Il s’agit d’un complément aux règles du Bureau de dépôt et non d’une extension de ces dernières.

En cas de divergences dans ce guide, les règles du Bureau de dépôt auront préséance.

PROCESSUS D’EXAMEN DES SOUMISSIONS

Les soumissions du bureau de dépôt doivent répondre aux critères suivants pour être conformes aux règles du Bureau de dépôt :

1. La grande enveloppe blanche doit être estampillée au plus tard à l’heure et à la date de clôture publiées.

2. Domaines des soumissions Rule 8{a}{1}

La soumission relative à un secteur d’activité est-elle soumise par l’entremise du système du Burejau de dépôt des soumissiosn?

Le domaine de la soumission indiqué sur la grande enveloppe blanche est-il conforme au dossier d’appel d’offres exigé par l’autorité d’appels d’offres? OUI NON

a) Vérifier les numéros de section ou le domaine de la soumission indiqué sur l’enveloppe blanche.

Si le domainee relatif aux numéros de section indiqués sur les enveloppes blanches ne correspond pas à la liste des numéros indiqués dans les documents de soumission d’un secteur d’activité qui doit faire l’objet de soumissions par le Bureau de dépôt,

L’enveloppe ne sera pas ouverte puisqu’il sera établi qu’elle ne contient pas un dossier d’appel d’offres conforme aux exigences du Bureau de dépôt.

Note : - En raison du grand nombre de numéros de secteur dans les divisions 15 000 (mécanique) et 16000 (électrique), les soumissionnaires n’ont pas à énumérer tous les numéros de secteur. Ils peuvent simplement indiquer plomberie / chauffage ou air climatisé / électrique tel qu’indiqué dans les documents d’appel d’offres. Ils doivent indiquer le nom de secteur de la même façon que dans les docuemnts d’appel d’offres. Les soumissionnaires qui choisissent d’utiliser cette méthode sont responsables de s’assurer que tous les éléments relatifs aux numéros de secteur indiqués dans les documents d’appel d’offres sont présents.

Toutes les autres soumissions doivent indiquer les numéros de secteur qui font l’objet d’une soumission sur la grande enveloppe blanche.

3. Le dossier contient-il un cautionnement ou une lettre? (Règle 12a) OUI NON

Question :

Le cautionnement est-il rempli adéquatement? (Règle 12d) OUI NON

Le cautionnement est-il fait au nom du principal entrepreneur retenu? (Règle 12{d} OUI NON

(L’entrepreneur général retenu est acceptable.)

Le cautionnement est-il rempli adéquatement? OUI NON

Vérifier les éléments suivants :

LES CAUTIONNEMENT DOIT RÉPONDRE AUX CRITÈRES SUIVANTS :

- être rempli en fonction du projet adéquat.

- être d’un montant suffisant pour couvrir le prix les plus élevé qui a été soumis pour le secteur d’activité ou la soumission combinée.

(un seul cautionnement est requis lorsqu’il s’agit d’une soumission dans plus d’un secteur d’activité, à condition que le cautionnement ne soit pas restreint à un secteur d’activité précis. )

- Il doit y avoir une lettre de consentement au cautionnement. Elle doit comprendre une garantie de 50 % pour l’achèvement et de 50 % pour la main-d’oeuvre et le matériel. - Règle 12{c}

Société

- Le sceau et la signature sont obligatoires. (La signature d’un témoin n’est pas requise dans le cas du cautionnement pour une société.)

- Le sceau de la société doit être celui de l’entreprise qui effectue la soumission. Une entreprise de remplacement qui possède un nom semblable à celui d’une société mère sera considérée comme une autre entreprise.

P. ex. : ABC Construction Ltd. et ABC Management Ltd. ne sont pas la même entreprise.

Propriétaire ou partenaire

- Signature et signature d’un témoin

- Le cautionnement doit être valide pendant au moins la période de temps pendant laquelle le principal soumisionnaire doit conserver le prix proposé au propriétaire moins la période de temps au cours de laquelle l’appel d’offres du Bureau de dépôt précède la date de clôture de la principale soumission.

Bid Bonds are commonly made valid for 30 days. A Bid Bond whose effective date is the date of the Bid

La clôture du Bureau de dépôt pourrait avoir lieu deux jours ou plus avant la soumission du principal soumissionnaire si le principal soumissionnaire devait maintenir sonr prix pendant 30 jours à partir de la clôture du princiapl appel d’offres. Le Bureau de dépôt ne rejette pas les cautionnements pour cette raison. Le cautionnement du sous-traitant doit être en vigueur au moment de la clôture de la sous-traitance.

- Les prolongations des délais de soumission à la dernière minute peuvent également avoir des conséquences sur la période de validité d’un cautionnement, si le cautionnement a été obtenu avant la prolongation du délai ou si les documents de soumission du soumisionnaire ont déjà été transmis pour être examinés plus tard. Le Bureau de dépôt n’a jamais rejeté de soumissions dans de telles circonstances.

