THE CONSTRUCTION ASSOCIATION OF NEW
BRUNSWICK
BID DEPOSITORY SYSTEM
THE CONSTRUCTION ASSOCIATION OF NEW
BRUNSWICK
BID DEPOSITORY SYSTEM
Bid Depository Email Tendering
Process
Sub-Trade & Prime Contractor Bidders
Bid Depository eBid Tendering System (Sub-Trades)
Process for CANB Bid Depository Tendering via email to a dedicated email address.
Bid submissions go to CANB to the dedicated email address canbebid@gmail.com.
NOTE: - This is a “one-way” email address. It will not, and cannot be accessed, until after Bid Depository Closing Time. Sub-Bidders are responsible to ensure their Bid Package is sent to the proper email address.
All applicable Bid Depository Rules are still in force.
Processing fee for sub-trades bidders shall apply. Members $75.00 Non-Members $150.00
Processing fee for Prime Contractors shall apply. Members $25.00 Non-Members $50.00
Process for Sub-Trade bidding is as follows. (Read it carefully – as a step-by-step process)
Quires can be by email to canb4@nbnet.nb.ca or by phone 506-459-5770
1. Sub-trade bidders shall advise CANB of their intent to bid by requesting tender documents from their local Association office. You will be emailed a Pre-Fillable two page Bid Form - (Page 1 GREEN –> Page 2 PINK) along with an invoice for the applicable administration fee.
Note: Form is Pre-structured, for final prices & information being filled in using a computer.
2. Sub-Trade Bidders – Complete a computer generated GREEN (page 1) form for each Prime Bidder you intend to bid. This will automatically create the duplicate PINK (page 2) to forward later to the Prime Bidder.
3. Include any supplementary information required by the Prime Bidders to complete their Tender form, ie: Request for Separate Prices. Acknowledge any and all with $ value or 0.00, whether they affect your Trade or not. Review addenda carefully and the Prime Bidder Tender Form. Enter the information on the GREEN (page 1) or an attached page if required.
4. On a company letterhead, create a list of Prime Bidders you will be extending your price(s) to. Enter the price beside each name. This list, with a copy of any one completed GREEN (page 1) tender form is for CANB. – Sign & seal your Bid Bond payable to the Successful Prime Contractor and the Agreement to Bond. Scan all these to a PDF format file. (Do Not - Include the Letter of Agent)
5. Do Not Send - NBCSA & Work Safe certificates, copies of addenda, documents or information NOT required for the Prime Bidders to complete their Tender Form. Warning - Excess paperwork could be seen by the computer Anti-virus as JUNK and risk diverting your bid package to JUNK mail.
6. Email your tender packet to the CANB dedicated email address, canbebid@gmail.com, prior to the published closing date/time. {Scan everything into one file if feasible – not compulsory}
7. Revisions to the price or the bid form must be sent to the same email address canbebid@gmail.com . Every email revision must show a receipt time prior to closing time.
8. Bidders shall retain the completed PINK (page 2) tenders for Prime Bidders until the official list of acceptable sub-bids has posted to CINet. CANB will endeavor to post to CINET, all acceptable bids on closing day as early as possible. DO NOT – Forward your bid to Prime Bidders if it was rejected
9. If your are listed on CINET as an accepted Sub-trade Bidder (YOU MUST – LOW BIDDER or NOT) email the PINK (page 2) tender packages to ALL individual Prime Bidders you listed previously. Next confirm to the CANB email bidding address, that all Prime Bidders listed (per item 3) have been quoted. You cannot alter a previous shown bid value. Do Not email the PINK (page 2) packages to CANB.
10. DO NOT – Forward your Bid to the Prime Bidders if it was rejected => (Not Listed on CINET)
USER’S
GUIDE
The
Construction Association of New Brunswick (CANB) operates its Bid
Depository System to provide bid confidentiality to the sub-bidders
and convenience to Prime Bidders in recognition of the substantial
financial investment in preparing a tender submission by all
parties involved.
The
CANB Bid Depository System receives Sub-Trade bids at the offices
of the local offices of the Fredericton Northwest Construction
Association, the Saint John Construction Information Centre and the
Moncton Northeast Construction Association. The local associations
play a role through the recruitment of bid depository volunteers to
process the received tenders. While the actual operation is under
the authority of CANB, each location maintains it’s own committee
of volunteers. These are in turn represented by their committee chairperson along with the CANB
Board appointed Chairperson to form the Provincial (CANB) Bid
Depository Committee. Volunteers receive no remuneration.
|
Benefits in Using
the Bid Depository System
For the Sub-
bidder:
1.
Price peddling or the need for the practice known as “shopping” is
reduced or eliminated.
2.
The security of the Bid Depository process enables Sub-bidders to
be able to tender their best price to all the Prime Bidders instead
of just a trusted few.
3.
The considerable cost of phone calls, emails, fax messages and
staff time necessary by both sub-trade and Prime Bidders to solicit
bids directly, and for each sub-trade to contact each Prime Bidder
is eliminated.
4.
Sub-bidders can always securely bid their best price in an
economical, one-shot manner at Tender time without having to retain
funds to engage in a “bid shopping exercise” later.
5.
The sub-tender closing is at a fixed time, on a simple-to-complete
form, eliminating costly errors that can result from complex bid
documents.
For the Prime
Bidder:
1.
A clearly defined sub-bidder tender price is received in sufficient
time for the Prime Bidder to prepare a price and complete his/her
tender documents.
2.
Bonding is required for prices over a certain value, the Prime
Contractor is not placed in a position of having sub-bidders with
uncertain financial resources.
3.
The need for Prime Bidders to spend time and money to directly
advise sub-bidders of their intent to bid and solicit prices is
eliminated.
4.
The need for Prime Bidders to engage in unethical “bid shopping” to
remain competitive is eliminated.
5.
The time consuming and error prone process of receiving and
evaluating last minute telephone verbal quotations is
eliminated.
6.
The tenders received are for a clearly defined Division or Trade
Section, without qualification, allowing an “apples for apples”
comparison.
7.
After the Bid Depository closing, the Prime Bidder knows who their
major sub-bidders will be. This allows sufficient time in the
two days before Prime Tender closing time for the Prime Bidder to
co-ordinate such things as cutting, patching, trenching, material
scheduling, space conflicts, or other requirements that may be
their responsibility for various trades.
For the
Architect/Owner:
1.
Bonding of the major sub-bidders usually ensures that the important
major sub-trades are competent, experienced, qualified
sub-contractors, with the financial resources to perform the
work.
2.
Bonding reduces the probability of the bankruptcy of a major
sub-trade during the course of the work, thus avoiding the related
delays and disruptions and legal entanglements.
3.
Bonding of the major sub-bidders ensures the project is unlikely to
be financially or legally hampered should a major sub-bidder become
financially insolvent.
4.
The prices of all Bid Depository sub-bidders are available to the
Architect for comparison or perusal for any possible concerns. With
direct bidding, the prices of most sub-trades are rarely available
to the Owner.
5.
On-site disputes should be reduced as the Trade Division
responsibilities should be clearly defined.
6.
The Owner should have the benefit of a lower cost due to all Prime
Bidders receiving the best price from all sub-bidders. This is not
always the case with direct bidding to the Prime Bidders.
GENERAL
INFORMATION
1. The Architect/Engineers must
be aware the Trade Sections need to be clearly defined and
biddable
without
clarification or qualification. (This should be the case whether
the Bid Depository
System is
used or not.)
2. On occasion bidders are
rejected for improper bonds, incomplete tenders, qualified tenders
or failure
to include
Alternate Prices necessary for the Prime Bidder to complete their
tender. Usually, such
rejections
are a result of the sub-trade bidders own carelessness or
negligence. Unfortunately, a
Tender
Calling Authority, without complete understanding of the Bid
Depository operation may
perceive a
shortcoming in the system to be at fault, and curtail their use of
the system. This punishes
all
sub-bidders, instead of a specific complainant, who are usually the
author of their own misfortune.
Tender Calling
Authorities should refer all complaints directly back to the
Construction Association
of New Brunswick {CANB} Normal 0 false false false EN-CA
X-NONE X-NONE
and avoid any direct involvement.
3. Tender Calling Authorities
should make the Prime Tender submission document as simple
as
possible.
Tender closings are by their very nature a hectic, stressful
exercise. Each and every
complication
on the tender document increases the probability of an error.
Errors may result in
rejected
bids, both at the sub-bid or prime bid levels with possible
monetary loss to the prime
contractor,
sub-contractors, owner or all.
Information that does not affect the selection of the successful bidder, such as alternate prices,
supplier/product names, etc., should not be requested with the
tender submissions. Tender
documents
should request that supplementary information be submitted within
24 or 48 hours
following
the tender closing, keeping the initial bid submission simple as
possible.
Reducing pressure on the bidders when closing their tenders will benefit all parties, reduce
the risk of
errors, rejected Prime bids, and rejected bids at the Bid
Depository caused by failure to
include
required information such as Alternate prices {Rule 8(b)}.
THE BID DEPOSITORY
PROCESS
Plans
and specifications are available electronically for viewing,
printing and tendering use by CANB Member Prime Contractors,
sub-trade bidders and suppliers at the various Construction
Association plans rooms or from their own facilities via the CANB
CI-Net electronic plans room system.
The
Construction Associations obtain and maintain a listing of plan
holders obtained from the Tender Calling Authority. A fax will be
sent to all Prime Bidders (see form) by the closing Bid Depository
requesting confirmation of their intent to bid and asking for their
desired method of envelop transmittal. (It is the Prime Bidder’s
ultimate responsibility to keep the Bid depository informed of
their intention to bid – See Rule 9).
Time Stamping
Clock
The time clock and its time stamp of
the Association closing the Tenders shall be the only recognized
timing device governing the Bid Depository closing. It shall be
verified with a cell phone generated time signal within 24 hours
prior to each Bid Depository Closing. This verification shall be
done by a staff member in the presence another person. Only those
tenders received on or before the declared closing time will be
accepted (Example: for a 14:00 hrs closing, those submitted up
until 14:00 hrs will be accepted, but those received at 14:00:01
will be rejected). The mechanism of some clock time stamps can have
a variance of one minute. The printed time shall
govern.
The
Process
The sub-bidders purchase tender
envelopes and tender forms and obtain a list of Prime Contractor
bidders from the Construction Association.
Tender submissions are received by
the Bid Depository, date/time stamped and deposited in the tender
box.
The tender box is opened and the
tenders turned over to the Chairperson of the local Bid depository
Committee or a delegate. The Bid Depository Committee will retire
to the tender opening room. A representative of the Tender Calling
Authority (if present) may observe the opening of the tenders. No
other persons shall have access to the opening room other than a
Construction Association staff member for the purpose of recording
tender prices.
The time stamp on the large white
envelopes is verified and the envelopes sorted by Trade
Division.
The Committee Chairperson will check
the Prime Bidder’s tender form for any requirement for separate or
alternate prices. Should alternate prices be required, the
Chairperson shall determine, from the Prime Contractor Tender
Form, prior to opening any tenders, which the Trade Section’s work
is clearly involved by the request for a separate or alternate
price. Only the lack of providing such separate price from these
specific Trade Bidders to provide the information
required for Prime Bidders to complete their tender form shall be
basis for rejection.
The
large white envelope Section numbers/Trade Division are checked to
ensure the Tender Section numbers
being bid represent the Tender Package as requested by the Tender
Calling Authority. A bidder may assume the liability of having
included all the trade work scope by indicating the Trade and
stating on the white, pink and green bid envelopes and forms - “As
defined by the Tender Calling Authority” instead of listing all the
Division and Section Numbers.
White envelopes are opened one at a
time.
The Bid Bond is checked for validity
and the inclusion of an “Agreement to Bond”. If the bond documents
are valid or a letter is present stating that the Tender is less
than the bonding requirement value, only then, is the green
envelope opened. (A “Letter of Agent” is NOT a Bid
Bond.)
The tender is checked for
qualification and any required alternate prices missing. Any
qualification that alters the tendered content from that as
specified will result in rejection of the tender. The
Chairperson alone shall determine the validity of the
tender in relationship to the Rules. Should a rejection be
determined, only the applicable Rule number shall be indicated in
the White Envelope. CANB Provincial Chairperson shall be advised of
the rejection, the Rule involved and the reason for the rejection.
Any subsequent dispute from a bidder shall be referred to the CANB
Provincial Bid Depository Chairperson.
The green tender forms are checked
to ensure all tender amounts are the same. A sub-trade is not
obligated to bid all Prime Bidders the same price. Sub-trade prices
are to be completed in written and numerical format.
In the event of a discrepancy between the values, the written
value will govern. A check is made for any subsequent
price revisions to the tender form amount and any required
calculations made. The final tender amount is recorded once when
all amounts are confirmed the same, or individually for any which
the tendered amount differs for one or more Prime Bidders. Copies
of any tender revision are attached to the green tender form and
appropriate pink tender form. This process is repeated for each
tender.
If the tender is valid, the Pink
envelopes are sorted according to Prime Bidders and the Tally Sheet
ticked with a check mark for each Prime Bidder who received a pink
envelope.
Upon completion of the opening
process, the pink envelopes are bound by Prime Bidders and counted.
The Tally Sheet check marks are summed and the total checked
against the envelope count. Should any discrepancy exist, the
recount and tally shall be repeated until envelope count and tally
sums balance.
The recorded prices are re-verified
to double check that the recorded prices agree with the tender
amounts. All prices and revision calculations resulting from price
revisions will be re-checked for mathematical errors and initialled
by staff when preparing the tender results notice. In the event of
any Trade Section having an “On Forces” Bid, all Trade-bidders
shall be listed on the posted notice, but prices for that Trade
Section shall be withheld until the closing time of the Prime Bid.
(All prices shall be provided to the Tender Calling Authority prior
to the closing of the Prime Tender.)
The pink envelopes are made
available to the Prime Bidders for pick-up when staff have
completed the above processes, or forwarded n accordance with their
instructions.
The tender results - a copy is sent
to the Tender Calling Authority (Architect) and posted to the
CI-Net electronic plans room.
