THE CONSTRUCTION ASSOCIATION OF NEW BRUNSWICK
BID DEPOSITORY SYSTEM



REVISED March 12, 2019

USER’S GUIDE

The Construction Association of New Brunswick (CANB) operates its Bid Depository System to provide bid confidentiality to the sub-bidders and convenience to Prime Bidders in recognition of the substantial financial investment in preparing a tender submission by all parties involved.
 
The CANB Bid Depository System receives Sub-Trade bids at the offices of the local offices of the Fredericton Northwest Construction Association, the Saint John Construction Information Centre and the Moncton Northeast Construction Association. The local associations play a role through the recruitment of bid depository volunteers to process the received tenders. While the actual operation is under the authority of CANB, each location maintains it’s own committee of volunteers. These are in turn represented by their committee chairperson along with the CANB Board appointed Chairperson to form the Provincial (CANB) Bid Depository Committee. Volunteers receive no remuneration.
 
Important Notice:
1.       This Guide has been produced to ease the bidding process. It is essential to read the “Regulations and Rules of Procedure” section of this booklet before submitting your tender package.
2.       Any contractor submitting a tender to the Bid Depository thereby agrees to follow the rules and regulations and to absolve, indemnify and save harmless from any and all liability for damages, whether actual, implied, future or present or otherwise, however, where-so-ever, when-so-ever they arise or may arise, the Construction Association of New Brunswick, its member associations, officers, directors, members, employees, servants or agents and the Joint Advisory Board – Bid depository, including but not limited to damages arising from negligence or intentional/unintentional acts of them or any of them. This clause shall be construed liberally and with the broadest possible meaning with the intent that the user assumes any and all liability whether foreseen, implied or unforeseen.
3.       Rules of the Bid Depository are subject to change and it is the contractor’s responsibility to insure they are submitting their bid using the current version of the Rules. These can be found on the Association’s website www.constructnb.ca.
 
The intent of this guide is to provide an overall explanation of the NB Bid Depository System for all users and interested parties. This guide is subject to change as the Construction Association assesses the need to do so. It is intended to complement the Bid Depository Rules, which shall govern in any event.

Benefits in Using the Bid Depository System
 
For the Sub- bidder:
1.       Price peddling or the need for the practice known as “shopping” is reduced or eliminated.
2.       The security of the Bid Depository process enables Sub-bidders to be able to tender their best price to all the Prime Bidders instead of just a trusted few.
3.       The considerable cost of phone calls, emails, fax messages and staff time necessary by both sub-trade and Prime Bidders to solicit bids directly, and for each sub-trade to contact each Prime Bidder is eliminated.
4.       Sub-bidders can always securely bid their best price in an economical, one-shot manner at Tender time without having to retain funds to engage in a “bid shopping exercise” later.
5.       The sub-tender closing is at a fixed time, on a simple-to-complete form, eliminating costly errors that can result from complex bid documents.
 
For the Prime Bidder:
1.       A clearly defined sub-bidder tender price is received in sufficient time for the Prime Bidder to prepare a price and complete his/her tender documents.
2.       Bonding is required for prices over a certain value, the Prime Contractor is not placed in a position of having sub-bidders with uncertain financial resources.
3.       The need for Prime Bidders to spend time and money to directly advise sub-bidders of their intent to bid and solicit prices is eliminated.
4.       The need for Prime Bidders to engage in unethical “bid shopping” to remain competitive is eliminated.
5.       The time consuming and error prone process of receiving and evaluating last minute telephone verbal quotations is eliminated.
6.       The tenders received are for a clearly defined Division or Trade Section, without qualification, allowing an “apples for apples” comparison.
7.       After the Bid Depository closing, the Prime Bidder knows who their major sub-bidders will be.  This allows sufficient time in the two days before Prime Tender closing time for the Prime Bidder to co-ordinate such things as cutting, patching, trenching, material scheduling, space conflicts, or other requirements that may be their responsibility for various trades.
 