Les principaux soumissionnaires doivent d’ailleurs faire preuve de vigilance puisque de telles divergences relatives aux périodes de temps pourraient se produire en relation avec les cautionnements pour des soumissions en sous-traitance.

NOTE :

(a) Certaines entreprises nationales qui soumissionnent par l’entremise de filiales ne peuvent pas apposer le sceau de la société directement sur les cautionnements. Une copie signée de la résolution du conseil d’administration de l’entreprise autorisant les signatures des gestionnaires est acceptable. Cette résolution doit être incluse avec le cautionnement.

(b) Les soumisssionnaires qui effectuent des soumissions combinées ou pour plusieurs secteurs d’activité peuvent soumettre un seul cautionnement pour couvrir tous les secteurs relatifs à la soumission, à condition que le montant du cautionnement soit suffisant et ne soit pas restreint à un secteur d’activité en particuclier.

4. Formule de soumissions

Question :

Le domaine de la soumission est-il

conforme au dossier d’appel d’offres

exigé par l’autorité d’appels d’offres? Règle 8{a}{1}15{c} OUI NON

a) vérifier les qualifications sur la formule de soumission

- c.-à-d. tout élément qui pourrait modifier le contenu de la soumission et ferait en sorte qu’elle n’est plus conforme au dossier d’appel d’offres.

4. Prix de remplacement Règle 8{b}

Les soumissions recueillies par le Bureau de dépôt doivent fournir au principal soumissionnaire toute l’information requise par l’autorité d’appels d’offres afin de répondre aux exigences de la formule de soumission principale pour chaque secteur d’activité, sans qu’il ne soit nécessaire de communiquer avec les sous-traitants.

Le fait de ne pas fournir les prix de remplacement nécessaires pour permettre au principal soumissionaire de remplir la formule de soumission principale peut entraîner le rejet d’une soumission.

Le but n’est pas d’imposer au comité du Bureau de dépôt la responsabilité d’examiner tous les éléments relatifs aux demandes de prix de remplacement. Le fait de ne pas respecter ces exigences peut uniquement être une cause de rejet lorsqu’une demande de prix de remplacement est nécessaire pour que le principal soumissionnaire puisse remplir les documents de soumission.

C’est pourquoi le comité du Bureau de dépôt ne s’attardera pas à examiner les détails du projet au-delà des exigences de la formule de soumission du principal soumissionnaire.

Avant de procéder au dépouillement des soumissions, le comité établira clairement les secteurs d’activité concernés par le prix de remplacement. Au besoin, consulter l’autorité d’appels d’offres.

Question :

4. a) La formule de soumission pour la demande du principal soumissionnaire nécessite-t-elle un prix de remplacement OUI NON

b) Le secteur d’activité en question est-il clairement concerné? OUI NON

(c) Les prix de remplacement exigés sont-ils inclus? OUI NON

Une réponse négative à la question 4 c) peut entraîner un rejet de la soumission. Règle 8{b}{c}

Il n’existe aucune autre raison de rejet en relation avec les prix de remplacement.

Procédure de rejet d’une soumission

Lorsqu’une soumission est rejetée, la règle enfreinte doit être indiquée sur la feuille de vérification et la grande enveloppe blanche.

Si la soumission a été ouverte, tous les documents seront remis dans la grande enveloppe blanche. L’infraction sera notée sur la grande enveloppe blanche. Le soumissionnaire sera avisé du rejet et de l’infraction au moment où les prix seront dévoilés. Les documents de soumission seront conservés par le Bureau de dépôt jusqu’à ce que le principal contrat ait été attribué et les prix ne seront pas dévoilés.

Lorsque deux prix sont fixés sur une seule formule, il faut absolument rendre public la soumission. Le prix rejeté ne sera pas publié. Une note sera annexée à toutes les enveloppes roses pertinentes pour indiquer que l’enveloppe contient une cotation de prix qui ne peut pas être utilisée.

Procédure relative aux propres effectifs - Règle 9{c}{2}{3}

Une soumission d’un soumissionnaire principal en fonction de ses propres effectifs et concernant un secteur d’activité particulier sera valide en première instance et sera publiée.

La lettre de base relative aux propres effectifs qui doit être fournie telle qu’exigé par la règles 9{3} sera transmise au soumissionnaire qui devra répondre à l’ACNB. À la réception d’une réponse valide, le principal soumissionnaire sera inscrit dans le répertoire des propres effectifs pour le projet en question. Cette procédure n’a pas à être répétée.

Si le soumissionnaire qui effectue une soumission en fonction des propes effectifs est inscrit dans le répertoire comme ayant déjà soumissionné dans ce secteur d’activité et que la demande de conformité n’avait pas été respectée, la soumission sera rejetée.