A copy of the tender results
notice for the sub-trade bids is to be forwarded to all Prime
Bidders and to the sub-bidders who have submitted tenders as well
as made available via the CI-Net electronic plans room
system.
Prices will not to be given out to
non-bidders or to bidders by telephone due to the excessive staff
time involved. Tender results are available to all Association
members via posting on CI-Net.
Bidders are asked not to call the
Association for results. The Association staff will send out the
results to bidders following completion of the opening so such
calls only slow the publishing/faxing of the
results.
A letter or email is sent to any
rejected bidders advising them of the rejection and the Rule number
involved. The rejected tender and bonding documents will be
retained by the Bid Depository along with the valid tender
packages.
Bid Bonds are retained by the Bid
Depository awaiting the award of the Prime Contract and disposition
being advised by the Successful Prime Contractor. In the event of
cancellation of the tender call or after the expiry of 60 days, the
Bid Bonds will be retained with the tender package, unless advised
otherwise by the Tender Calling Authority.
Own Forces
Bids
Own Forces bids by Prime Bidders
represents a special situation. In order to ensure Prime Bidders,
who actually perform work in a particular Trade Section, are able
to utilize their own resources; provision must be made for them to
bid themselves, i.e. The “Own Forces” Rule.
It is not the intent of the “Own
Forces” rule to preclude Prime Bidders, who are legitimately
performing the work of a particular trade from bidding that trade.
Nor is it the intent in any way to create pre- qualification of a
Prime Contractor when this is not a requirement for a Trade
Contractor.
The sole purpose of this rule is to
restrict the use of “Own Forces” bidding as a “shopping tool” to
circumvent the Bid Depository process. Should a Prime Bidder
wish to bid Own Forces, they must file with CANB, an affidavit that
the Company was in the trade business involved prior to the time of
bidding. or submit the requires document with their tender package.
Rule 9(c)(3)
“Own Forces”, for the purpose of
this rule, would be the corporate body submitting the Prime Tender,
utilizing their own personnel, plant or equipment. A Prime Bidder,
who is recognized as having their own forces in a particular trade,
is expected to carry out the work with their own forces. They are
free to do so, without restriction, in the same manner common to
any other trade contractor engaged in the particular Trade
concerned.
Combined
Bids
Rule 8(3) of the Bid Depository
Rules provides a means for trade contractors to extend to the Owner
any benefits in the overhead or set-up costs that might be
duplicated because of bidding multiple Trade Sections on an
individual basis.
Provided a Bidder meets the
requirement of bidding the individual sections as called for in the
Tender Documents, They may chose to quote combined bids on one or
more of these Trade Sections should this be
advantageous.
Should a bidder withdraw any
individual Trade Section, which forms part of a combined price, the
combined bid that contained the withdrawn Trade Section becomes
automatically invalid.
Separate Prices
On occasion Tender Calling
Authorities will request the Prime Contractor to provide separate
prices, at the time of Tendering, for modifications or additions to
the primary scope of work. Sub-contractor bidders
whose work is involved or affected by any separate
price requests that form part of the Prime Contractor's
tender submission must acknowledge any that affect their work
content. (Suggested method is attaching a copy of the
portion of the Prime Bidders Tender Form requesting separate prices
and acknowledge all items with a value or zero.)
Revision to
Prices
Prices may be revised prior to the
specified Bid Depository closing time by Telegram or Fax. {emails
are not acceptable}. Such revisions shall show only the revised
value, indicated as a plus or minus, to the value on the official
tender documents. Should multiple revisions be made they will be
sorted by the time clock stamped order received and calculated in
sequence to arrive at the final value unless it's clearly shown
they void (not recommended doing) the previous revision and are to
be taken from the initial tendered value. It is the Bidders
sole responsibility to ensure any revisions occur in a manner to be
“time stamped” prior to closing time. CANB is not responsible for
an “overloaded” Fax machine or other cause of delay. Revisions
received after the official closing time will not be considered.
Do NOT send an actual revised total price.
Disposal of Bid Depository Tender
Documents
Sub-Trade Bid Depository Tender
Documents, including rejected tenders, shall be retained for a
period of not less than two years after the close of date of the
Prime Contract Tender . Following that date the Tender
documents of sub-trade bidders, and any other documents
pertaining to that particular Tender held by the Bid Depository may
be destroyed by shredding.
REVISED March 12, 2019
THE BID DEPOSITORY OF NEW BRUNSWICK
RULES OF PROCEDURE
CONSTRUCTION ASSOCIATION OF NEW BRUNSWICK INC.
{Important - Refer to Users Guide CANB
Membership Directory}
GENERAL CONDITIONS
1.
DEFINITION AND PURPOSES
a)
The Bid Depository of New Brunswick, referred to as
"Bid Depository", was established as a system designed to
improve tendering practices in the Construction industry. It
provides for the reception of sealed tenders from Trade
Contractors, whereby the sanctity of those bidding is protected,
and the Prime Bidders receiving those tenders obtain firm sub-trade
quotations in writing in adequate time to compile their bids,
completely and accurately. Use of these procedures are in the
best interests of Owners, Architects, Engineers and all
Contractors.
b)
The use of the Bid Depository System for a project
does not create any right of action against the Construction
Association of New Brunswick Inc., the Bid Depository Committee, or
any Officers, Directors or Members thereof.
c)
The use of this Bid Depository System in accordance
with the Rules herein set forth, and any supplementary instructions
that may be issued, is intended to create a code of tendering
practice, which each user voluntarily assumes for his own benefit,
and at his own risk and own
liability.
2.
MANAGEMENT
a)
The New Brunswick Bid Depository System is
operated by CANB via three satellite committees, located
at the Fredericton Northwest Construction Association, Moncton
North-east Construction Association, and Saint John Construction
Information Centre. Under the guidance of a CANB B-D
Chair Person appointed by, and who is a member of CANB Board
of Directors. This CANB B-D Chair Person shall oversee an
operating Committee consisting of three satellite local association
committee chairpersons and their local volunteers.
3.
SCOPE
The Bid Depository will receive and transmit tenders
to participating Prime Bidders for all construction trades as
called for in the specifications of the project being tendered; or
in the official news media Tender Advertisement, should the
specifications not list the trades being called through the Bid
Depository.
4.
ELIGIBILITY
Any Owner, Person or Company may use the facilities of
the Bid Depository of New Brunswick, providing he/she/it adheres
to all the Rules of Procedure established by the Bid
Depository.
5.
PRINTED REGULATIONS AND RULES AND "THOSE
GIVEN ON TENDER FORMS"
These Rules in printed form, covering all phases of
the operation of the Bid Depository, shall be available for the
information of all interested parties. They should be read in
conjunction with requirements included on the official Bid
Depository Tender Form
6.
ENVELOPES, TENDER FORMS AND FEES
In all cases when the Bid Depository is used, the
following procedures shall apply:
All tenders called through the Bid Depository shall be
on the official Tender Form , and placed in official
envelopes purchased from the Bid Depository.
a)
The Bid Depository Tender Form consists of three
copies.
(1) The
Pink copy is for the Prime Contractor and must be placed in the
pink envelope and sealed. The pink envelope will be made available
to the Prime Bidders by the Bid Depository.
(2) The Green copies of the bids to the Prime Bidders
are to be placed in a single green envelope or individual green
envelopes and sealed. The green envelopes are to be left on deposit
with the Bid Depository.
(3)The Buff copy is for the Bidder's own file
(b) All the above envelopes shall be placed in the
official Bid Depository large white envelope, sealed and delivered
to the Depository. All blank spaces appearing on the
envelopes must be completed. (See Rule 12)
(c)
Charges for Envelopes and Tender Forms: on
application.
7.
CLOSING TIME
The closing time for the Bid Depository shall be at
14:00 hours, two working days before the closing of the Main
Tender, unless otherwise specifically directed by the Owner, or his
Tender Calling Agent. On, or before, the hour and day specified,
Trade Contractors shall deliver their sealed tenders to the Bid
Depository in the official large white envelopes. The
envelope will be time-stamped immediately on receipt by the Bid
Depository, and a receipt issued, showing the name of the project
and the time received. The sealed tenders shall then be
deposited in a locked tender box, and under no circumstances can
the tender be removed prior to the official Bid Depository closing
time. Tenders received late shall be time-stamped and retained, but
will not be transmitted. The Bid Depository Time Stamp shall be the
official timing device governing a closing.
8.
PROCEDUREFOR SUB BIDDERS: "READ INSTRUCTIONS IN TENDER
FORM "WITHDRAWALS ARE PERMITTED" – Rules
(8f)(a)(1)
{See Guidelines
for completion of Tender Submission}
Bidders shall indicate on their bid forms and envelopes all Section
numbers being bid. These must agree with the listing
specified for each Division. The primary tender price must be
entered in the space provided in written and numerical format and
must include all sections as specified. In the event of
discrepancy, written value shall govern. Alternate and Separate
prices may be in numerical format only.
Bidders may exercise the option of not listing all the
specific Division and Section numbers by instead, using and
declaring “As defined by the Tender Call Authority” on the
envelopes and forms. However, in doing so, the Bidder assumes full
liability for including the full scope of work as defined in the
tender/specification documents.
Bidders acknowledge that, should they use the above method, all
Section numbers as listed in the specifications are included in
their tendered price.
(2) Separate
prices must be provided for each complete division and/or trade
section as officially requested in the tendering
documents.
(3) The lump
sum of combined prices may be quoted which need not be the
aggregate of the separate prices for the two or more complete trade
sections quoted, but only if separate trade section prices have
been quoted as specified. The value of each of these
separate prices shall determine if a Bid Bond is required as
provided for in Rule 12 (Tender Security). When a combined
price is quoted the requirement of tender security shall be
determined on the basis of the combined price.
(b)
Where alternatives are specifically called for in the tender
document, the resultant price differential shall be clearly shown
as deduction from, or addition to, the separate prices quoted in
8(a) above, in the space provided for on the official tender form
or an attached page should space not
permit.
(c)
Trade Contractors are responsible for submitting their Bids all in
accordance with the tender documents.
(d)
Written advice (including facsimile or delivered telegrams)
concerning amendments to a Trade Contractor's tenders may be
submitted to the Bid Depository, provided that each amendment, and
the official large white envelope, are received prior to the Bid
Depository closing time. An original copy of each amendment
shall be addressed separately to each Prime Contractor concerned,
in care of the Bid Depository. Amendments received late shall
be time-stamped and retained, but not
transmitted. Multiple amendments shall be calculated in the
sequence of receipt, unless clearly directed otherwise by the
bidder.
(e)
Tenders shall not be altered, or amended in any way, after the Bid
Depository closing time. The Bid Depository shall take no action in
notifying the Prime Contractors of a withdrawal of a bid, except to
make available to Prime Contractors, letters or telegrams/fax of
withdrawal addressed to each of them, that may be deposited with
the Bid Depository before the Bid Depository closing
time.
(f)
Tenders may be withdrawn up to twenty-four (24) hours
prior to the Main Tender closing time. This must be confirmed by
the Trade Contractor in writing or delivered Telegram/Fax, to
ALL Prime Contractors originally bid, up to twenty-four (24)
hours prior to the Main Tender closing time. The Responsibility
of proof of time of effective withdrawal rests with the bidder.
It is the Sub-Bidders responsibility to notify by Company
Identifiable Telegram/Fax, or otherwise in writing, to ALL Prime
Contractors of their decision to withdraw. A copy of the
written notice of withdrawal must be filed with the Bid
Depository.
In an instance when a trade contactor bids separate prices on a
category or categories of work specified, and he quotes a combined
price for all the work bid, the validity of the combined price is
dependent upon all separate prices remaining in bid. If the
trade contractor bidding exercises his right of withdrawal of any
one or more of the separate prices bid, his combined price is
automatically negated. The trade contractor is precluded from
withdrawing his combined price only.
"IF YOU MISSED SOMEONE"
(g) When
a Sub-Bidder has inadvertently missed bidding to a Prime
Contractor:
(1) They may, not
later than four hours prior to the Main Tender closing time, send a
Company Identifiable telegram/fax to the Bid Depository where
tenders are being received, reading as follows: "We missed bidding
to (Black Construction) on (ABC Project). Please consider our bid
addressed to (White Construction) as if it were also submitted to
(Black Construction).
(Signed) “Sub-Bidder"
and
(2) They shall,
after sending the telegram/fax to the Bid Depository, advise (Black
Construction).
9.
PROCEDURE FOR PRIME CONTRACTORS: "DID YOU ADVISE THE
DEPOSITORY?"
The procedure to be followed by the Prime Bidders
receiving bids from the Bid Depository is as follows:
(a) The
Prime Bidders should advise the Bid Depository of their intention
to bid a particular project when
accessing Tender Documents.
They should also advise Trade Contractors of their intention to bid.
(b) The
onus lies with the Prime Bidders to pick up their
envelopes.
(c) (1) A Prime Contractor need
not accept an unsolicited sub-trade tender and in such a case shall
return it unopened to the Bid Depository.
(2) Where a Prime
Bidder lists their own forces for the work to be performed, it is
mandatory that they must do that work with their own
employees, or in the event they are unable to do so, they must
use one of the bidders who tendered through the Bid Depository, at
the sub-bidder's tender price, and must not call bids
from other sources.
(3)
The "OWN FORCES" rule means that a Prime Bidder to
bidding a sub-trade through the Bid Depository must be equipped to
carry out, and in fact normally carries out, the trade work
concerned in their own direct employment; prior to the time of
their bid through the Bid Depository. Verification may be
requested by the Bid Depository Committee.
(4)
It is the responsibility of a Prime Contractor to
provide compliance to Rule 9(3) either by affidavit or a copy of a
license, in the case of a licensed trade. This must be submitted to
the Bid Depository prior to, or included with the tender
submission.
(d)
After the closing time of the Bid Depository, the Prime Contractor
shall pick up their bids from the Bid Depository and pay the
stipulated fee. Any Prime Bidder who decides not to bid, shall
advise the Bid Depository of his intention of withdrawing at least
twenty-four (24) hours prior to closing of the Bid
Depository. Failure to do so will make the Prime Contractor
liable for the payment of the fee, whether or not he picks up their
bid envelopes.