For the Architect/Owner:
1.      Bonding of the major sub-bidders usually ensures that the important major sub-trades are competent, experienced, qualified sub-contractors, with the financial resources to perform the work.
2.      Bonding reduces the probability of the bankruptcy of a major sub-trade during the course of the work, thus avoiding the related delays and disruptions and legal entanglements.
3.      Bonding of the major sub-bidders ensures the project is unlikely to be financially or legally hampered should a major sub-bidder become financially insolvent.
4.      The prices of all Bid Depository sub-bidders are available to the Architect for comparison or perusal for any possible concerns. With direct bidding, the prices of most sub-trades are rarely available to the Owner.
5.      On-site disputes should be reduced as the Trade Division responsibilities should be clearly defined.
6.      The Owner should have the benefit of a lower cost due to all Prime Bidders receiving the best price from all sub-bidders. This is not always the case with direct bidding to the Prime Bidders.
 

GENERAL INFORMATION
 
1.       The Architect/Engineers must be aware the Trade Sections need to be clearly defined and biddable
          without clarification or qualification. (This should be the case whether the Bid Depository
          System is used or not.)
 
2.       On occasion bidders are rejected for improper bonds, incomplete tenders, qualified tenders or failure
          to include Alternate Prices necessary for the Prime Bidder to complete their tender.  Usually, such
          rejections are a result of the sub-trade bidders own carelessness or negligence. Unfortunately, a
          Tender Calling Authority, without complete understanding of the Bid Depository operation may
          perceive a shortcoming in the system to be at fault, and curtail their use of the system. This punishes
          all sub-bidders, instead of a specific complainant, who are usually the author of their own misfortune.
 
Tender Calling Authorities should refer all complaints directly back to the Construction Association of New Brunswick {CANB} Normal 0 false false false EN-CA X-NONE X-NONE and avoid any direct involvement.
 
3.       Tender Calling Authorities should make the Prime Tender submission document as simple as
          possible. Tender closings are by their very nature a hectic, stressful exercise. Each and every
          complication on the tender document increases the probability of an error. Errors may result in
          rejected bids, both at the sub-bid or prime bid levels with possible monetary loss to the prime
          contractor, sub-contractors, owner or all.

          Information that does not affect the selection of the successful bidder, such as alternate prices,
          supplier/product names, etc., should not be requested with the tender submissions. Tender
          documents should request that supplementary information be submitted within 24 or 48 hours
          following the tender closing, keeping the initial bid submission simple as possible.

          Reducing pressure on the bidders when closing their tenders will benefit all parties, reduce
          the risk of errors, rejected Prime bids, and rejected bids at the Bid Depository caused by failure to
          include required information such as Alternate prices {Rule 8(b)}.

THE BID DEPOSITORY PROCESS

Plans and specifications are available electronically for viewing, printing and tendering use by CANB Member Prime Contractors, sub-trade bidders and suppliers at the various Construction Association plans rooms or from their own facilities via the CANB CI-Net electronic plans room system.
 
The Construction Associations obtain and maintain a listing of plan holders obtained from the Tender Calling Authority. A fax will be sent to all Prime Bidders (see form) by the closing Bid Depository requesting confirmation of their intent to bid and asking for their desired method of envelop transmittal. (It is the Prime Bidder’s ultimate responsibility to keep the Bid depository informed of their intention to bid – See Rule 9).
 
Time Stamping Clock
The time clock and its time stamp of the Association closing the Tenders shall be the only recognized timing device governing the Bid Depository closing. It shall be verified with a cell phone generated time signal within 24 hours prior to each Bid Depository Closing. This verification shall be done by a staff member in the presence another person. Only those tenders received on or before the declared closing time will be accepted (Example: for a 14:00 hrs closing, those submitted up until 14:00 hrs will be accepted, but those received at 14:00:01 will be rejected). The mechanism of some clock time stamps can have a variance of one minute. The printed time shall govern.
 
The Process
The sub-bidders purchase tender envelopes and tender forms and obtain a list of Prime Contractor bidders from the Construction Association.
 
Tender submissions are received by the Bid Depository, date/time stamped and deposited in the tender box.
 
The tender box is opened and the tenders turned over to the Chairperson of the local Bid depository Committee or a delegate. The Bid Depository Committee will retire to the tender opening room. A representative of the Tender Calling Authority (if present) may observe the opening of the tenders. No other persons shall have access to the opening room other than a Construction Association staff member for the purpose of recording tender prices.
 