Procédure relative à une soumission unique Règle 9{i}

Il s’agit de la seule règle où l’autorité d’appels d’offres peut ajouter de l’information après la clôture de l’appel d’offre.

Lorsqu’une seule soumission est reçue pour un secteur d’activité, la règle 9{i} stipule que l’autorité d’appels d’offres a le droit de décider de l’accepter ou non. Il est recommandé que le Bureau de dépôt local s’informe auprès de l’autorité d’appels d’offres avant la clôture de l’appel d’offres pour connaître les mesures à prendre s’il n’y a qu’une seule soumission. L’ACNB a obtenu des directives écrites en ce qui a trait aux mesures à prendre de la part d’importants utilisateurs du Bureau de dépôt.

Si le rejet de soumissions fait en sorte qu’il ne reste qu’une seule soumission, cette dernière ne sera pas considérée comme une soumission unique en vertu de la règle 9{i}. Elle sera donc affichée et publiée.

Il arrive parfois qu’une seule soumission est reçue pour un secteur d’activité et qu’elle a été soumise à partir d’une formule de soumission commune pour un autre secteur d’activité, tel que les règles le permettent. Si l’autorité d’appels d’offres n’accepte pas cette soumission unique, l’enveloppe rose qui contient la soumission commune ne peut être publiée sans dévoiler la soumission qui n’est pas acceptée. La soumission pourrait ainsi être dévoilée à un concurrent que les principaux soumissionnaires pourraient choisir en vertu de la règle 9{f}, ce qui placerait le soumissionnaire en question dans une position injuste.

Si une telle situation se présente, le Bureau de dépôt ne dévoilera pas le contenu de l’enveloppe rose - il suivra plutôt la procédure suivante :

a) Faire une copie de la formule de soumission verte pour tous les principaux soumissionnaires en couvrant la section qui n’a pas été acceptée. Placer ensuite cette copie dans une nouvelle enveloppe rose adressée.

b) Ajouter une note indiquant -

« La formule de soumission originale du sous-traitant contient une proposition de prix qui n’a pas été acceptée et qui, en vertu de la règle 9{f}, ne peut être dévoilée. Ceci est une copie de la soumission en sous‑traitance et la section qui n’a pas été acceptée a été supprimée. La formule rose originale et les enveloppes roses seront conservées au Bureau de dépôt pendant 35 jours après l’adjudication ou l’annulation du principal contrat. Elles seront ensuite détruites ou retournées au soumissionnaire en sous-traitance.

c) Soumettre les enveloppes de remplacement aux principales soumissionnaires.

FORMULES UTILISÉES PAR LE
BUREAU DE DÉPÔT DES SOUMISSIONS

************* IMPORTANT *************

Expéditeur : <Bureau de dépôt des soumissions>

<No de télécopieur : >

Destinataire : Tous les principaux soumissionnaires

Veuillez retourner cette formule par télécopieur pour faire part de votre intention de soumissionner sur le projet suivant, à titre d’entrepreneur principal, au moins 24 heures avant la date de clôture du Bureau de dépôt des soumissions. (Voir règle 9 (d).)

OUI _______ NON ______

Projet :

Heure de clôture :

Lieu :

De quelle façon les enveloppes doivent-elles être transmises?

Entourer une des réponses suivantes :

SMT PUROLATOR MIDLAND SAMEDAY POSTE AUTRE_________

PORT DÛ PORT DÛ PORT DÛ PORT DÛ

Nom et adresse d’expédition de votre entreprise (en letres moulées) :

_____________________________________

_____________________________________

_____________________________________

Tél. : _______________________________ télécop. : _____________________________

Formules

Autres formules utilisées par le Bureau de dépôt des soumissions pour le dépouillement et l’enregistrement des soumissions :

1. Feuille de vérification des soumissions

2. Feuille de pointage des soumissions

3. Feuille d’enregistrement des prix

ASSOCIATION DE LA CONSTRUCTION DU NOUVEAU-BRUNSWICK
GUIDE DU BUREAU DE DÉPÔT DES SOUMISSIONS

1999 2e édition

Auteur :

C.M.(Mac)Fisher G.S.C.

Président du Bureau de dépôt des soumissions de l’ACNB

RÉVISÉ en décembre 1999

LE BUREAU DE DÉPÔT DES SOUMISSIONS DU NOUVEAU-BRUNSWICK

RÈGLEMENTS ET RÈGLES DE PROCÉDURE

ASSOCIATION DE LA CONSTRUCTION DU NOUVEAU-BRUNSWICK INC.