"NO TENDER RECEIVED?"
(e) When a Prime Bidder has not received any tenders in a
certain trade, he must contact the Bid Depository and obtain the
names of bidders in that trade and solicit tenders from them as
outlined in Rule 8(g).
(f) In the event that no
valid tenders are received by a Prime Bidder through the Bid
Depository for any one trade, or trades, then the Prime Bidder
becomes a free agent, to obtain tenders for that particular trade,
or trades only, and subject to meeting all requirements of Rules 12
and 13.
(g)
Rules 9(e), (f) are not applicable to a Prime Bidder who is under a
CANB Bid Depository imposed temporary suspension.
"ONE BID RECEIVED BY A PRIME CONTRACTOR"
(h) When only one bid is received by a Prime Contractor
then it must be used by that Prime Bidder, subject to Rules 8(g)
and 9(c).
"ONE BID RECEIVED BY THE BID DEPOSITORY"
(i)
When only one bid is received by the Bid Depository,
then the Owner or Tender Calling Agent is to be contacted prior to
the opening of the one bid. The Owner, or Tender Calling
Agent should issue one of the following instructions to the Bid
Depository:
(1) Accept the bid
and make it available to the Prime Bidders,
or
(2) Reject the bid
and return it unopened to the Sub-Contractor and Rule 9(f) would
apply.
In the event the Owner or the Tender Calling Agent cannot be
contacted within a 24-hour period, then the bid shall be returned
unopened to the Sub-Contractor and Rule 9(f) would
apply.
(3) When only two sub-bids are
received, one of these bids being disqualified and/or rejected,
does not create a “one bid” condition. Nor does an “Own Forces” bid
plus one sub-trade create a one bid
condition.
10. DISPOSITION OF ENVELOPES AND PRICE
INFORMATION
(a) Not later than two hours after
the closing of the Bid Depository, the Tender Box shall be opened
by an official of the Depository and the white envelopes shall be
opened. All pink envelopes shall be placed in a separate envelope
for each Prime Bidder; the green envelope shall be opened by the
Depository.
(b) A list of bidders and prices will be compiled and
posted as soon after the tender closing as possible for the benefit
of the Tendering Trade Contractors, Prime Contractors and the
Tender Calling Agent if requested.
(c)
In the event a Trade Section has an valid “Own Forces” bid, the
names of the bidders only shall be posted. Prices will not be
publicly posted until, at or after, the closing time of the Prime
Tender. Tally sheets shall be completed and pink envelopes made
available to the Prime Bidders as usual.
11.
IRREGULARITIES AND COMPLAINTS
(a)
Failure by a Prime Contractor or a Trade Contractor to comply with
the Rules of Procedure of the Bid Depository may result in
reprimand or suspension from use of the Bid Depository for a
defined period of time, or could result in a Prime Contractor's or
Sub-Contractor's bid being declared invalid.
(b) Any
user of the Bid Depository who wishes to lodge a complaint, must do
so in writing, to the CANB B-D
Chairperson c/o Construction Association of New Brunswick
Inc., 59 Avonlea Court, Fredericton, NB E3C 1N8. Immediately
upon receipt of a complaint. The CANB B-D Chairperson shall advise
the Tender Calling Authority of the receipt of a complaint, and
shall investigate the alleged complaint.
(c) In situations involving a disputed tender
rejection, or a rule violation, the complaint may be referred for
review by the CANB B-D Chairperson. Should the CANB B-D
Chairperson, at his or her sole discretion, determine the compliant
involves a rule violation, the CANB B-D Chairperson may send the
compliant for further review by a committee of the two non-involved
satellite Chairpersons plus a CANB Board member, at which the CANB
B-D Chairperson shall serve as non-voting advisor. Any decision of
this Committee shall be final but there shall be no obligation on
the committee to conduct any hearing in order to render it's
decision, or for the TCA to abide by the decision rendered by
this Committee after the Prime Tender Closing.
(d) If,
after investigation of a complaint by the above CANB B-D Committee,
a failure to comply with the Bid Depository Rules of Procedure is
established, CANB shall advise the Tender Calling Authority of the
rule infraction, and may recommend to the Directors of the
Construction Association of New Brunswick Inc., that the party in
breach be reprimanded or suspended for a certain period from the
use of the Bid Depository. Such a breach could disqualify the
Sub-Contractor's Tender or the Tender Calling Authority could disqualify the Prime
Contractor’s Tender.
(e) The
party or parties in breach of the Rules shall be notified by CANB
of its recommendations, and that they have the right to appear
before the Directors of the Construction Association of New
Brunswick Inc., to make representations regarding the matter at
such time as directed by the Directors, but, in any event, prior to
the imposition of any disciplinary action. Failure of the
party in breach to attend at the time and place established by the
Directors shall constitute a waiver by that party of its right to
appear and make representations.
(f) The decision of a CANB
Board of Directors hearing shall be final.
12. BONDING - THIS SECTION APPLIES ONLY WHERE
THE PRIME CONTRACTOR IS REQUIRED TO PROVIDE BONDING. "DID YOU
READ INSTRUCTIONS TO BIDDERS?"
The Bid Depository recommends the procedure and use of
Bid Bonds as defined in the publication, "A Guide to Construction
Surety Bonds" (latest edition), as published by the Canadian
Construction Documents Committee and which has been endorsed by
R.A.I.C., A.C.E.C., C.C.A., and C.S.C.
The following clauses in respect to tender security
will apply, unless otherwise stipulated by the Owner or Tender
Calling Authority.
The purchase and payment for all bonding requirements
shall be the responsibility of the Trade Contractor.
(a) The
Trade Contractor shall separately enclose in the large white
envelope containing his bid either:
(1)
A letter stating his tender is $50,000.00 or less, or in the case
of a Mechanical, Electrical or Structural Steel tender, it is
$100,000.00 or less.
OR
(2)
A Bid Bond and a Letter of Consent to Bond, if his tender exceeds
$50,000.00, or in the case of a Mechanical, Electrical or
Structural Steel tender, exceeds $100,000.00.
The limit for bonding in respect of Mechanical Trades will apply to
any Section of Division 15, or comparable section in any
specification, as may be indicated by the Tender Calling Authority,
i.e. Plumbing, Heating, Ventilation and Air Conditioning,
Sprinklers, Refrigeration, Controls, etc.
(b) If
the tender exceeds $50,000.00 or $100,000.00, as the case may be, a
Bid Bond and a Letter of Consent of Agreement to Bond is
required, and the Bid Bond shall cover 10% of the tender price
submitted by the Trade Contractor.
(c) The
Bid Bond and the Letter of Consent of Agreement to Bond shall be in
the standard Bid Bond form of a Surety (or as otherwise required by
the tender documents) approved by the Bid Depository of New
Brunswick, and shall provide that the Surety will issue a good and
sufficient Performance Bond and Labour and Materials Bond, each for
not less than 50% of the accepted tender price.
(d) The
Bid Bond shall cover as obligee: The Successful Prime
Contractor.
(e) A Bid Bond or Letter is not necessary in a case where
a Prime Contractor is submitting a trade
tender to himself. (Own Forces)
(f) In the event that no
Bid Bond, Letter of Consent of( Agreement to Bond, or other
specified surety or letter is deposited, the tender of that Trade
Contractor shall not be released or posted, but shall be retained
by the Bid Depository for return to the
Sub-Contractor.
(g) Letters of intent or
certified cheques in lieu of Bid Bonds will not be accepted unless
otherwise specified in the Tender Documents.
(h)
Disposal of Bid Bonds will take place in the following manner: All
Bid Bonds directed to the successful Prime Contractor shall be
forwarded to him following official award.
13.
CONTRACT CONDITIONS AND PAYMENT
It is a condition of all bids submitted through the
Bid Depository that a subsequent contract will be made on the basis
of the CCA standard sub-contract form (latest version). A
trade contractor's refusal to sign any other contract form offered
to him would not be deemed to be a withdrawal of the tender and
would not be subject to a withdrawal penalty for this
reason.
14.
SUPPLEMENTARY INSTRUCTIONS
Instructions may be issued from time to time from the
Bid Depository which will be available to all interested parties,
and such instructions will form part of the Rules of
Procedure.
15. INSTRUCTIONS FOR BID DEPOSITORY COMMITTEE AT
TENDER OPENING
At tender openings, the Bid Depository Committee is to reject bids
for any one of the following reasons:
(a)
Late receipt of tender documents (Reference Rule 7);
(b) Where Bid Bond is incorrect
or no Bid Bond or letter has been submitted (Reference Rule
12).
(c) A
Tender has been qualified or is other than the Tender package
called by the Tender Calling Authority (e.g. Section numbers or
content description does not correspond)
(d) When
instructed by Tender Calling Authority
(Reference Rule 9(h))
(e) A Tender that does not comply with the Bid Depository
Rules.
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THE
BID DEPOSITORY STRUCTURE
The Bid Depository System in New
Brunswick is an operation controlled and managed by the
Construction Association of New Brunswick. It has three operational
Depositories operated on behalf of CANB by local Associations
located in Fredericton, Saint John and Moncton.
Projects tendered for construction
should have their sub-trade tenders closing at the local Bid
Depository located in the Construction Association in whose
jurisdiction the project will be constructed.
The Bid Depository System is
composed of a series of committees to oversee the operation,
management and enforcement of the rules. The committees
are:
1.
CANB Bid Depository Committee
2.
Local Bid Depository Committees (3)
3.
CANB Chairperson Review committee
The structure and duties of these committees are –
CANB Bid Depository
Committee
This committee is composed of a
Chairperson appointed by the CANB Board of Directors and the
Chairperson of each of the three satellite Bid Depository
committees.
This committee’s duties are to
manage the operations, interpret the rules, recommend revisions to
the rules to the CANB Board of Directors, co-ordinate the
operations with the Bid Depository users and generally ensure all
three Bid Depositories operate in a uniform manner.
In some cases, major users of the
system may be invited guests at committee meetings for information
purposes. (without vote, although their input is
valued).
This committee reports directly to
the CANB Board of Directors who must approve any modifications to
the Bid Depository Rules.
This committee, or its Chairperson,
also acts as the first avenue of review in the event of a complaint
or rule violation. Rejections by the local Bid Depository for a
rule violation can be appealed to the CANB Committee/Chairperson
via a written request to the CANB Chairperson up six hours prior to
the close of the Prime Tender in the case of a disputed rejection.
Should the CANB Chairperson uphold that rejection that decision
will be final. Should the rejection or complaint a violation of the
Bid Depository rules that appears to be deliberate the rejection
shall be referred to the CANB Review Committee shall meet at it’s
convenience to determine any action.
Individual Bid Depository
Committees
There is a Bid Depository Committee
at each local bid depository. The committee shall consist of a
chairperson appointed by the Board of the local construction
association and as many volunteer members as required to ensure
sufficient attendance at each tender opening. A minimum of two to a
maximum of three committee members plus the Chairperson should be
present at each tender opening.
A local staff member to record the
results may also participate.
Their duties are:
To open and review the tenders for
proper documentation and adherence to the rules.
To tally and distribute the tender
envelopes of the sub- bidders to the Prime Bidders.
To hold the tender security in safe
keeping for the successful Prime Bidder.
Refer any tender rejections
immediately after a tender closing to the CANB Bid Depository
Chairman
To make recommendation(s) and
co-ordinate activities and problems with the CANB Bid Depository
Committee.
The local Chairperson shall be the
official representative to the CANB Bid Depository
Committee.
CANB Chairperson Review
Committee - Bid Depository
This Committee is directed by the
CANB Bid Depository Chairperson appointed by CANB. This chairperson
will then compose a Committee consisting of at least:
-
The two local Chairpersons from the
satellite Association Bid Depositories not involved with the
dispute or rule infraction in question.
-
One or more members of the CANB
Board of Directors (Should CANB Bid Depository Chairperson request
their participation)
-
Optional - A Prime Contractor
member and/or a Trade Contractor member not directly involved in
either the tender opening or bidding the trade concerned should
such expertise be of value.
Any Board Member who is
participating as a bidder in either, the Trade Section(s) involved
or as a Prime Bidder shall consider his/her self in conflict of
interest and shall be replaced by an alternate Board
Member.
The duties of this Committee is to
hear and rule on any appeals or complaints referred to it under the
Bid Depository Rules involving a suspected deliberate
violation of the Bid Depository rules. Upon finding this to
be valid decide on any penalty to impose. Decisions of this
Board shall be final under the rules, without further avenue of
appeal in the case of a tender rejection, reinstatement of a tender
or rule violation.
A hearing shall normally operate by
telephone conference call as follows:
Any supporting documentation of an
issue shall be forwarded by the CANB Chairperson to all
participating members prior to the conference call.
In the case of a rejection appeal,
the only pertinent information and documentation shall be the
Tender Documents, the Bid submission, the Bid Depository Rules and
the Tender Opening procedures
The conference call shall be
arranged as follows:
Sufficient members to provide a
quorum shall be present.
The viewpoint on the incident by the
local Bid Depository Committee representative shall be heard.
(Without the complainant being party to the input at this time
to avoid unnecessary confrontation). At the CANB Committee
chair’s discretion, the complainant may be permitted to become
party to the conference to state their case (without comment from
the local representative). The complainant shall then leave the
conference call. The local Bid Depository Committee representative
may now leave or remain with the conference, at the CANB
Chairperson’s option. He/she shall have no vote or further
participation except to respond to a query of a Committee
Member.
The Committee will confer and reach
a conclusion based solely on the Bid Depository Rules and the
requirements of the tender documents. All members of the Committee
have a vote. In the case of a hearing related to tender rejections
or reinstatement, their decision shall be final.
The CANB Chairperson will advise all
parties concerned of the decision of the Board. In the event the
complaint involves a Sub-bidder’s tender validity, all reasonable
effort shall be made to convene a hearing within the period between
the sub-tender closing and the Prime Tender closing.