The time stamp on the large white envelopes is verified and the envelopes sorted by Trade Division.
 
The Committee Chairperson will check the Prime Bidder’s tender form for any requirement for separate or alternate prices. Should alternate prices be required, the  Chairperson shall determine, from the Prime Contractor Tender Form, prior to opening any tenders, which the Trade Section’s work is clearly involved by the request for a separate or alternate price. Only the lack of providing such separate price from these specific Trade Bidders to provide the information required for Prime Bidders to complete their tender form shall be basis for rejection.
 
The large white envelope Section numbers/Trade Division are checked to ensure the Tender Section numbers being bid represent the Tender Package as requested by the Tender Calling Authority. A bidder may assume the liability of having included all the trade work scope by indicating the Trade and stating on the white, pink and green bid envelopes and forms - “As defined by the Tender Calling Authority” instead of listing all the Division and Section Numbers.
 
White envelopes are opened one at a time.
 
The Bid Bond is checked for validity and the inclusion of an “Agreement to Bond”. If the bond documents are valid or a letter is present stating that the Tender is less than the bonding requirement value,  only then, is the green envelope opened. (A “Letter of Agent” is NOT a Bid Bond.)
 
The tender is checked for qualification and any required alternate prices missing.  Any qualification that alters the tendered content from  that as specified will result in rejection of the tender. The Chairperson alone shall determine  the validity of the tender in relationship to the Rules. Should a rejection be determined, only the applicable Rule number shall be indicated in the White Envelope. CANB Provincial Chairperson shall be advised of the rejection, the Rule involved and the reason for the rejection. Any subsequent dispute from a bidder shall be referred to the CANB Provincial Bid Depository Chairperson.  
 
The green tender forms are checked to ensure all tender amounts are the same. A sub-trade is not obligated to bid all Prime Bidders the same price. Sub-trade prices are to be completed in written and numerical format. In the event of a discrepancy between the values, the written value will govern.  A check is made for any subsequent price revisions to the tender form amount and any required calculations made. The final tender amount is recorded once when all amounts are confirmed the same, or individually for any which the tendered amount differs for one or more Prime Bidders. Copies of any tender revision are attached to the green tender form and appropriate pink tender form. This process is repeated for each tender.
 
If the tender is valid, the Pink envelopes are sorted according to Prime Bidders and the Tally Sheet ticked with a check mark for each Prime Bidder who received a pink envelope.
 
Upon completion of the opening process, the pink envelopes are bound by Prime Bidders and counted. The Tally Sheet check marks are summed and the total checked against the envelope count. Should any discrepancy exist, the recount and tally shall be repeated until envelope count and tally sums balance.
 
The recorded prices are re-verified to double check that the recorded prices agree with the tender amounts. All prices and revision calculations resulting from price revisions will be re-checked for mathematical errors and initialled by staff when preparing the tender results notice. In the event of any Trade Section having an “On Forces” Bid, all Trade-bidders shall be listed on the posted notice, but prices for that Trade Section shall be withheld until the closing time of the Prime Bid. (All prices shall be provided to the Tender Calling Authority prior to the closing of the Prime Tender.)
 
The pink envelopes are made available to the Prime Bidders for pick-up when staff have completed the above processes, or forwarded n accordance with their instructions.
 
The tender results - a copy is sent to the Tender Calling Authority (Architect) and posted to the CI-Net electronic plans room.
 
A copy of the tender results notice for the sub-trade bids is to be forwarded to all Prime Bidders and to the sub-bidders who have submitted tenders as well as made available via the CI-Net electronic plans room system.
 
Prices will not to be given out to non-bidders or to bidders by telephone due to the excessive staff time involved. Tender results are available to all Association members via posting on CI-Net.
 
Bidders are asked not to call the Association for results. The Association staff will send out the results to bidders following completion of the opening so such calls only slow the publishing/faxing of the results.
 
A letter or email is sent to any rejected bidders advising them of the rejection and the Rule number involved. The rejected tender and bonding documents will be retained by the Bid Depository along with the valid tender packages.
 