B-D-3

CONDITIONS GÉNÉRALES

1. DÉFINITION ET OBJECTIFS

a) Le Bureau de dépôt des soumissions du Nouveau-Brunswick, ci-après simplement désigné par « bureau de dépôt », est un système qui a été mis sur pied dans le but d’améliorer les pratiques en matière de présentation des soumissions dans le domaine de l’industrie de la construction. Le bureau de dépôt reçoit les soumissions scellées des sous-traitants, protégeant ainsi la confidentialité des offres et permettant aux entrepreneurs principaux de recevoir des soumissions écrites fermes suffisamment à l’avance pour préparer leurs propres soumissions de façon complète et exacte. Ces pratiques protègent les intérêts des propriétaires, des architectes, des ingénieurs et des entrepreneurs.

b) Le recours au système du bureau de dépôt pour tout projet de construction n’accorde à quiconque le droit d’intenter une poursuite à l’encontre de l’Association de la construction du Nouveau‑Brunswick, du conseil consultatif mixte ou de tout représentant, directeur ou membre de ces organismes.

c) Le système du bureau de dépôt, utilisé conformément aux règlements et règles de procédure définis dans le présent document, et conformément à toute directive additionnelle qui pourrait être émise, vise à établir un code de pratiques en matière de présentation des soumissions. Chaque utilisateur du système accepte volontairement ces pratiques pour son propre bénéfice et à ses propres risques.

2. GESTION

a) La gestion du Bureau de dépôt des soumissions du Nouveau‑Brunswick incombe à trois bureaux régionaux situés respectivement dans les locaux de l’Association de la construction de Fredericton, de l’Association de la construction du Nord-est de Moncton et de l’Association de la construction de Saint‑Jean, sous la tutelle d’un conseil consultatif mixte, ci-après nommé « conseil », qui est redevable à l’Association de la construction du Nouveau‑Brunswick de la gestion du système conformément aux règlements et règles de procédure du Bureau de dépôt des soumissions du Nouveau‑Brunswick.

b) Le conseil est composé d’un architecte nommé par l’Association des architectes du Nouveau‑Brunswick, d’un ingénieur nommé par l’Association des ingénieurs du Nouveau‑Brunswick, de trois entrepreneurs généraux et de trois sous-traitants (représentant l’Association de la construction de Fredericton, l’Association de la construction du Nord-est de Moncton et l’Association de la construction de Saint‑Jean et nommés par ces associations) et d’un représentant nommé par l’Association de la construction du Nouveau‑Brunswick Inc. Le quorum est atteint lorsque cinq membres sont présents.

c) Le président, le vice-président et le secrétaire sont élus annuellement lors de la première réunion du conseil, après les nominations annuelles susmentionnées. Le président ne se prononce que lorsque les votes sont également partagés et sa voix est alors décisive.

d) Le conseil actuel siégera jusqu’au moment où seront effectuées les nouvelles nominations annuelles.

3. PORTÉE

Le bureau de dépôt recevra et acheminera les soumissions pour toutes les spécialités énumérées dans les devis descriptifs du projet faisant l’objet d’un appel d’offres ou dans l’annonce de l’appel d’offre diffusée dans les médias d’information officiels lorsque les devis descriptifs ne dressent pas la liste des spécialités touchées par l’appel d’offres lancée par l’entremise du bureau de dépôt.

4. ADMISSIBILITÉ

Tout propriétaire, entreprise ou particulier peut utiliser les services du Bureau de dépôt des soumissions du Nouveau‑Brunswick dans la mesure où il adhère aux règlements et règles de procédure établis par le bureau de dépôt.

5. RÈGLES ET RÈGLEMENTS SOUS FORME IMPRIMÉE ET « EXIGENCES SE TROUVANT SUR LES FORMULAIRES »

Les règlement et les règles sous forme imprimée, portant sur l’ensemble des étapes du fonctionnement du bureau de dépôt, peuvent être consultés par toutes les parties intéressées. La lecture des ces règles et règlements devrait être complétée par l’étude des exigences qui se trouvent sur la formule de soumission BD2 du bureau de dépôt.

6. ENVELOPPES, FORMULES DE SOUMISSION ET DROITS

Tout recours au bureau de dépôt doit se faire en respectant la démarche suivante :

Les soumissionnaires qui présentent une offre par l’entremise du bureau de dépôt doivent utiliser pour ce faire la formule de soumission officielle (formule BD2), ainsi que les enveloppes officielles obtenues auprès du bureau de dépôt.

a) La formule de soumission BD2 du bureau de dépôt comporte trois copies.

(1) La copie rose est destinée à l’entrepreneur principal et doit être placée dans l’enveloppe rose qui devra ensuite être cachetée. Le bureau de dépôt mettra l’enveloppe rose à la disposition de l’entrepreneur principal.

(2) Les copies vertes des offres présentées à l’entrepreneur principal doivent être placées dans une seule et même enveloppe qui devra ensuite être cachetée. L’enveloppe verte sera conservée par le bureau de dépôt.

(3) Le soumissionnaire conserve la copie jaune dans son dossier.

(b) Toutes les enveloppes susmentionnées devront être insérées dans la grande enveloppe blanche officielle du bureau de dépôt qui devra être cachetée et remise au bureau de dépôt. Tous les espaces en blanc sur les enveloppes doivent être remplis. (Voir le règlement 12)

(c) Les soumissionnaires paieront les droits relatifs aux enveloppes et aux formules de soumission au moment d’en faire la demande.