Should this not be possible, the
initial ruling of the CANB Bid Depository Committee Chairperson
shall govern and become final upon the closing of the Prime
Tender.
In the case of a Rule infraction
involving disciplinary action toward a Bid Depository user, the
meeting shall take place at the discretion and convenience of the
CANB Committee Chairperson.
Guidelines for the
Completion of Tender Submission
Completing the Bid
Form
Date Enter
the date on which you complete the form
Tender to
Enter the name of the Prime Bidder to which you are
bidding
Project Enter
the name of the project as provided in the specification
documents
Trade
Enter the name of the Trade you are bidding
Division or
Enter
the section numbers provided in the specification documents
defining your
Section
Number scope of
work. If there are too many numbers for the space you may append
a
separate sheet listing them or you may simply enter “As defined by
the Tender Calling Authority”. {Important - Refer Rule 8
(a)(1)}
HST Excluded
Enter the amount of your bid in
writing
Amount
Enter the amount of your bid
numerically. In the event of discrepancy the written value shall
govern.
Alternate and/or
Separate
Prices Separate or
Alternate Prices prices required for Prime Bidder's Tender
submission must be provided by the affected sub-trade
bidders.
Note: You must indicate whether the
price is an addition to or a deduction in the bid price. There is a
small space provided on the bid form for said prices. It is
recommended when multiple Separate Prices are requested; sub-trade
bidders attach a copy of that portion of the Prime Contractors Bid
Form and acknowledge all separate price
items. Any item that does not affect the content of your
bid indicate this with “0” to acknowledge you have considered
all additional or altered work content requested in your tender
submission.
Name
Enter the legal name under which
your company operates or is incorporated
Address
Enter the address of your company
including the postal code
Authorized
Enter the signature of a signing
officer of your company
Signature
Completing the White
Envelope
From
Enter the legal name under which
your company is incorporated
Project
Enter the project name as provided
in the specification documents
Trade
Enter the name of the Sub-Trade
which you are bidding
Section No.
Enter the section numbers defining
your scope of work in the spec. documents
or enter “As defined by the Tender
Calling Authority” { Refer Rule 8 (a)(1)}
This Envelope
Enter the number of green and pink
envelopes and indicate whether the envelope
Contains
contains a bid bond or a letter
declaring the bid is low enough not to require a bid
bond.
Completing the Pink and Green
Envelopes
From
Enter the legal name under which your company operates or is
incorporated
Trade
Enter the name of the Sub-Trade
which you are bidding
Section No.
Enter the section numbers defining
your scope of work in the spec. documents
or enter “As defined by the Tender
Calling Authority” { Refer Rule 8 (a)(1)}
Project
Enter the project name as provided
in the specification documents
Name of General Enter the name of the Prime bidder to whom you
are bidding
Contractor
Completing the Bond
Form
Bid Bond forms can differ depending
on the issuing company. Seek their advice in ensuring that your bid
bond is completed correctly.
Ensure that:
- the bid bond is dated correctly
- your company’s name is correct
- the name of the project is correct
- that the percentage of the tender amount agrees with the
tender requirements
- the bid bond is
made payable to the correct party
(unless otherwise specified it is “the Successful Prime
Contractor”)
- the bond is valid for the specified period of the Prime Bidders
Tender
that the bid bond contains the signatures and seals of both the
bidder and the bonding company where the bidder is an incorporated
company. (In case of a non-incorporated company the signature of
the signing officer should be witnessed on the appropriate line on
the bond – (not required when a corporate seal is
present)
- the Bid Bond is accompanied by an “Agreement to Bond” valid for
same period as the Bid Bond. (Caution - Not to be confused with a
“Letter of Agent” which is not an Agreement to
Bond)
Common Questions and
Answers
Can only member contractors use
the Bid Depository?
No. The Bid Depository is a
quotation deposit system available to all bidders. There is no
preference to members over non-members
Must a Prime Bidder use the low
sub-trade bidder?
No. The Prime Bidder may use any of
the sub-bidders whose quotation was received via the Bid
Depository.
Must a Prime Bidder accept a
tender from a sub-trade with which they do NOT want to
work?
No. The Prime Bidder may return the
sub-trade tender envelope UNOPENED to the Bid
Depository.
Can a sub- bidder qualify their
tender for work they wish to exclude?
No. It is expected that the Tender
Calling Authority has clearly defined the work for which each
Sub-Trade Division is responsible. The Sub-Bidder must bid per
plans and specifications and all addenda. A qualified tender will
be rejected.
To who is the bond
payable?
Unless it is otherwise specified by the Tender Calling
Authority a bond must be payable to the Successful Prime
Contractor. A bond not made out as specified will cause
the bid to be rejected.
Does it cost anything to use the
Bid Depository?
There is no cost to the Tender
Calling Authority. The sub-bidders purchase tender forms and
envelopes. The Prime Bidders pay a small fee to pick up their
envelopes.
Must the sub-trade contract be on
a CCA document? (Reference Rule 13)
No, although preferred. It can be on
any contract form agreeable to both parties. The Rule’s intent is
to protect the sub-bidder(s) from being penalized should they
refuse to accept/sign a contract containing conditions they were
unaware of, or did not agree to, at the time of
bidding.
Does the use of the Bid
Depository require any changes to the Prime
Contract?
No. The Prime Contract is between
the Prime Bidder and the Tender Calling Authority. The use of the
Bid Depository will not affect the performance/content of the work
or the documents used for the Prime Contract in any
way.
What is the disadvantage of using
the Bid Depository?
There should be no disadvantage.
Specifiers should, though, take care to clearly define each
Tender Section’s content responsibility. Advantages out-weigh
any perceived disadvantages. No differences should be apparent to
the Tender Calling Authority other than defining which Trade
sub-contractors are tendering via the Bid Depository. The majority
of Prime-bid documents require naming these major sub-trades in any
case. The fact is - it should be a financial benefit – with
confidential bidding sub-trades, not having to reserve funds for
“shopping”, will submit their most competitive price.
Is the Tender Calling Authority
to be involved in disputes?
No. The Bid Depository is a
voluntary industry-operated service for the benefit of the bidders.
Disputes are an internal industry matter. Should any complaints be
made to the Tender Calling Authority, they should be refer the
compliant to the CANB Bid Depository Chairman/Committee. (See
process under CANB Chairperson Review
Committee)
SYSTÈME DU
BUREAU DE DÈPÔT DES SOUSMISSIONS
DE L'ASSOCIATION
DE LA CONSTRUCTION DU NOUVEAU-BRUNSWICK
GUIDE D’UTILISATION
L’Association de la construction du
Nouveau-Brunswick (ACNB) utilise le Système du Bureau de dépôt
des soumissions du Nouveau-Brunswick (le Bureau de dépôt) pour
garantir la confidentialité des offres des soumissionnaires
sous-traitants et proposer aux soumissionnaires principaux un outil
pratique qui tient compte de l’important investissement financier
nécessaire aux parties concernées pour préparer la réponse à un
appel d’offres.
Le Bureau de dépôt reçoit les soumissions des
sous-traitants à ses sections régionales situées à l’Association de
la construction du nord-ouest de Fredericton, à l’Association de la
construction de Saint John Construction Association et à
l’Association de la construction du nord-est de Moncton. Ces
associations régionales se chargent de recruter des volontaires
pour traiter les offres reçues. Si le fonctionnement du système est
régi par l’ACNB, chaque section a son propre comité de bénévoles.
Les présidents des comités
régionaux et le président du conseil d'administration de l’ACNB
forment le comité du Bureau de dépôt de l’ACNB (provincial). Les
bénévoles ne sont pas rémunérés.
|
Avantages d’utiliser le
système du Bureau de dépôt
Pour le
sous-traitant :
1.
Le porte-à-porte et la pratique dite du
« marchandage » sont réduits ou éliminés.
2.
Sécuritaire, le processus du Bureau de dépôt
permet aux sous-traitants d’offrir leur meilleur prix à tous les
soumissionnaires principaux plutôt qu’à un groupe restreint de
soumissionnaires de confiance.
3.
Le Bureau de dépôt élimine les importants coûts
d’appels téléphoniques, de courriels, de messages par télécopieur
et de personnel nécessaires aux sous-traitants et aux
soumissionnaires principaux pour solliciter des soumissions
directes et évite aux sous-traitants d'avoir à communiquer avec
chaque soumissionnaire principal.
4.
Lorsqu’ils répondent à l’appel d’offres, les
sous-traitants peuvent toujours proposer leur meilleur prix de
façon directe et économique sans avoir à prévoir des fonds de
marchandage.
5.
La date et l’heure de clôture de dépôt des
soumissions de sous-traitants sont établies à l’avance sur une
formule simple à remplir, ce qui élimine les erreurs coûteuses que
peuvent entraîner des documents de soumission
complexes.
Pour le
soumissionnaire principal :
1.
Le soumissionnaire principal reçoit un prix
clairement établi dans des délais suffisants pour lui permettre de
déterminer son propre prix et de remplir les documents d’appel
d’offres.
2.
Lorsque les prix dépassent un certain montant,
un cautionnement est requis. L’entrepreneur principal n’est donc
pas forcé d’embaucher des sous-traitants dont les ressources
financières sont incertaines.
3.
Les soumissionnaires principaux n’ont plus à
consacrer temps et argent à aviser les sous-traitants de leur
intention de soumissionner et à solliciter des prix.
4.
Les soumissionnaires principaux n’ont plus à
effectuer de marchandage non éthique pour demeurer
concurrentiels.
5.
La réception et l’évaluation des propositions de
prix reçues par téléphone à la dernière minute, coûteuses en temps
et propices aux erreurs, sont éliminées.
6.
Les offres reçues correspondent à des divisions
ou à des sections de spécialité clairement établies, sans
qualification, ce qui permet de comparer des éléments
comparables.
7.
À la clôture du dépôt des soumissions, le
soumissionnaire principal connaît ses principaux sous-traitants. Il
dispose ainsi de suffisamment de temps durant les deux jours qui
précèdent la clôture de l’appel d’offres principal pour coordonner
des éléments tels que les travaux de déboisement, de remplissage ou
d’excavation, les besoins en matériel, les conflits relatifs à
l’espace ou toute autre exigence qui pourrait relever de sa
responsabilité en ce qui a trait aux différentes
spécialités.
Pour l'architecte ou
le propriétaire :
1.
L’exigence de cautionnement pour les
sous-traitants principaux garantit généralement qu’ils sont
compétents, expérimentés et qualifiés et qu’ils disposent des
ressources financières nécessaires pour exécuter les
travaux.
2.
Le cautionnement réduit la probabilité de
faillite d’un sous-traitant principal durant les travaux, ce qui
évite les retards, les interruptions et les problèmes juridiques
qui en découlent.
3.
Le cautionnement exigé des principaux
sous-traitants garantit que le chantier ne fera pas face à des
obstacles financiers ou juridiques advenant le cas où un
sous-traitant deviendrait insolvable.
4.
L’architecte ou le propriétaire a accès aux prix
de tous les sous-traitants, ce qui est rarement le cas avec les
soumissions directes.
5.
Les responsabilités relatives aux divisions de
spécialité sont clairement définies, ce qui devrait réduire les
litiges sur place.
6.
Le propriétaire devrait profiter d’un prix plus
bas, puisque les soumissionnaires principaux obtiennent
généralement le meilleur prix de tous les sous-traitants, ce qui
n’est pas toujours le cas avec les soumissions directes aux
soumissionnaires principaux.
RENSEIGNEMENTS
GÉNÉRAUX
1.
L’architecte ou les ingénieurs doivent être
conscients de la nécessité pour les divisions de spécialité d’être
clairement définies et de pouvoir faire l’objet d’une soumission
sans clarification ou qualification. (Cela devrait toujours être
le cas, que le Bureau de dépôt soit utilisé ou
pas.)
2.
Il peut arriver que l’offre de soumissionnaires
soit rejetée en raison d’un cautionnement inadéquat, parce qu’elle
est incomplète, qu’elle est qualifiée ou qu’elle n’inclut pas les
prix de remplacement nécessaires au soumissionnaire principal pour
remplir son offre. Généralement, un tel rejet est la conséquence
d’un manque de soin ou de la négligence du sous-traitant.
Malheureusement, un responsable de l'appel d’offres qui ne comprend
pas bien le fonctionnement du Bureau de dépôt pourrait croire que
cela est dû à une lacune du système et restreindre son utilisation
de celui-ci. Cette réaction nuit à tous les sous-traitants, et pas
seulement au seul plaignant, qui est généralement le responsable de
sa propre infortune.
Les
responsables des appels d’offres devraient transmettre les plaintes
directement à l’ACNB et éviter toute intervention
directe.
3.
Les responsables des appels d’offres devraient
faire en sorte que les documents à l’intention du soumissionnaire
principal sont les plus simples possible. La période qui précède la
clôture des appels d’offres est, en raison de sa nature même, un
moment frénétique et stressant. Chaque complication de l'appel
d’offres augmente les probabilités d'erreur. Les erreurs peuvent
entraîner le rejet de l’offre des sous-traitants ou du
soumissionnaire principal, ce qui peut causer des pertes
financières à l’entrepreneur, aux sous-traitants ou au
propriétaire, voire à l’ensemble d’entre eux.
Les renseignements qui n’influent pas sur la
sélection du soumissionnaire, comme les prix de remplacement ou le
nom des fournisseurs et des produits, ne devraient pas être requis
avec les offres déposées. Les documents d’appel d’offres devraient
demander que ce type de renseignements supplémentaires soit
transmis dans les 24 ou 48 heures suivant la clôture de
l'appel d’offres, afin que la réponse soit la plus simple
possible.
Réduire la pression sur les soumissionnaires
lorsqu’ils terminent leur offre, par la non-inclusion de certains
renseignements, comme les prix de remplacement (règle
8(b)), profite à toutes les
parties, diminue les risques d'erreurs, de rejet de soumission
principale et de rejet de soumissions de sous-traitants au Bureau
de dépôt.