Bid Bonds are retained by the Bid Depository awaiting the award of the Prime Contract and disposition being advised by the Successful Prime Contractor. In the event of cancellation of the tender call or after the expiry of 60 days, the Bid Bonds will be retained with the tender package, unless advised otherwise by the Tender Calling Authority.
 
Own Forces Bids
Own Forces bids by Prime Bidders represents a special situation. In order to ensure Prime Bidders, who actually perform work in a particular Trade Section, are able to utilize their own resources; provision must be made for them to bid themselves, i.e. The “Own Forces” Rule.
 
It is not the intent of the “Own Forces” rule to preclude Prime Bidders, who are legitimately performing the work of a particular trade from bidding that trade. Nor is it the intent in any way to create pre- qualification of a Prime Contractor when this is not a requirement for a Trade Contractor.
 
The sole purpose of this rule is to restrict the use of “Own Forces” bidding as a “shopping tool” to circumvent the Bid Depository process.  Should a Prime Bidder wish to bid Own Forces, they must file with CANB, an affidavit that the Company was in the trade business involved prior to the time of bidding. or submit the requires document with their tender package. Rule 9(c)(3)
 
“Own Forces”, for the purpose of this rule, would be the corporate body submitting the Prime Tender, utilizing their own personnel, plant or equipment. A Prime Bidder, who is recognized as having their own forces in a particular trade, is expected to carry out the work with their own forces. They are free to do so, without restriction, in the same manner common to any other trade contractor engaged in the particular Trade concerned.
 
Combined Bids
Rule 8(3) of the Bid Depository Rules provides a means for trade contractors to extend to the Owner any benefits in the overhead or set-up costs that might be duplicated because of bidding multiple Trade Sections on an individual basis.
 
Provided a Bidder meets the requirement of bidding the individual sections as called for in the Tender Documents, They may chose to quote combined bids on one or more of these Trade Sections should this be advantageous.
 
Should a bidder withdraw any individual Trade Section, which forms part of a combined price, the combined bid that contained the withdrawn Trade Section becomes automatically invalid.
 
Separate Prices
On occasion Tender Calling Authorities will request the Prime Contractor to provide separate prices, at the time of Tendering, for modifications or additions to the  primary scope of work. Sub-contractor bidders  whose work is involved  or affected  by any separate price requests that form part of the  Prime Contractor's tender submission must acknowledge any that affect their work content.  (Suggested method is attaching a copy of the portion of the Prime Bidders Tender Form requesting separate prices and acknowledge all items with a value or zero.)
 
Revision to Prices
Prices may be revised prior to the specified Bid Depository closing time by Telegram or Fax. {emails are not acceptable}. Such revisions shall show only the revised value, indicated as a plus or minus, to the value on the official tender documents. Should multiple revisions be made they will be sorted by the time clock stamped order received and calculated in sequence to arrive at the final value unless it's clearly shown they void (not recommended doing) the previous revision and are to be taken from the initial tendered value.  It is the Bidders sole responsibility to ensure any revisions occur in a manner to be “time stamped” prior to closing time. CANB is not responsible for an “overloaded” Fax machine or other cause of delay. Revisions received after the official closing time will not be considered. Do NOT send an actual revised total price.
 
Disposal of Bid Depository Tender Documents
Sub-Trade Bid Depository Tender Documents, including rejected tenders, shall be retained for a period of not less than two years after the close of date of the Prime Contract Tender . Following that date the Tender documents  of sub-trade bidders, and any other documents pertaining to that particular Tender held by the Bid Depository may be destroyed by shredding.
 

                                                                                                     REVISED March 12, 2019
 
 
                                   THE BID DEPOSITORY OF NEW BRUNSWICK
 
                                                      RULES OF PROCEDURE
 
                     CONSTRUCTION ASSOCIATION OF NEW BRUNSWICK INC.
 