7. CLÔTURE

La clôture du dépôt des soumissions est fixée à 14 h, deux jours ouvrables avant la clôture fixée pour la soumission de l’entrepreneur principal, à moins qu’il en soit expressément décidé autrement par le propriétaire, ou par l’autorité contractante qui le représente, avant la clôture de la soumission principale. À l’heure et au jour fixés, ou avant, les sous-traitants doivent remettre leurs soumissions scellées au bureau de dépôt dans la grande enveloppe blanche officielle. L’enveloppe sera immédiatement estampillée à l’aide d’un horodateur au moment de sa réception par le bureau de dépôt qui émettra alors un reçu sur lequel apparaîtra le nom du projet et l’heure à laquelle la soumission a été déposée. Les soumissions scellées seront mises sous clef dans une boîte prévue à cet effet et ne pourront en aucun cas être retirées avant l’heure de clôture officielle du dépôt des soumissions. Les soumissions présentées après l’heure de clôture seront estampillées et conservées, mais ne seront pas acheminées aux entrepreneurs concernés. L’horodateur du bureau de dépôt constitue l’appareil officiel de mesure du temps régissant la clôture du dépôt des soumissions.

8. PROCÉDURE APPLICABLE AUX SOUS‑TRAITANTS : « LISEZ LES DIRECTIVES SUR LE FORMULAIRE DE SOUMISSION; LES RETRAITS SONT PERMIS » - (8f)

(a)(1) Les soumissionnaires doivent indiquer sur leurs formules de soumission, ainsi que sur les enveloppes, tous les numéros des sections touchées par leur offre. Ces numéros doivent correspondre aux listes dressées par le service des appels d'offres pour chaque Division. Le montant de l’offre doit inclure toutes les sections désignées.

Les soumissionnaires peuvent omettre la liste des numéros de section et mentionner seulement la spécialité concernée, c'est-à-dire le nom attribué par le service des appels d'offres et indiquer : « Tel que défini par le service des appels d'offres. » sur les enveloppes et formules. Ce faisant, toutefois, le soumissionnaire assume l'entière responsabilité d'inclure l'étendue des travaux, tels qu’ils sont énumérés dans les devis descriptifs.

S’ils utilisent la méthode susmentionnée, les soumissionnaires reconnaissent que tous les numéros de section énumérés dans les devis descriptifs sont compris dans le montant de leur offre.

(2) Les soumissionnaires doivent fournir un prix distinct pour chaque spécialité intégrale tel qu’il a été officiellement demandé dans les documents d’appel d’offres.

(3) La somme globale des prix combinées peut être indiquée, sans qu’il ne doive pour autant s’agir de la somme totale des prix distincts pour les sections intégrales indiquées, mais cela uniquement si les prix distincts pour les sections de métiers ont été indiqués comme il a été spécifié. Le montant de chacun de ces prix distincts déterminera si une garantie de soumission est requise en vertu du règlement 12 (garantie de soumission). Lorsqu’un prix combiné est indiqué, ce prix déterminera s’il est nécessaire de fournir une garantie.

(b) Lorsque des prix de remplacement sont expressément demandés dans les documents fournis aux soumissionnaires, la différence de prix doit être clairement indiquée en tant que soustraction ou en tant qu’addition aux prix distincts susmentionnés au règlement 8(a), et ce, dans l’espace prévu à cet effet sur la formule officielle de soumission.

(c) Les sous-traitants ont la responsabilité de soumettre leurs offres conformément aux documents fournis aux soumissionnaires.

(d) Un sous-traitant peut présenter au bureau de dépôt un avis écrit (notamment par télécopieur ou télégramme) au sujet d’avenants apportés à sa soumission, dans la mesure où chacun des avenants, ainsi que la grande enveloppe blanche officielle, soient reçus avant l’heure de clôture du dépôt des soumissions. Une copie de chacun des avenants doit être adressée à chaque entrepreneur principal concerné, aux soins du bureau de dépôt. Les avenants doivent indiquer clairement l’augmentation ou la diminution de l’offre en tant que somme d’argent uniquement. Les avenants reçus après l’heure de clôture seront estampillés et conservés, mais ne seront pas acheminés aux entrepreneurs concernés.

(e) Les soumissions ne doivent pas être modifiées de quelque manière que ce soit après la date et l’heure de clôture du dépôt des soumissions. Le bureau de dépôt ne prendra aucune mesure pour aviser les entrepreneurs principaux du retrait d’une soumission, mais mettra néanmoins à leur disposition les lettres ou les avis acheminés par télécopieur ou par télégramme qui leur sont adressés et qui peuvent être déposés auprès du bureau de dépôt avant l’heure de clôture.