PROCESSUS DE DÉPÔT DES
SOUMISSIONS
Les entrepreneurs principaux membres de l’ACNB
ont accès aux plans et devis descriptifs au format électronique, à
des fins de consultation, d’impression et d’utilisation pour des
appels d’offres, dans les diverses salles de plans de l'Association
ou à partir de leurs propres installations, par l’intermédiaire du
système de salle de plan électronique Cl-Net.
Les associations de la construction conservent
la liste des détenteurs de plans, qu’ils ont obtenue auprès du
responsable de l'appel d’offres. À l’approche de l’heure de clôture
du dépôt des soumissions, le Bureau de dépôt demande par
télécopieur à tous les soumissionnaires principaux (voir formule)
la confirmation de leur intention de soumissionner et leur méthode
préférée de transmission des enveloppes. (C'est le
soumissionnaire principal qui a l’ultime responsabilité d’informer
le Bureau de dépôt de son intention déposer une offre – voir
le règlement 9.)
Horloge
horodatrice
L’horloge horodatrice de l’association
responsable de la clôture du dépôt des soumissions constitue le
seul dispositif d’horodatage reconnu déterminant la clôture. Elle
doit être vérifiée au moyen de l’heure du réseau cellulaire dans
les 24 heures précédant l’heure de clôture du dépôt des
soumissions. La vérification doit être effectuée par un membre du
personnel en présence d’une autre personne. Seules les offres
reçues avant ou à l’heure de clôture annoncée seront acceptées.
(Par exemple, si l’heure de clôture est 14 h, les soumissions
reçues jusqu’à 14 h pile seront acceptées, mais celles reçues
à 14:00:01 seront rejetées.) Le mécanisme de certaines horloges
horodatrices pouvant introduire un écart d’une minute; c’est
l’heure imprimée qui sera déterminante.
Processus
Les soumissionnaires sous-traitants achètent les
enveloppes et les formules de soumission et se procurent la liste
des soumissionnaires principaux auprès de l’ACNB.
Le Bureau de dépôt reçoit les soumissions,
appose dessus l’estampille de date et d’heure et les dépose dans
une boîte prévue à cet effet.
La boîte contenant les
offres est ouverte et les offres sont remises au président du
comité du Bureau de dépôt régional ou à un représentant. Le comité
du Bureau de dépôt se retire dans la salle d’ouverture des offres.
Un représentant du responsable de l'appel d’offres (s’il est
présent) peut observer l’ouverture des offres. Personne d'autre que
les membres du personnel d’une association de la construction ne
peut pénétrer dans la salle d’ouverture des offres pour noter les
prix offerts.
L’horodatage sur les grandes enveloppes blanches
est vérifié et les enveloppes sont triées par division de
spécialité.
Le président du comité
vérifie la formule de soumission du soumissionnaire principal pour
déterminer si elle comporte des exigences de prix distincts ou de
remplacement. Si des prix de remplacement sont requis, le
président déterminera avant l’ouverture des offres, à partir de
la formule de soumission de l’entrepreneur principal, quels travaux
de la section des spécialités sont clairement concernés par la
demande de prix distincts ou de remplacement. Seule la
non-fourniture des prix distincts par les sous-traitants des
spécialités requises pour que le soumissionnaire principal puisse
remplir sa formule de soumission sera un motif de
rejet.
Les numéros de section et de division de
spécialité de la grande enveloppe blanche sont vérifiés pour
s'assurer que les numéros de section auxquels la soumission répond
correspondent à l'appel d’offres lancé par le responsable de
l’appel d’offres. Un soumissionnaire peut prendre la responsabilité
d’inclure l’ensemble des travaux d’une spécialité; pour cela, il
indique la spécialité en question et inscrit sur les enveloppes et
les formules blanches, roses et vertes « Tel que défini par le
responsable de l’appel d'offres » au lieu d’indiquer tous les
numéros de division et de section.
Les enveloppes blanches sont ouvertes une à la
fois.
La validité du
cautionnement de soumission et l’inclusion d’un consentement au
cautionnement sont vérifiées. Si, et seulement si, les
documents de cautionnement sont valides ou l’offre contient une
lettre déclarant que la valeur de l’offre est inférieure au seuil
de cautionnement, l’enveloppe verte est ouverte. (Une « lettre
d’agent » n’est PAS un cautionnement de soumission
valide.)
Les offres sont ensuite
vérifiées pour vérifier qu’il n’y a pas de qualification et qu’il
ne manque pas de prix de remplacement. Toute qualification
modifiant le contenu de l’offre par rapport au devis descriptif
entraînera le rejet de l’offre. Seul le président peut
déterminer la validité d’une offre par rapport aux règles. S’il y a
motif à rejet, seul le numéro de la règle concernée doit être
indiqué dans l'enveloppe blanche. Le président du comité du Bureau
de dépôt de l’ACNB doit être avisé du rejet, de la règle invoquée
et du motif. Les litiges ultérieurs avec un soumissionnaire seront
transmis à ce même président.
Les exemplaires verts
de la formule de soumission sont vérifiés pour s'assurer que les
montants des offres sont identiques. Les sous-traitants ne
sont pas obligés d’offrir les mêmes prix à tous les
soumissionnaires principaux. Les prix des sous-traitants doivent
être indiqués en lettres et en chiffres. En cas de
divergence entre les deux valeurs, la valeur en lettres fera
foi. Une vérification des éventuelles corrections de prix
sur la formule de soumission est réalisée et les calculs requis
sont effectués. Le montant final de l’offre est consigné en une
fois s’il est confirmé que tous les montants sont identiques ou
séparément si les montants offerts sont différents pour un ou
plusieurs soumissionnaires principaux. Des copies des offres
révisées sont jointes à l’exemplaire vert de la formule de
soumission et aux exemplaires roses appropriés. La procédure est
répétée pour chaque offre.
Les enveloppes roses
comprenant les offres valides sont triées selon le soumissionnaire
principal et on coche sur la fiche récapitulative le nom de chaque
soumissionnaire principal qui a reçu une enveloppe
rose.
Une fois l’ouverture
des offres terminées, les enveloppes roses sont regroupées par
soumissionnaire principal et comptées. On fait la somme des coches
sur la fiche récapitulative et le total est comparé au nombre
d’enveloppes. En cas de différence, les enveloppes sont recomptées
et la fiche récapitulative revérifiée jusqu’à ce que les deux
sommes concordent.
Les prix consignés sont
revérifiés pour s'assurer qu’ils concordent avec le montant des
offres. Le personnel revérifie tous les prix et révisions de prix à
la recherche d’erreurs de calcul et y appose ses initiales au
moment de rédiger son avis de résultats de l’appel d’offres. Si une
offre comporte le recours aux propres effectifs du soumissionnaire
pour une section de spécialité, tous les sous-traitants sont listés
sur l'avis affiché, mais les prix pour cette section seront
maintenus secrets jusqu’à l’heure de clôture de l'appel d’offres
principal. (Tous les prix seront fournis au responsable de l'appel
d’offres avant la clôture de l'appel d’offres
principal.)
Lorsque le personnel a
terminé le processus expliqué plus haut, les enveloppes roses sont
mises à la disposition des soumissionnaires principaux pour qu’ils
les ramassent ou transmises conformément aux instructions de ces
soumissionnaires.
Une copie des résultats
de l'appel d’offres est envoyée au responsable de l’appel d’offres
(architecte) et une autre est affichée dans la salle de plans
électronique de CI-Net.
Une copie de l’avis de résultats de l’appel
d’offres pour les sous-traitants doit être transmise à tous les
soumissionnaires principaux et aux sous-traitants qui ont soumis
des offres, et une autre doit être publiée dans la salle de plans
électronique de CI-Net.
Les prix ne sont pas communiqués par téléphone
aux non-soumissionnaires ou aux soumissionnaires en raison du temps
que cela demanderait au personnel. Les résultats des offres sont
accessibles à tous les membres de l’Association par le biais de
CI-Net.
Il est demandé aux soumissionnaires de ne pas
appeler l’ACNB pour obtenir les résultats. Le personnel de
l’Association les leur enverra à la fin de l’ouverture des offres;
ces appels ne feront que ralentir la publication ou l’envoi par
télécopie des résultats.
Une lettre ou un
courriel est envoyé aux soumissionnaires dont l’offre est rejetée
pour les aviser du rejet et du numéro de règle concerné. Les offres
rejetées et les documents de cautionnement seront conservés par le
Bureau de dépôt avec les offres valides.
Les cautionnements de
soumission sont conservés par le Bureau de dépôt en attendant
l'attribution du contrat principal et de la disposition qu'aura
choisie l’entrepreneur principal retenu. En cas d’annulation de
l’appel d’offres ou après que 60 jours se sont écoulés, les
cautionnements de soumission sont conservés avec les offres, sauf
instruction contraire du responsable de l’appel
d’offres.
Soumissions
« avec ses propres effectifs »
Les soumissions « avec ses propres
effectifs » par des soumissionnaires principaux représentent
une situation spéciale. Pour s'assurer qu’un soumissionnaire
principal, qui effectue les travaux d’une section de spécialité
donnée, est en mesure d’utiliser ses propres effectifs, les
dispositions doivent être prises pour qu’il puisse soumissionner à
ce titre (c.-à-d. soumission « avec ses propres
effectifs »).
La règle concernant la soumission « avec
ses propres effectifs » ne vise pas à empêcher les
soumissionnaires principaux, qui exécutent en toute légitimité les
travaux d’une spécialité particulière, de présenter une soumission
pour cette spécialité. Elle n’a pas non plus comme intention de
créer la préqualification d’un entrepreneur principal lorsque ce
n’est pas une exigence pour les sous-traitants.
Le seul objectif de cette règle est de
restreindre l’utilisation des soumissions « avec ses propres
effectifs » comme un outil de marchandage pour contourner le
processus du Bureau de dépôt. Si un entrepreneur principal souhaite
soumissionner « avec ses propres effectifs », il doit
déposer auprès de l’ACNB un affidavit indiquant que son entreprise
était dans la spécialité concernée avant le dépôt de son offre ou
soumettre ce document avec son offre
(règle 9(c)(3)).
Aux fins de cette règle, l'expression « ses
propres forces » correspond au fait pour l’entreprise déposant
la soumission principale d’utiliser ses propres personnel,
installations ou équipement. On s'attend à ce qu’un soumissionnaire
principal qui est reconnu comme disposant de ses propres effectifs
dans une spécialité donnée exécute les travaux avec ses propres
effectifs. Il est libre d’agir ainsi, sans restriction, de la façon
commune à tout autre sous-traitant engagé dans la spécialité
concernée.
Soumissions
combinées
La règle 8(3) du
Bureau de dépôt permet aux sous-traitants de faire profiter les
propriétaires des économies de frais généraux ou de coûts
d'établissement susceptibles qui pourraient être dédoublés dans le
cas du dépôt individuel d’une offre pour plusieurs sections de
spécialité.
Pourvu que le
soumissionnaire réponde aux exigences et qu’il présente une offre
pour les sections de spécialité demandées dans les documents
d’appel d’offres, il peut décider de déposer une soumission
combinée pour une ou plusieurs de ces sections si c'est à son
avantage.
Si un soumissionnaire
se retire d’une section de spécialité qui est incluse dans un prix
combiné, la soumission combinée portant sur la section de
spécialité d’où il s'est retiré devient automatiquement
invalide.
Prix
distincts
Il arrive qu’un
responsable d'appel d’offres demande à l'entrepreneur principal de
donner des prix distincts, au moment du dépôt de son offre, pour
des modifications ou des ajouts à la portée principale des travaux.
Les sous-traitants dont les travaux sont touchés par la demande
de prix distincts, qui fait partie de l’appel d’offres aux
soumissionnaires principaux, doivent confirmer quels sont les
éléments des travaux qui en subissent les répercussions. (Pour
ce faire, il est suggéré de joindre une copie de la partie du
formulaire de soumission de soumissionnaire principal demandant des
prix distincts et de confirmer tous les éléments en inscrivant leur
valeur ou 0.)
Révision des
prix
Les prix peuvent être
révisés avant que l’heure de clôture précisée par le Bureau de
dépôt par télégramme ou télécopieur (les courriels ne sont pas
acceptés). Les révisions doivent être indiquées uniquement sous
forme d’un plus ou d’un moins par rapport à la valeur inscrite sur
les documents d’appel d’offres officiels. Si plusieurs révisions
sont effectuées, elles seront classées dans l’ordre d’horodatage de
réception estampillé et calculées en séquence pour parvenir à la
valeur finale, sauf s’il est clairement indiqué qu’elles annulent
(ce qui n’est pas recommandé) la révision précédente et doivent
être prises par rapport à la valeur indiquée sur l’offre initiale.
Les soumissionnaires sont seuls responsables de s’assurer que les
révisions sont faites de façon qu’elles soient horodatées avant
l’heure de clôture. L’ACNB n’est pas responsable des retards causés
par un télécopieur surchargé ou autre. Les révisions reçues après
l’heure officielle de clôture ne seront pas prises en comptes.
Ne PAS envoyer de prix total révisé.
Élimination des
documents d’appel d’offres reçus au Bureau de
dépôt
Les documents
concernant les offres de sous-traitants reçus au Bureau de dépôt, y
compris les offres rejetées, sont conservés durant une période d’au
moins deux ans après la date de clôture de l’appel d’offres
principal. Après quoi, ces documents et tout autre document relatif
à l’appel d’offres en question détenus par le Bureau de dépôt
seront détruits par déchiquetage.
Le système du Bureau de dépôt des soumissions du
Nouveau-Brunswick est contrôlé et géré par l’Association de la
construction du Nouveau-Brunswick. Il comprend trois sections
exploitées au nom de l’ACNB par des associations régionales situées
à Fredericton, Saint John et Moncton.
Les soumissions de sous-traitants pour un projet
faisant l’objet d’un appel d’offres doivent être déposées à la
section du Bureau de dépôt située à l’association de la
construction du territoire où le projet sera exécuté.
Le Bureau de dépôt comprend plusieurs comités
qui supervisent le fonctionnement, la gestion et la mise en
application des règles :
1.
Le comité du Bureau de dépôt de
l'ACNB;
2.