                  {Important - Refer to Users Guide CANB Membership Directory}
 
                                                                           GENERAL CONDITIONS

1.             DEFINITION AND PURPOSES
a)     The Bid Depository of New Brunswick, referred to as "Bid Depository",  was established as a system designed to improve tendering practices in the Construction industry. It provides for the reception of sealed tenders from Trade Contractors, whereby the sanctity of those bidding is protected, and the Prime Bidders receiving those tenders obtain firm sub-trade quotations in writing in adequate time to compile their bids, completely and accurately.  Use of these procedures are in the best interests of Owners, Architects, Engineers and all Contractors.
b)     The use of the Bid Depository System for a project does not create any right of action against the Construction Association of New Brunswick Inc., the Bid Depository Committee, or any Officers, Directors or Members thereof.  
c)     The use of this Bid Depository System in accordance with the Rules herein set forth, and any supplementary instructions that may be issued, is intended to create a code of tendering practice, which each user voluntarily assumes for his own benefit, and at his own risk and own liability. 
 
2.             MANAGEMENT
a)     The New Brunswick Bid Depository System is operated by CANB via three satellite committees, located at the Fredericton Northwest Construction Association, Moncton North-east Construction Association, and Saint John Construction  Information Centre. Under the guidance of a CANB B-D Chair Person appointed by, and who is a member of CANB Board of Directors. This CANB B-D Chair Person shall oversee an operating Committee consisting of three satellite local association committee chairpersons and their local volunteers.
 
3.             SCOPE
The Bid Depository will receive and transmit tenders to participating Prime Bidders for all construction trades as called for in the specifications of the project being tendered; or in the official news media Tender Advertisement, should the specifications not list the trades being called through the Bid Depository.
 
4.             ELIGIBILITY
Any Owner, Person or Company may use the facilities of the Bid Depository of New Brunswick, providing he/she/it adheres to all the Rules of Procedure established by the Bid Depository.
 
5.             PRINTED REGULATIONS AND RULES AND "THOSE             GIVEN ON TENDER FORMS"
These Rules in printed form, covering all phases of the operation of the Bid Depository, shall be available for the information of all interested parties. They should be read in conjunction with requirements included on the official Bid Depository Tender Form
 
6.             ENVELOPES, TENDER FORMS AND FEES
In all cases when the Bid Depository is used, the following procedures shall apply:
All tenders called through the Bid Depository shall be on the official Tender Form , and placed in official envelopes purchased from the Bid Depository.
a)    The Bid Depository Tender Form consists of three copies.
        (1)   The Pink copy is for the Prime Contractor and must be placed in the pink envelope and sealed. The pink envelope will be made available to the Prime Bidders by the Bid Depository.
         (2)  The Green copies of the bids to the Prime Bidders are to be placed in a single green envelope or individual green envelopes and sealed. The green envelopes are to be left on deposit with the Bid Depository.
          (3)The Buff copy is for the Bidder's own file
(b)   All the above envelopes shall be placed in the official Bid Depository large white envelope, sealed and delivered to the Depository.  All blank spaces appearing on the envelopes must be completed.  (See Rule 12)
(c)           Charges for Envelopes and Tender Forms: on application.
 
7.             CLOSING TIME
The closing time for the Bid Depository shall be at 14:00 hours, two working days before the closing of the Main Tender, unless otherwise specifically directed by the Owner, or his Tender Calling Agent. On, or before, the hour and day specified, Trade Contractors shall deliver their sealed tenders to the Bid Depository in the official large white envelopes.  The envelope will be time-stamped immediately on receipt by the Bid Depository, and a receipt issued, showing the name of the project and the time received.  The sealed tenders shall then be deposited in a locked tender box, and under no circumstances can the tender be removed prior to the official Bid Depository closing time. Tenders received late shall be time-stamped and retained, but will not be transmitted. The Bid Depository Time Stamp shall be the official timing device governing a closing.
 
8.     PROCEDUREFOR SUB BIDDERS: "READ INSTRUCTIONS IN TENDER FORM "WITHDRAWALS ARE PERMITTED" – Rules (8f)(a)(1)
             {See Guidelines for  completion of Tender Submission}
           Bidders shall indicate on their bid forms and envelopes all Section numbers being bid.  These must agree with the listing specified for each Division. The primary tender price must be entered in the space provided in written and numerical format and must include all sections as specified. In the event of discrepancy, written value shall govern. Alternate and Separate prices may be in numerical format only.
                Bidders may exercise the option of not listing all the specific Division and Section numbers by instead, using and declaring “As defined by the Tender Call Authority” on the envelopes and forms. However, in doing so, the Bidder assumes full liability for including the full scope of work as defined in the tender/specification documents.
 