(f) Les soumissions peuvent être retirées au plus tard vingt‑quatre (24) heures avant l’heure de clôture des soumissions des entrepreneurs principaux. Le sous-traitant doit confirmer sa décision de se retirer par écrit, par télécopieur ou par télégramme, auprès de tous les entrepreneurs principaux concernés, au plus tard vingt‑quatre (24) heures avant la clôture de la soumission principale. La responsabilité de la preuve relativement au moment du retrait effectif de la soumission incombe au soumissionnaire. Le sous‑traitant a la responsabilité d’aviser par écrit, par télégramme, par télécopieur ou autrement, tous les entrepreneurs principaux de sa décision de se retirer. Une copie de l’avis de retrait doit être déposée sous forme écrite au bureau de dépôt.

Lorsque qu’un sous-traitant présente des prix distincts pour une ou plusieurs des catégories de travaux spécifiés et qu’il indique un prix combiné pour l’ensemble des travaux visés par son offre, la validité du prix combiné est fonction de tous les prix distincts faisant toujours partie de la soumission. Si le sous‑traitant soumissionnaire fait usage de son droit de retirer un ou plusieurs des prix distincts inclus dans sa soumission, le prix combiné qu’il a indiqué sera alors automatiquement annulé. Le sous‑traitant ne peut retirer uniquement son prix combiné.

« SI VOUS AVEZ OUBLIÉ QUELQU’UN »

(g) Lorsqu’un sous-traitant omet par inadvertance de présenter une offre à un entrepreneur principal :

(1) il peut, au plus tard quatre heures avant l’heure de clôture des soumissions des entrepreneurs principaux, envoyer au bureau de dépôt où sont reçues les soumissions un avis par télégramme ou par télécopieur qui se lira comme suit : « Nous avons omis de présenter une offre à (Construction Leblond) pour le (projet ABC). Veuillez regarder notre offre adressée à (Construction Leroux) comme si elle avait aussi été présentée à (Construction Leblond). »

«Signature du sous-traitant »

et

(2) après avoir envoyé cet avis par télégramme ou par télécopieur au bureau de dépôt, il devra également aviser l’entrepreneur principal concerné (Construction Leblond).

9. PROCÉDURE S’APPLIQUANT AUX ENTREPRENEURS PRINCIPAUX : « AVEZ-VOUS AVISÉ LE BUREAU DE DÉPÔT? »

Les entrepreneurs principaux qui reçoivent des soumissions par l’entremise du bureau de dépôt doivent procéder comme suit :

(a) Les entrepreneurs principaux devraient informer le bureau de dépôt de leur intention de soumissionner pour des travaux en particulier au moment de prendre possession des plans. Ils devraient aussi en aviser les sous-traitants.

(b) L’entrepreneur principal a la responsabilité d’obtenir les enveloppes requises.

(c) (1) Un entrepreneur principal n’a pas à accepter une soumission d’un sous-traitant lorsque celle-ci n’a pas été sollicitée et il peut la retourner sans l’ouvrir au bureau de dépôt.

(2) Lorsqu’un entrepreneur principal a l’intention de recourir à ses propres effectifs pour les travaux à effectuer, il est obligatoire que ces travaux soit effectués par ses propres employés. S’il lui est impossible de le faire, il devra faire appel aux services d’un des soumissionnaires qui a présenté une offre par l’entremise du bureau de dépôt, et ce, au prix que le soumissionnaire a indiqué dans son offre et il ne devra pas lancer un appel d’offres dans le but de recevoir des soumissions provenant d’autres sources.

(3) L’entrepreneur principal qui soumissionne pour telle ou telle spécialité par l’entremise du bureau de dépôt et qui a l’intention d’avoir recours à ses « PROPRES EFFECTIFS » doit posséder l’équipement requis pour effectuer les travaux en question et doit couramment effectuer ce type de travaux dans la pratique normale de ses activités professionnelles, et ce, avant le moment du dépôt de sa soumission auprès du bureau de dépôt. Le comité du bureau de dépôt pourra exiger une vérification à cet effet.

(d) Après la clôture du dépôt des soumissions, l’entrepreneur principal doit prendre possession des soumissions qui lui sont adressées et s’acquitter des droits exigés. Tout entrepreneur principal qui décide de ne pas soumissionner doit avertir le bureau de dépôt de son intention de se retirer au moins vingt-quatre (24) heures avant la clôture du dépôt des soumissions, à défaut de quoi il devra s’acquitter des droits exigés, peu importe qu’il prenne possession ou non des enveloppes de soumission qui lui sont destinées.

« AUCUNE SOUMISSION N’A PAS ÉTÉ REÇUE? »

(e) L’entrepreneur principal qui n’a reçu aucune soumission pour telle ou telle spécialité doit obtenir le nom des soumissionnaires dans cette spécialité auprès du bureau de dépôt afin de pouvoir lancer un appel d’offres directement aux sous‑traitants conformément aux dispositions du règlement 8(g).