Les comités du Bureau de dépôt régionaux
(3);
3.
Le comité d’examen du président de
l'ACNB.
La structure et le rôle de ces comités sont
décrits ci-dessous.
Comité du Bureau
de dépôt de l'ACNB
Ce comité est composé
d’un président nommé par le conseil d'administration de l'ACNB et
du président de chacun des trois comités du Bureau de dépôt
régionaux.
Il est chargé de gérer
le fonctionnement, d’interpréter les règles, de recommander des
révisions aux règles au conseil d'administration de l’ACNB, de
coordonner les activités avec les utilisateurs du Bureau de dépôt
et, d’une façon générale, de faire en sorte que les trois sections
régionales du Bureau de dépôt fonctionnent de manière
uniforme.
Dans certains cas, les
gros utilisateurs du système peuvent être invités aux réunions du
comité aux fins d’information. Ils n’ont alors pas droit de vote,
bien que leurs commentaires soient appréciés.
Le comité relève directement du conseil
d’administration de l’ACNB, qui doit approuver les modifications
aux règles du Bureau de dépôt.
Ce comité, ou son président, agit également à
titre de première instance d’examen en cas de plainte ou
d’infraction aux règles. En cas de rejet d’une offre par une
section régionale du Bureau de dépôt pour une infraction aux
règles, le soumissionnaire peut interjeter appel auprès du comité ou de son
président, par demande écrite adressée au président, jusqu’à six
heures avant l’heure de clôture du dépôt de l’offre principale. Si
le président du comité maintient le rejet, cette décision est sans
appel. Si le rejet ou la plainte concerne une infraction aux règles
du Bureau de dépôt qui semble délibérée, le rejet sera transmis au
comité d'examen du président de l'ACNB, et celui-ci se réunira à sa
convenance pour déterminer les mesures à prendre.
Comités du Bureau
de dépôt régionaux
Chaque section régionale du Bureau de dépôt
comprend un comité. Ce comité est composé d’un président nommé par
le conseil d'administration de l’association de la construction
régionale et autant de membres bénévoles qu’il est nécessaire pour
assurer une présence suffisante à l’ouverture des offres. Un
minimum de deux et un maximum de trois membres du comité, plus le
président, doivent être présent à chaque ouverture
d’offres.
Un membre du personnel de la section régionale
peut aussi être présent pour consigner les résultats.
Les tâches de ce comité sont les
suivantes :
-
Ouvrir les offres et s'assurer qu’elles
contiennent les documents adéquats et respectent les
règles;
-
Réunir et distribuer
les enveloppes d’offres des sous-traitants aux soumissionnaires
principaux;
-
Conserver les offres en
toute sécurité à l’intention du soumissionnaire principal
retenu;
-
Transmettre tout rejet
d’offre immédiatement après la clôture du dépôt des soumissions au
président du comité du Bureau de dépôt de l'ACNB;
-
Formuler des
recommandations à l’intention du comité du Bureau de dépôt de
l'ACNB et coordonner avec lui les activités et la résolution des
problèmes.
Le président est le
représentant officiel du comité régional au comité du Bureau de
dépôt de l'ACNB.
Comité d’examen
du président de l'ACNB
Ce comité est présidé par le président du Bureau
de dépôt de l’ACNB, qui est nommé par l'ACNB. Le président compose
le comité qui comprend au moins :
-
Les présidents des deux comités du Bureau de
dépôt régionaux qui ne sont pas concernés par le litige ou
l’infraction aux règles examiné;
-
Un ou plusieurs membres du conseil
d'administration de l'ACNB (au cas où le président du Bureau de
dépôt de l’ACNB leur demanderait de participer);
-
(Facultatif) Un entrepreneur principal ou un
sous-traitant membre non directement concerné par l’ouverture des
offres ou qui n’a pas déposé de soumission pour la spécialité en
question, au cas où leur expertise serait utile.
Tout membre du conseil d’administration qui a
déposé une offre soit pour la section de spécialité concernée soit
comme soumissionnaire principal doit se considérer comme étant en
conflit d’intérêts et être remplacé par un autre membre du conseil
d’administration.
Ce comité a pour rôle d’entendre et de juger les
appels ou plaintes qui lui sont transmis en vertu des règles du
Bureau de dépôt au sujet d’un soupçon d’infraction délibérée aux
règles du Bureau de dépôt. S’il juge la plainte fondée, il
décide des pénalités à imposer. En vertu des règles du Bureau de
dépôt, les décisions relatives au rejet ou à la réintégration
d’une offre ou à l’infraction à une règle rendues par le comité
d'examen sont sans appel.
Les auditions s'effectuent normalement par
téléconférence, de la façon suivante :
-
Le président de l’ACNB doit transmettre les
documents concernant le litige à tous les membres participants
avant la téléconférence;
-
En cas d’appel d’un rejet, la seule information
et la seule documentation pertinentes sont les documents d’appel
d’offres, la soumission, les règles du Bureau de dépôt et les
procédures d’ouverture des offres.
La téléconférence se déroule de la façon
suivante :
-
Les membres doivent être en nombre suffisant
pour l’obtention du quorum;
-
Le point de vue du représentant du comité du
Bureau de dépôt régional sur l’incident est entendu. (Le
plaignant ne peut être partie de la conférence à ce moment pour
éviter les confrontations inutiles.)
-
À la discrétion du président du comité, le
plaignant peut être autorisé à intégrer la téléconférence pour
faire valoir son point de vue (sans commentaire du représentant du
comité du Bureau de dépôt régional.)
-
Le plaignant quitte ensuite la téléconférence.
Le représentant du comité du Bureau de dépôt régional peut alors à
son tour quitter la téléconférence ou rester, à la discrétion du
président de l'ACNB. Il ne dispose pas de droit de vote et
n’intervient plus, sauf pour répondre à une question d’un des
membres du comité.
Le comité délibère et en arrive à une conclusion
fondée uniquement sur les règles du Bureau de dépôt et sur les
exigences du Bureau de dépôt. Tous les membres du comité ont droit
de vote. Dans le cas d’une audience sur le rejet ou la
réintégration d’une offre, la décision du comité d'examen est sans
appel.
Le président de l’ACNB avise les parties
concernées de la décision du comité. En cas de plainte au sujet de
la validité de l’offre d’un sous-traitant, tous les efforts
raisonnables seront faits pour convoquer une audience dans la
période située entre la clôture du dépôt des soumissions des
sous-traitants et la clôture de l’appel d’offres
principal.
Si ce n’est pas possible, la décision initiale
du président du comité du Bureau de dépôt de l'ACNB doit primer et
est sans appel à la clôture du dépôt des offres
principales.
Dans le cas d’une infraction aux règles incluant
une mesure disciplinaire contre un utilisateur du Bureau de dépôt,
la réunion doit avoir lieu à la discrétion et à la convenance du
président du comité du Bureau de dépôt de l'ACNB.
Directives de remplissage d’une offre
Remplissage de la
formule de soumission
|
Date
|
Entrez la date où vous avez rempli la
formule.
|
|
Offre à
|
Entrez le nom du soumissionnaire principal
auquel vous adressez votre offre.
|
|
Projet
|
Entrez le nom du projet indiqué dans les devis
descriptifs.
|
|
Spécialité
|
Entrez le nom de la spécialité pour laquelle
vous soumissionnez.
|
|
Numéro de la division ou de la section
|
Entrez les numéros de section ou de division
indiqués dans les devis descriptifs et qui définissent la portée
des travaux. Si la quantité de numéros est trop grande pour
l’espace prévu, vous pouvez joindre une feuille séparée pour
continuer ou simplement indiquer « Tel que défini par le
responsable de l’appel d'offres ». (Important : Consultez
la règle 8 (a)(1).)
|
|
TVH exclue
|
Entrez le montant de votre offre en
lettres.
|
|
Montant
|
Entrez le montant de
votre offre en chiffres. En cas de divergence, la valeur en lettres
fera foi.
|
|
Prix de remplacement
ou prix
distincts
|
Les prix distincts ou
de remplacement demandés pour l’offre du soumissionnaire principal
doivent être fournis par les sous-traitants touchés.
Remarque : Vous
devez préciser si le prix est un ajout ou une déduction par rapport
au prix de l’offre. Un petit espace est prévu sur la formule de
soumission pour ces prix. Lorsque plusieurs prix distincts sont
demandés, il est recommandé aux sous-traitants de joindre une copie
de cette partie de la formule de soumission des entrepreneurs
principaux et de confirmer tous les éléments de prix
distincts. Pour les éléments qui n’influent pas sur le
contenu de votre offre, inscrivez 0 pour confirmer que vous avez
tenu compte dans votre offre de tous les ajouts ou modifications
aux travaux demandés.
|
|
Nom
|
Entrez le nom légal sous lequel votre entreprise
est exploitée ou incorporée.
|
|
Adresse
|
Entrez l’adresse de votre entreprise, avec le
code postal.
|
|
Signature autorisée
|
Entrez la signature de l'agent autorisé de votre
entreprise.
|
Remplissage de
l’enveloppe blanche
De
Entrez le nom légal sous lequel votre entreprise
est incorporée.
Projet
Entrez le nom du projet indiqué dans les devis
descriptifs.
Spécialité
Entrez le nom de la spécialité pour laquelle vous
soumissionnez.
No de section
Entrez les numéros de section qui définissent la
portée de vos travaux dans les devis descriptifs ou entrez
« Tel que défini par le responsable de l’appel d'offres »
(reportez-vous à la règle (a)(1)).
Cette enveloppe
Entrez le nombre d’enveloppes vertes et roses et
indiquez si l'enveloppe
contient
contient un cautionnement de soumission ou une
lettre déclarant que le montant est suffisamment bas pour ne pas
exiger de cautionnement de soumission.
Remplissage des
enveloppes roses et vertes
De
Entrez le nom légal
sous lequel votre entreprise est exploitée ou
incorporée.
Spécialité
Entrez le nom de la spécialité pour laquelle vous
soumissionnez.
No de
section
Entrez les numéros de
section qui définissent la portée de vos travaux dans les devis
descriptifs ou entrez « Tel que défini par le responsable de
l’appel d'offres » (reportez-vous à la
règle (a)(1)).
Projet
Entrez le nom du projet indiqué dans les devis
descriptifs
Nom de
l'entrepreneur Entrez le nom du soumissionnaire principal auquel vous
adressez votre offre.
général
Remplissage de la
formule de cautionnement
Les formules de
cautionnement de soumission peuvent différer selon la société
émettrice. Adressez-vous à elle pour savoir si votre formulaire est
correctement rempli.
Assurez-vous que :
-
la date inscrite sur le cautionnement de
soumission est correcte;
-
le nom de votre entreprise est
correct;
-
le nom du projet est correct;
-
le pourcentage du montant de l’offre respecte
les exigences de l'appel d’offres;
-
le nom du bénéficiaire du cautionnement de
soumission est correct (sauf indication contraire, c'est
l’entrepreneur principal retenu);
-
le cautionnement est valide pour la période de
validité des offres des soumissionnaires principaux;
-
le cautionnement de soumission comporte la
signature et le sceau du soumissionnaire et de la société de
cautionnement lorsque le soumissionnaire est une entreprise
incorporée. Dans le cas d’une entreprise non incorporée, le nom
d’un témoin de la signature par le signataire autorisé doit être
indiqué sur la ligne prévue à cet effet sur le cautionnement (non
requis lorsque le cautionnement comporte un sceau
d'entreprise);
-
le cautionnement de
soumission est accompagné d’un consentement au cautionnement valide
pour la même période que le cautionnement de soumission.
(Attention : À ne pas confondre avec une « lettre
d'agent », qui n’est pas un consentement au
cautionnement.)
Questions
courantes
Est-ce que seuls les entrepreneurs membres
peuvent utiliser le Bureau de dépôt?
Non. Le Bureau de dépôt est un système de dépôt
des soumissions ouvert à tous les soumissionnaires. Les membres ne
bénéficient pas de privilèges par rapport aux
non-membres.
Un soumissionnaire principal doit-il choisir
la plus basse offre des sous-traitants?
Non. Le soumissionnaire principal peut choisir
n’importe quelle offre de sous-traitant dont la soumission a été
reçue par le Bureau de dépôt.
Un soumissionnaire principal doit-il accepter
une offre provenant d’un sous-traitant avec lequel il ne veut PAS
travailler?
Non. Le soumissionnaire principal peut retourner
l’enveloppe contenant l’offre d’un sous-traitant NON OUVERTE
au Bureau de dépôt.
Un sous-traitant peut-il qualifier son offre
pour les travaux qu’il souhaite exclure?
Non. On s'attend à ce que le responsable de
l'appel d’offres ait clairement défini les travaux dont chaque
division de sous-traitance sera responsable. L’offre des
sous-traitants doit respecter les plans et les devis descriptifs et
tout addenda. Toute offre qualifiée sera rejetée.
À qui le
cautionnement est-il payable?
Sauf indication
contraire du responsable de l’appel d’offres, le cautionnement doit
être payable à l’entrepreneur principal retenu. Un
cautionnement qui ne respecte pas les exigences entraînera le rejet
de la soumission.
L’utilisation du
Bureau de dépôt est-elle payante?
L’utilisation est
gratuite pour les responsables des appels d’offres. Les
sous-traitants ont à débourser les frais de formules de soumission
et d’enveloppes. Les soumissionnaires principaux ont à débourser
des frais minimes pour le ramassage des enveloppes.
Le contrat de
sous-traitance doit-il être rédigé sur un document de l'ACC?
(Référence : règlement 13)
Non, mais c'est
préférable. Il peut être rédigé sur toute formule de contrat
convenant aux deux parties. L’intention du règlement est de
protéger les sous-traitants pour qu’ils ne soient pas pénalisés au
cas où ils refuseraient de signer un contrat contenant des
conditions qu’ils ignorent, ou avec lesquelles ils ne sont pas
d'accord, au moment de déposer leur soumission.
L’utilisation du
Bureau de dépôt nécessite-t-elle des changements au contrat
principal?