(f) Lorsque, par l’entremise du bureau de dépôt, un entrepreneur principal ne reçoit aucune soumission valide pour une spécialité donnée, il est alors libre de lancer un appel d’offres directement aux sous-traitants pour cette spécialité uniquement, et ce, en respectant toutes les exigences des règlements 12 et 13.

(g) Les règles 9(e) et 9(f) ne s’appliquent pas dans le cas d’un entrepreneur principal qui est sous le coup d’une suspension imposée par le conseil consultatif mixte.

« L’ENTREPRENEUR PRINCIPAL N’A REÇU QU’UNE SEULE SOUMISSION »

(h) L’entrepreneur principal qui n’a reçu qu’une seule soumission doit utiliser cette soumission selon les dispositions des règlements 8(g) et 9(c).

« LE BUREAU DE DÉPÔT N’A REÇU QU’UNE SEULE SOUMISSION »

(i) Si le bureau de dépôt ne reçoit qu’une seule soumission, le propriétaire ou l’autorité contractante en sera informé avant le dépouillement de cette soumission. Le propriétaire ou l’autorité contractante devra alors demander au bureau de dépôt de prendre une des deux mesures suivantes :

(1) accepter la soumission et la mettre à la disposition des entrepreneurs principaux;

ou

(2) rejeter la soumission et la retourner sans l’ouvrir au sous‑traitant. Le règlement 9(f) s’applique dans ce cas.

S’il est impossible de communiquer avec le propriétaire ou l’autorité contractante dans un délai de 24 heures, la soumission sera retournée au sous-traitant sans qu’elle ait été ouverte et la règle 9(f) s’appliquera.

10. traitement DES ENVELOPPES ET RENSEIGNEMENTS AU SUJETS DES PRIX

(a) Dans un délai de deux heures après la clôture du dépôt des soumissions, la boîte des soumissions sera ouverte par un représentant du bureau de dépôt et les enveloppes blanches seront ouvertes. Toutes les enveloppes roses seront placées dans des enveloppes distinctes pour chaque entrepreneur principal; l’enveloppe verte sera ouverte par le bureau de dépôt.

(b) Une liste des soumissionnaires et des prix sera dressée et affichée dès que possible après la clôture du dépôt des soumissions, et ce, pour le bénéfice des sous-traitants, des entrepreneurs principaux et de l’autorité contractante s’ils en font la demande.

11. IRRÉGULARITÉS ET PLAINTES

(a) Les entrepreneurs principaux et les sous-traitants qui manqueront aux règlements ou aux règles de procédure du bureau de dépôt pourront faire l’objet d’une réprimande ou d’une suspension de leur droit d’utiliser le bureau de dépôt, ou leur soumission pourra être déclarée invalide.

(b) Tout utilisateur du bureau de dépôt qui désire déposer une plainte doit la présenter par écrit au président du conseil consultatif mixte, aux soins de l’Association de la construction du Nouveau‑Brunswick Inc., 190, rue Brunswick, Fredericton (Nouveau‑Brunswick) E3B 1G6.

(c) Dès qu’une plainte sera déposée, l’Association prendra des dispositions afin que soient examiné le point de vue des parties concernées par l’allégation.

(d) Si, après avoir fait enquête au sujet d’une plainte, le conseil consultatif mixte établit qu’il a bel et bien eu manquement aux règlements et règles de procédure du bureau de dépôt, le conseil devra en informer l’autorité contractante et pourra recommander aux directeurs de l’Association de la construction du Nouveau‑Brunswick de prendre des mesures disciplinaires à l’endroit de la partie en infraction ou de suspendre pour une période déterminée son droit d’utiliser les services du bureau de dépôt. L’autorité contractante pourrait alors disqualifier la soumission de l’entrepreneur principal ou du sous-traitant ou les deux.

(e) La conseil consultatif mixte devra informer de ses recommandations la ou les parties en infraction qui auront alors le droit de comparaître devant les directeurs de l’Association de la construction du Nouveau‑Brunswick afin de présenter leur point de vue relativement à la question en litige au moment fixé par les directeurs, antérieurement toutefois à l’imposition de toute mesure disciplinaire. Si la ou les parties en infraction ne se présentent pas au moment et ou lieu fixés par les directeurs, le défaut de comparaître constituera une renonciation à leur droit de comparaître et de faire valoir leur point de vue.

(f) La décision de l’Association et du conseil consultatif mixte sera sans appel.

12. GARANTIE - CETTE SECTION S’APPLIQUE SEULEMENT LORSQUE L’ENTREPRENEUR PRINCIPAL DOIT FOURNIR UNE CAUTION. « AVEZ-VOUS LU LES DIRECTIVES À L’ATTENTION DES SOUMISSIONNAIRES? »

Le bureau de dépôt recommande que les garanties de soumission soient utilisés conformément aux pratiques et règle de procédure définies dans la plus récente édition du Guide des assurances de construction (le pendant anglais de ce document s’intitule A Guide to Construction Surety Bonds), publié par le Comité canadien des documents de construction et approuvé par l’IRAC, l’AICC, l’ACC et le DCC.

Les dispositions suivantes s’appliqueront en matière de garantie de soumission à moins qu’il en soit décidé autrement par le propriétaire ou l’autorité contractante.

La responsabilité de l’acquisition et du paiement des garanties exigées incombe au sous-traitant.

(a) Le sous-traitant doit inclure séparément, dans la grande enveloppe blanche qui contient sa soumission, soit :

(1) Une lettre spécifiant que son offre se chiffre à 50 000 $ ou moins ou à 100 000 $ ou moins si elle concerne les spécialités suivantes : mécanique, électrique et charpentes métalliques.

OU

(2) Une garantie de soumission et une lettre de consentement au cautionnement si son offre se chiffre à plus de 50 000 $ ou à plus de 100 000 $ si elle concerne les spécialités suivantes : mécanique, électrique et charpentes métalliques.

La limite relative à la garantie en ce qui a trait aux métiers mécaniques s’appliquera à toutes les sections de la Division 15 ou à des sections comparables au sein de tout autre spécialité tel que l’autorité contractante pourra l’avoir indiqué (par exemple : plomberie, chauffage, ventilation, air climatisé, sprinkleurs, réfrigération, ouvrages de régulations, etc.)

(b) Si l’offre se chiffre à plus de 50 000 $ ou a plus de 100 000 $, selon le cas, une garantie de soumission et une lettre de consentement au cautionnement sont exigés et la garantie de soumission devra correspondre à 10 p. 100 du montant de l’offre présentée par le sous-traitant.

(c) La garantie de soumission et la lettre de consentement au cautionnement doivent respecter la forme normalisée de garantie de soumission (à moins qu’il en soit stipulé autrement dans les documents fournis aux soumissionnaires) approuvée par le Bureau de dépôt des soumissions du Nouveau‑Brunswick et devront assurer une garantie d’achèvement et une garantie relative à la main d’œuvre et aux matériaux suffisantes, chacune équivalant à au moins 50 p. 100 du prix de l’offre acceptée.

(d) La garantie de soumission aura pour créancier obligataire l’entrepreneur principal retenu.

(e) L’entrepreneur qui présente une soumission de sous‑traitance pour laquelle il aura recours à ses propres effectifs n’a pas à fournir de cautionnement ou de lettre de consentement.

(f) À défaut de fournir une garantie de soumission, une lettre de consentement au cautionnement ou toute autre caution ou lettre spécifiées, la soumission du sous-traitant ne sera ni communiquée ni affichée, mais sera conservée par le bureau de dépôt et retournée ensuite au sous-traitant.

(g) À moins qu’il en soit autrement spécifié dans les documents fournis aux soumissionnaires, les lettres d’intention ou les chèques certifiés ne seront pas acceptés à la place d’une garantie de soumission.

(h) Le traitement des garanties de soumission sera effectué de la façon suivante : toutes les garanties de soumission adressées à l’entrepreneur principal retenu seront acheminées à ce dernier à la suite de l’adjudication officielle du marché principal.

13. CONDITIONS LIÉES AUX CONTRATS ET PAIEMENT

Il est entendu que tous les contrats signés subséquemment à la présentation d’offres par l’entremise du bureau de dépôt seront établis conformément à la version la plus récente de la formule normalisée de contrat de sous-traitance de l’ACC. Le refus d’un sous-traitant de signer toute autre formule de contrat qui lui sont présentées ne sera pas considéré comme un retrait de la soumission et n’entraînera pas de pénalité de retrait pour cette raison.

14. DIRECTIVES ADDITIONNELLES

Le bureau de dépôt pourra émettre de temps à autre des directives additionnelles qui seront mises à la disposition de toutes les parties intéressées et qui feront dès lors partie des règlements et règles de procédure du bureau de dépôt.

15. DIRECTIVES POUR LE COMITÉ DU BUREAU DE DÉPÔT RELATIVEMENT AU DÉPOUILLEMENT DES SOUMISSIONS

Lors du dépouillement des soumissions, le comité du bureau de dépôt pourra rejeter une soumission pour une des raisons suivantes :

(a) La soumission a été reçue après l’heure de clôture du dépôt des soumissions (voir le règlement 7);

(b) La garantie de soumission est incorrecte ou ni cautionnement ni lettre n’a été déposé (voir le règlement 12).

(c) La soumission a été disqualifiée ou elle ne correspond pas aux spécifications de l’appel d’offres lancée par l’autorité contractante (par exemple les numéros de section ne correspondent pas).

(d) L’autorité contractante a demandé au bureau de dépôt de rejeter la soumission (voir règlement 9(i)).

(e) La soumission ne respecte pas les règles du bureau de dépôt.

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