Non. Le contrat
principal est établi entre le soumissionnaire principal et le
responsable de l'appel d’offres. L’utilisation du Bureau de dépôt
n’influe d’aucune façon sur l'exécution ou le contenu des travaux
ou sur les documents utilisés pour le contrat
principal.
Quel est
l’inconvénient d’utiliser le Bureau de dépôt?
Il ne devrait pas y
avoir d’inconvénient. Les concepteurs des appels d’offres
devraient cependant prendre soin de bien définir le responsable du
contenu de chaque section. Les avantages dépassent les
inconvénients possibles. Le responsable de l’appel d’offres ne
devrait percevoir aucune différence autre que l’obligation de
définir pour quelles spécialités les sous-traitants auront à
présenter une soumission par l’intermédiaire du Bureau de dépôt. De
toute façon, la majorité des documents d'appel d’offres principal
exigent que ces spécialités soient nommées. L’utilisation du Bureau
de dépôt est même avantageuse sur le plan financier, puisqu’en
raison de la confidentialité du processus, les sous-traitants
peuvent offrir leur meilleur prix, car
ils n’ont pas à prévoir des fonds de
marchandage.
Le responsable de l’appel d’offres
participe-t-il au traitement des litiges?
Non. Le Bureau de
dépôt est un service volontaire exploité par l’industrie au
bénéfice des soumissionnaires. Les litiges sont une question
interne à l’industrie. Si une plainte est déposée au responsable de
l’appel d’offres, il devrait aiguiller le plaignant vers le comité
du Bureau de dépôt de l’ACNB ou son président. (Voir le
fonctionnement du comité d’examen du président de
l'ACNB.)
RÈGLES DE PROCÉDURE
DU SYSTÈME DU BUREAU DE DÉPÔT DES SOUMISSIONS DU
NOUVEAU-BRUNSWICK
DE L’ASSOCIATION DE LA CONSTRUCTION DU
NOUVEAU-BRUNSWICK
(Important : Se reporter au guide d’utilisation
du répertoire des membres de l’ACNB)
CONDITIONS GÉNÉRALES
1.
DÉFINITION et OBJECTIFS
a)
Le Bureau de dépôt des soumissions du
Nouveau-Brunswick, ci-après simplement désigné par « Bureau de
dépôt », est un système qui a été mis sur pied dans le but
d’améliorer les pratiques en matière de dépôt des soumissions dans
l’industrie de la construction. Le Bureau de dépôt recueille les
soumissions scellées des sous-traitants, protégeant ainsi la
confidentialité des offres et permettant aux entrepreneurs
principaux d’obtenir des offres écrites fermes suffisamment à
l’avance pour préparer eux-mêmes des offres complètes et exactes.
Ces procédures sont à l’avantage des propriétaires, des
architectes, des ingénieurs et des entrepreneurs.
b)
Le recours au système du Bureau de dépôt pour tout
projet de construction n’accorde à personne le droit d’intenter une
poursuite à l’encontre de l’Association de la construction du
Nouveau-Brunswick, du comité du Bureau de dépôts ou de tout
officier, administrateur ou membre de ceux-ci.
c)
Le Bureau de dépôt, utilisé conformément aux règles de
procédure définies dans le présent document, et conformément à
toute directive additionnelle qui pourrait être émise, vise à
établir un code de pratiques en matière de dépôt des soumissions.
Chaque utilisateur du système accepte volontairement ces pratiques
pour son propre bénéfice et à ses propres risques.
2.
GESTION
a)
La gestion du Bureau de dépôt incombe à trois comités
régionaux situés respectivement dans les locaux de l’Association de la construction du
nord-ouest de Fredericton, de l’Association de la construction du
nord-est de Moncton et de l’Association de la construction
de Saint John. Le Bureau de dépôt
est dirigé par un président nommé par le
conseil d'administration de l’ACNB et dont il est membre. Le
président du Bureau de dépôt de l’ACNB supervise un comité
d'exploitation composé des présidents des trois comités régionaux
et de bénévoles locaux.
3.
PORTÉE
Le Bureau de dépôt recevra et acheminera les soumissions pour
toutes les spécialités énumérées dans les devis descriptifs du
projet faisant l’objet d’un appel d’offres, ou dans l’annonce de
l’appel d’offres diffusée dans les médias d’information officiels
lorsque les devis descriptifs ne dressent pas la liste des
spécialités touchées par l’appel d’offres lancé par l’entremise du
Bureau de dépôt.
4.
ADMISSIBILITÉ
Tout propriétaire, particulier ou entreprise peut utiliser les
services du Bureau de dépôt dans la mesure où il adhère aux
règles de procédure établies par le Bureau de
dépôt.
5.
RÈGLES SOUS FORME IMPRIMÉE ET « EXIGENCES SE TROUVANT SUR LES
FORMULAIRES »
Les règles sous forme imprimée, portant sur l’ensemble des étapes
du fonctionnement du Bureau de dépôt, peuvent être consultées par
toutes les parties intéressées. La lecture de ces règles devrait
être complétée par l’étude des exigences énoncées sur la formule de
soumission officielle du Bureau de dépôt.
6.
ENVELOPPES, FORMULAIRES D'APPEL D’OFFRES ET
FRAIS
Tout recours au Bureau de dépôt doit se faire selon la procédure
suivante :
Les soumissionnaires qui déposent une offre par
l’entremise du Bureau de dépôt doivent utiliser pour ce faire la
formule de soumission officielle, ainsi que les enveloppes
officielles obtenues auprès du Bureau de dépôt.
a) La formule de
soumission officielle du Bureau de dépôt est en trois
exemplaires.
(1)
L’exemplaire rose est destiné à l’entrepreneur principal et doit
être placé dans l’enveloppe rose qui est ensuite cachetée. Le
Bureau de dépôt met l’enveloppe rose à la disposition de
l’entrepreneur principal.
(2) Les exemplaires verts des offres présentées à
l’entrepreneur principal doivent être placés dans une seule et même
enveloppe, qui est ensuite cachetée. L’enveloppe verte sera
conservée par le Bureau de dépôt.
(3) Le soumissionnaire conserve la copie jaune dans ses
dossiers.
(b) Toutes les enveloppes susmentionnées sont insérées
dans la grande enveloppe blanche officielle du Bureau de dépôt, qui
est ensuite cachetée et remise au Bureau de dépôt. Tous les espaces
en blanc sur les enveloppes doivent être remplis (voir la
règle 12).
(c)
Les soumissionnaires parient les frais d’achat des
enveloppes et des formules de soumission au moment où ils les
demandent.
7.
CLÔTURE
La clôture du dépôt des soumissions est fixée à 14 h, deux
jours ouvrables avant la date de clôture de la soumission
principale, à moins qu’il en soit expressément décidé autrement par
le propriétaire, ou par le responsable de l'appel d'offres qui le
représente. À l’heure et au jour fixés, ou avant, les
sous-traitants doivent remettre leurs soumissions scellées au
Bureau de dépôt dans la grande enveloppe blanche officielle.
L’enveloppe est immédiatement estampillée à l’aide d’un horodateur
au moment de sa réception par le Bureau de dépôt, qui émet alors un
reçu sur lequel apparaît le nom du projet et l’heure à laquelle la
soumission a été déposée. Les soumissions scellées sont mises sous
clef dans une boîte prévue à cet effet et ne pourront en aucun cas
être retirées avant l’heure de clôture officielle du dépôt des
soumissions. Les soumissions présentées après l’heure de clôture
sont estampillées et conservées, mais ne sont pas acheminées aux
entrepreneurs concernés. L’horodateur du Bureau de dépôt constitue
l’appareil officiel de mesure du temps régissant la clôture du
dépôt des soumissions.
8.
PROCÉDURE APPLICABLE AUX SOUS-TRAITANTS :
« LISEZ LES DIRECTIVES SUR LE FORMULAIRE DE SOUMISSION; LES
RETRAITS SONT PERMIS » –
Règle (8f)(a)(1)
(Voir les instructions sur le remplissage des
offres)
(1) Les
soumissionnaires doivent indiquer sur leur formule de soumission,
ainsi que sur les enveloppes, les numéros de toutes les sections
sur lesquelles porte leur offre. Ces numéros doivent correspondre
aux listes dressées par le responsable de l’appel d'offres pour
chaque division. Le montant de l’offre principale doit être inscrit
en lettres et en chiffres dans l'espace prévu à cet effet et
inclure toutes les sections désignées. En cas de divergence, la
valeur en lettres fera foi. Les prix de remplacement et distincts
doivent être indiqués uniquement en chiffres.
Les soumissionnaires peuvent omettre la liste des numéros de
division et de section et indiquer seulement « Tel que défini
par le responsable de l’appel d'offres » sur l’enveloppe et la
formule. Ce faisant, toutefois, ils assument l'entière
responsabilité d'inclure l'étendue des travaux, tels qu’ils sont
énumérés dans les devis descriptifs et dans les documents d'appel
d'offres.
S’ils utilisent la méthode susmentionnée, les soumissionnaires
reconnaissent que toutes les sections correspondant aux numéros
énumérés dans les devis descriptifs sont comprises dans le montant
de leur offre.
(2) Les
soumissionnaires doivent fournir un prix distinct pour chaque
division ou spécialité intégrale officiellement mentionnée dans les
documents d’appel d’offres.
(3) La somme
globale des prix combinés peut être indiquée, sans qu’il ne doive
pour autant s’agir de la somme totale des prix distincts pour les
sections de spécialité intégrales indiquées, mais cela
uniquement si les prix distincts pour les sections de spécialité
ont été indiqués comme il a été spécifié. Le montant de chacun
de ces prix distincts déterminera si un cautionnement de soumission
est requis en vertu de la règle 12 (Garantie de soumission).
Lorsqu’un prix combiné est indiqué, ce prix déterminera s’il est
nécessaire de fournir une garantie.
(b)
Lorsque des prix de remplacement sont expressément demandés dans
les documents d'appel d'offres, la différence de prix doit être
clairement indiquée en tant que soustraction ou qu’addition aux
prix distincts mentionnés dans la règle 8(a), dans l’espace
prévu à cet effet sur la formule officielle de soumission
ou sur une feuille jointe si l’espace est
insuffisant.
(c) Les
sous-traitants ont la responsabilité de soumettre leurs offres
conformément aux documents d'appel d'offres.
(d) Un
sous-traitant peut présenter au Bureau de dépôt un avis écrit (par
télécopieur ou télégramme) au sujet d’avenants apportés à sa
soumission, dans la mesure où chacun des avenants, ainsi que la
grande enveloppe blanche officielle, sont reçus avant l’heure de
clôture du dépôt des soumissions. Une copie de chacun des avenants
doit être adressée à chaque entrepreneur principal concerné, aux
soins du Bureau de dépôt. Les avenants reçus après l’heure de
clôture seront estampillés et conservés, mais ne seront pas
acheminés aux entrepreneurs concernés. Les amendements multiples doivent être calculés
dans l’ordre de leur réception, sauf indication contraire
clairement formulée par le
soumissionnaire.
(e) Les
soumissions ne doivent pas être modifiées de quelque manière que ce
soit après la date et l’heure de clôture du dépôt des soumissions.
Le Bureau de dépôt ne prendra aucune mesure pour aviser les
entrepreneurs principaux du retrait d’une soumission, mais mettra
néanmoins à leur disposition les lettres ou les avis acheminés par
télécopieur ou par télégramme qui leur sont adressés et qui peuvent
être déposés auprès du Bureau de dépôt avant l’heure de
clôture.
(f)
Les soumissions peuvent être retirées au plus tard
vingt-quatre (24) heures avant l’heure de clôture de l’appel
d’offres principal. Le sous-traitant doit confirmer sa décision de
se retirer par écrit, par télécopieur ou par télégramme, auprès de
TOUS les entrepreneurs principaux concernés, au plus tard
vingt-quatre (24) heures avant la clôture de l’appel d’offres
principal. La responsabilité de la preuve relativement au moment
du retrait effectif de la soumission incombe au
soumissionnaire. Il incombe au sous-traitant d’aviser par
écrit, par télégramme, télécopieur ou autre mode identifiant son
entreprise, TOUS les entrepreneurs principaux de sa décision
de se retirer. Une copie de l’avis écrit de retrait est déposée au
Bureau de dépôt.
Lorsqu’un sous-traitant présente des prix distincts pour une ou
plusieurs des catégories de travaux spécifiées et qu’il indique un
prix combiné pour l’ensemble des travaux visés par son offre, la
validité du prix combiné est fonction de tous les prix distincts
faisant toujours partie de la soumission. Si le sous-traitant
soumissionnaire fait usage de son droit de retirer un ou plusieurs
des prix distincts inclus dans sa soumission, le prix combiné qu’il
a indiqué sera alors automatiquement annulé. Le sous-traitant ne
peut retirer uniquement son prix combiné.
« SI VOUS AVEZ OUBLIÉ QUELQU’UN »
(g)
Lorsqu’un sous-traitant omet par inadvertance de présenter une
offre à un entrepreneur principal :
(1) Il peut, au plus
tard quatre (4) heures avant l’heure de clôture de l’appel
d’offres principal, envoyer au Bureau de dépôt où sont reçues les
soumissions un avis par télégramme ou par télécopieur identifiant
son entreprise qui se lira comme suit : « Nous avons omis
de présenter une offre à (Construction Leblond) pour le
(projet ABC). Veuillez étudier notre offre adressée à
(Construction Leroux) comme si elle avait aussi été présentée à
(Construction Leblond).
« Signature du sous-traitant »
(2) Après avoir envoyé cet
avis par télégramme ou par télécopieur au Bureau de dépôt, il devra
également aviser (Construction Leblond).
9.
PROCÉDURE S’APPLIQUANT AUX ENTREPRENEURS PRINCIPAUX :
« AVEZ-VOUS AVISÉ LE BUREAU DE
DÉPÔT? »
Les entrepreneurs principaux qui reçoivent des
soumissions par l’entremise du Bureau de dépôt doivent procéder
comme suit :
(a) Les
entrepreneurs principaux devraient informer le Bureau de dépôt de
leur intention de déposer une offre pour un projet donné au moment
de la prise de possession des documents d'appel d'offres. Ils
devraient aussi en aviser les sous-traitants.
(b)
L’entrepreneur principal a la responsabilité d’obtenir les
enveloppes requises.
(c) (1) Un entrepreneur
principal n’a pas à accepter une soumission d’un sous-traitant
lorsque celle-ci n’a pas été sollicitée; il la retournera alors
sans l’ouvrir au Bureau de dépôt.
(2) Lorsqu’un
entrepreneur principal a l’intention de recourir à ses propres
effectifs pour les travaux à effectuer, il est obligatoire que
ces travaux soient effectués par ses propres employés. S’il lui
est impossible de le faire, il devra faire appel aux services d’un
des soumissionnaires qui a présenté une offre par l’entremise du
Bureau de dépôt, au prix que le soumissionnaire a indiqué dans
son offre, et il ne devra pas lancer d’appel d’offres à
d’autres sources.
(3)
L’entrepreneur principal qui présente une offre pour
une spécialité par l’entremise du Bureau de dépôt et qui a
l’intention de recourir à ses « PROPRES EFFECTIFS » doit
posséder l’équipement requis pour effectuer les travaux en question
et couramment effectuer ce type de travaux dans le cadre de ses
activités professionnelles normales, avant le moment du dépôt de sa
soumission au Bureau de dépôt. Le comité du Bureau de dépôt pourra
exiger une vérification de cette condition.
(4)
Il incombe à l’entrepreneur principal d’assurer la
conformité à la règle 9(3), soit par affidavit soit par la
production d’une copie de la licence pour une spécialité
nécessitant une licence. L’affidavit ou la licence doit être
transmis au Bureau de dépôt avant le dépôt de l’offre ou être
inclus dans ladite offre.
(d)
Après la clôture du dépôt des soumissions, l’entrepreneur principal
doit prendre possession des soumissions qui lui sont adressées au
Bureau de dépôt et s’acquitter des droits exigés. Tout entrepreneur
principal qui décide de ne pas soumissionner doit avertir le Bureau
de dépôt de son intention de se retirer au moins vingt-quatre
(24) heures avant la clôture du dépôt des offres, à défaut de
quoi il devra s’acquitter des droits exigés, peu importe qu’il
prenne possession ou non des enveloppes de soumission qui lui sont
destinées.
« AUCUNE SOUMISSION N’A PAS ÉTÉ
REÇUE? »
(e) L’entrepreneur principal qui n’a reçu aucune offre
pour une spécialité donnée doit obtenir le nom des soumissionnaires
dans cette spécialité auprès du Bureau de dépôt afin de pouvoir
lancer un appel d’offres directement aux sous-traitants,
conformément aux dispositions de la règle 8(g).
(f) Lorsqu’un entrepreneur
principal ne reçoit aucune soumission valide par l’entremise du
Bureau de dépôt pour une spécialité donnée, il est alors libre de
lancer un appel d’offres directement aux sous-traitants pour cette
spécialité uniquement, à la condition de respecter les exigences
des règles 12 et 13.
(g) Les
règles 9(e) et 9(f) ne s’appliquent pas dans le cas d’un
entrepreneur principal qui est sous le coup d’une suspension
imposée par le Bureau de dépôt de l’ACNB.
« L’ENTREPRENEUR
PRINCIPAL N’A REÇU QU’UNE SEULE
SOUMISSION »
(h) L’entrepreneur principal qui n’a reçu qu’une seule
soumission doit utiliser cette soumission conformément aux
règles 8(g) et 9(c).
« LE BUREAU DE DÉPÔT N’A REÇU QU’UNE SEULE
SOUMISSION »
(i)
Si le Bureau de dépôt ne reçoit qu’une seule
soumission, le propriétaire ou le responsable de l'appel d'offres
en est informé avant le dépouillement de cette soumission. Le
propriétaire ou le responsable de l'appel d'offres demande alors au
Bureau de dépôt de prendre une des deux mesures
suivantes :
(1) Accepter la
soumission et la mettre à la disposition des entrepreneurs
principaux;
(2) Rejeter la
soumission et la retourner sans l’ouvrir au sous-traitant. La
règle 9(f) s’applique alors.
S’il est impossible de communiquer avec le propriétaire ou le
responsable de l'appel d'offres dans les vingt-quatre
(24) heures, la soumission est retournée au sous-traitant sans
qu’elle ait été ouverte et la règle 9(f)
s’applique.
(3) Quand une soumission d’un
sous-traitant est jugée irrecevable ou rejetée alors que seulement
deux soumissions ont été reçues, il ne s’agit pas d’une situation
où une seule soumission a été reçue. De même, la situation où un
entrepreneur soumissionne pour une spécialité quelconque et a
l’intention d’avoir recours à ses « propres effectifs »
n’est pas non plus considérée comme une situation où une seule
soumission a été reçue.
10. TRAITEMENT DES ENVELOPPES ET
PRIX
(a) Au plus tard deux
(2) heures après la clôture du dépôt des soumissions, la boîte
des soumissions est ouverte par un représentant du Bureau de dépôt
et les enveloppes blanches sont décachetées. Les enveloppes roses
sont placées dans des enveloppes distinctes pour chaque
entrepreneur principal; l’enveloppe verte est ouverte par le Bureau
de dépôt.
(b) La liste des soumissionnaires et des prix est dressée
et affichée dès que possible après la clôture du dépôt des
soumissions, au bénéfice des sous-traitants, des entrepreneurs
principaux et du responsable de l'appel d'offres s’ils en font la
demande.
(c)
Si une section de spécialité comprend une soumission comportant le
recours à ses propres effectifs, seul le nom des soumissionnaires
est affiché. Les prix ne seront publiés qu’après l’heure de clôture
de l’appel d’offres principal. Le Bureau de dépôt remplit des
feuilles récapitulatives et met des enveloppes roses à la
disposition des soumissionnaires principaux selon la procédure
habituelle.
11.
IRRÉGULARITÉS ET PLAINTES
(a) Les
entrepreneurs principaux et les sous-traitants qui manquent aux
règles de procédure du Bureau de dépôt peuvent faire l’objet d’une
réprimande ou d’une suspension pour une durée définie de leur droit
d’utiliser le Bureau de dépôt, ou leur soumission peut être
déclarée invalide.
(b) Tout
utilisateur du Bureau de dépôt qui désire déposer une plainte doit
la présenter par écrit au président du comité du Bureau de dépôt de
l’ACNB, Association de la construction du Nouveau-Brunswick, 190,
rue Brunswick, Fredericton (Nouveau-Brunswick) E3B 1G6. À la
réception d’une plainte, le président du Bureau de dépôt de l'ACNB
en avisera le responsable de l'appel d'offres et effectuera une
enquête sur les allégations.
(c)
Dans le cas d’un litige concernant le rejet d’une offre ou le
non-respect d’une règle, la plainte peut être transmise au
président du Bureau de dépôt de l'ACNB. Si le président du Bureau
de dépôt de l'ACNB, a sa seule discrétion, juge que la plainte
concerne le non-respect d’une règle, il peut envoyer la plainte
devant un comité composé du président des deux comités régionaux
non concernés et d’un membre du conseil d'administration de l'ACNB,
auquel le président du Bureau de dépôt officie comme conseiller
sans droit de vote. Toute décision de ce comité est sans appel,
mais il n’y a aucune obligation pour le comité de procéder à des
audiences pour rendre cette décision et pour le responsable de
l'appel d'offres de se plier à la décision rendue par ce comité
après la clôture de l'appel d’offres principal.
(d) Si,
après avoir fait enquête au sujet d’une plainte, le comité du
Bureau de dépôt de l'ACNB établit qu’il y a bel et bien eu
manquement aux règles de procédure du Bureau de dépôt, l’ACNB devra
en informer le responsable de l'appel d'offres et pourra
recommander aux administrateurs de l’Association de la construction
du Nouveau-Brunswick de réprimander la partie en infraction ou de
la suspendre pour une période déterminée de son droit d’utiliser
les services du Bureau de dépôt. Le responsable de l'appel
d'offres pourrait alors disqualifier l’offre de l’entrepreneur
principal ou du sous-traitant, ou les deux.
(e)
L’ACNB informe de ses recommandations la ou les parties en
infraction, qui ont alors le droit de comparaître devant les
administrateurs de l’Association de la construction du
Nouveau-Brunswick afin de présenter leur point de vue relativement
à la question en litige, au moment fixé par les administrateurs,
avant toutefois l’imposition d’une éventuelle mesure disciplinaire.
Si la ou les parties en infraction ne se présentent pas au moment
et au lieu fixés par les administrateurs, le défaut de comparaître
constituera une renonciation à leur droit de comparaître et de
faire valoir leur point de vue.
(f) La décision du conseil
d'administration de l'ACNB est sans appel.
12. CAUTIONNEMENT – CETTE SECTION
S’APPLIQUE SEULEMENT LORSQUE L’ENTREPRENEUR PRINCIPAL DOIT FOURNIR
UNE CAUTION. « AVEZ-VOUS LU LES DIRECTIVES À L’ATTENTION DES
SOUMISSIONNAIRES? »
Le Bureau de dépôt recommande d’utiliser les
cautionnements de soumission conformément aux pratiques et règles
de procédure définies dans la plus récente édition du Guide des
assurances de construction, publié par le Comité canadien des
documents de construction et approuvé par l’IRAC, l’AICC, l’ACC et
le DCC.
Les dispositions suivantes s’appliquent en matière de
cautionnement de soumission à moins qu’il en soit décidé autrement
par le propriétaire ou le responsable de l'appel
d'offres.
La responsabilité de l’acquisition et du paiement des
cautionnements exigés incombe au sous-traitant.
(a) Le
sous-traitant doit inclure séparément, dans la grande enveloppe
blanche qui contient sa soumission, un de ces deux
éléments :
(1)
Une lettre spécifiant que son offre se chiffre à 50 000 $
ou moins ou à 100 000 $ ou moins si elle concerne les
spécialités suivantes : mécanique, électricité et charpentes
métalliques;
(2)
Un cautionnement de soumission et une lettre de consentement au
cautionnement, si son offre se chiffre à plus de 50 000 $
ou à plus de 100 000 $ si elle concerne les spécialités
suivantes : mécanique, électricité et charpentes
métalliques.
La limite de cautionnement en ce qui a trait aux spécialités
mécaniques s’applique à toutes les sections de la division 15
ou aux sections comparables des devis descriptifs, comme le
responsable de l'appel d'offres pourra l’avoir indiqué (p. ex.
plomberie, chauffage, ventilation et climatisation, gicleurs,
réfrigération ou régulation).
(b) Si
l’offre se chiffre à plus de 50 000 $ ou a plus de
100 000 $, selon le cas, un cautionnement de soumission
et une lettre de consentement au cautionnement sont exigés
et le cautionnement de soumission doit correspondre à 10 % du
montant de l’offre présentée par le sous-traitant.
(c) Le
cautionnement de soumission et la lettre de consentement au
cautionnement doivent respecter la forme normalisée (à moins qu’il
en soit stipulé autrement dans les documents d'appel d'offres)
approuvée par le Bureau de dépôt et doivent porter sur l’exécution
satisfaisante et sur la main-d’œuvre et les matériaux, chacune
équivalant à au moins 50 % du prix de l’offre
acceptée.
(d) Le
cautionnement de soumission aura pour créancier obligataire
l’entrepreneur principal retenu.
(e) L’entrepreneur qui présente une soumission de
sous-traitance pour laquelle il aura recours à ses propres
effectifs n’a pas à fournir de cautionnement ou de lettre de
consentement.
(f) À défaut de fournir un
cautionnement de soumission, une lettre de consentement au
cautionnement ou toute autre caution ou lettre spécifiée, la
soumission du sous-traitant ne sera ni communiquée ni affichée,
mais sera conservée par le Bureau de dépôt et retournée ensuite au
sous-traitant.
(g) À moins qu’il en soit
autrement spécifié dans les documents d'appel d'offres, les lettres
d’intention et les chèques certifiés ne sont pas acceptés à la
place d’un cautionnement de soumission.
(h) Le
traitement des cautionnements de soumission est effectué de la
façon suivante : tous les cautionnements de soumission
adressés à l’entrepreneur principal retenu lui sont acheminés à la
suite de l’adjudication officielle du marché
principal.
13.
CONDITIONS DES CONTRATS ET PAIEMENT
Il est entendu que tous les contrats signés
ultérieurement à la présentation d’offres par l’entremise du Bureau
de dépôt seront établis conformément à la version la plus récente
de la formule normalisée de contrat de sous-traitance de l’ACC. Le
refus d’un sous-traitant de signer toute autre formule de contrat
qui lui est présenté n’est pas considéré comme un retrait de la
soumission et n’entraînera pas de pénalité de retrait pour cette
raison.
14.
DIRECTIVES ADDITIONNELLES
Le Bureau de dépôt peut émettre de temps à autre des
directives additionnelles qui seront mises à la disposition des
parties intéressées et feront dès lors partie des règles de
procédure du Bureau de dépôt.
15. DIRECTIVES À L’INTENTION DU COMITÉ DU BUREAU
DE DÉPÔT RELATIVEMENT AU DÉPOUILLEMENT DES
SOUMISSIONS
Lors du dépouillement des soumissions, le comité du Bureau de dépôt
rejettera une soumission dans l’une des situations
suivantes :
(a)
La soumission a été reçue après l’heure de clôture du dépôt des
soumissions (voir la règle 7);
(b) Le cautionnement de
soumission est incorrect ou aucun cautionnement et aucune lettre
n’a été déposé (voir la règle 12).
(c) La
soumission a été disqualifiée ou elle ne correspond pas aux
spécifications de l’appel d’offres lancé par le responsable de
l'appel d'offres (p. ex. les numéros de section ne
correspondent pas).
(d) le
responsable de l'appel d'offres a demandé au bureau de dépôt de
rejeter la soumission (voir la règle 9(h)).
(e) La soumission ne respecte pas les règles du Bureau de
dépôt.
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