                Bidders acknowledge that, should they use the above method, all Section numbers as listed in the specifications are included in their tendered price.
 
     (2)      Separate prices must be provided for each complete division and/or trade section as officially requested in the tendering documents.
     (3)      The lump sum of combined prices may be quoted which need not be the aggregate of the separate prices for the two or more complete trade sections quoted, but only if separate trade section prices have been quoted as specified.  The value of each of these separate prices shall determine if a Bid Bond is required as provided for in Rule 12 (Tender Security).  When a combined price is quoted the requirement of tender security shall be determined on the basis of the combined price.
(b)   Where alternatives are specifically called for in the tender document, the resultant price differential shall be clearly shown as deduction from, or addition to, the separate prices quoted in 8(a) above, in the space provided for on the official tender form or an attached page should space not permit.
(c)   Trade Contractors are responsible for submitting their Bids all in accordance with the tender documents.
(d)   Written advice (including facsimile or delivered telegrams) concerning amendments to a Trade Contractor's tenders may be submitted to the Bid Depository, provided that each amendment, and the official large white envelope, are received prior to the Bid Depository closing time.  An original copy of each amendment shall be addressed separately to each Prime Contractor concerned, in care of the Bid Depository.  Amendments received late shall be time-stamped and retained, but not transmitted. Multiple amendments shall be calculated in the sequence of receipt, unless clearly directed otherwise by the bidder.
(e)   Tenders shall not be altered, or amended in any way, after the Bid Depository closing time. The Bid Depository shall take no action in notifying the Prime Contractors of a withdrawal of a bid, except to make available to Prime Contractors, letters or telegrams/fax of withdrawal addressed to each of them, that may be deposited with the Bid Depository before the Bid Depository closing time.
(f)    Tenders may be withdrawn up to twenty-four (24) hours prior to the Main Tender closing time. This must be confirmed by the Trade Contractor in writing or delivered Telegram/Fax, to ALL Prime Contractors originally bid, up to twenty-four (24) hours prior to the Main Tender closing time. The Responsibility of proof of time of effective withdrawal rests with the bidder. It is the Sub-Bidders responsibility to notify by Company Identifiable Telegram/Fax, or otherwise in writing, to ALL Prime Contractors of their decision to withdraw. A copy of the written notice of withdrawal must be filed with the Bid Depository.
        In an instance when a trade contactor bids separate prices on a category or categories of work specified, and he quotes a combined price for all the work bid, the validity of the combined price is dependent upon all separate prices remaining in bid.  If the trade contractor bidding exercises his right of withdrawal of any one or more of the separate prices bid, his combined price is automatically negated.  The trade contractor is precluded from withdrawing his combined price only.
                "IF YOU MISSED SOMEONE"
(g)   When a Sub-Bidder has inadvertently missed bidding to a Prime Contractor:
      (1)     They may, not later than four hours prior to the Main Tender closing time, send a Company Identifiable telegram/fax to the Bid Depository where tenders are being received, reading as follows: "We missed bidding to (Black Construction) on (ABC Project). Please consider our bid addressed to (White Construction) as if it were also submitted to (Black Construction).
                                                (Signed) “Sub-Bidder"
                                and
     (2)      They shall, after sending the telegram/fax to the Bid Depository, advise (Black Construction).
 
9.             PROCEDURE FOR PRIME CONTRACTORS: "DID YOU ADVISE THE DEPOSITORY?"
The procedure to be followed by the Prime Bidders receiving bids from the Bid Depository is as follows:
(a)   The Prime Bidders should advise the Bid Depository of their intention to bid a particular project when accessing Tender Documents.  They should also advise Trade Contractors of their intention to bid.
(b)   The onus lies with the Prime Bidders to pick up their envelopes.
(c)  (1)    A Prime Contractor need not accept an unsolicited sub-trade tender and in such a case shall return it unopened to the Bid Depository.
      (2)     Where a Prime Bidder lists their own forces for the work to be performed, it is mandatory that they must do that work with their own employees, or in the event they are unable to do so, they must use one of the bidders who tendered through the Bid Depository, at the sub-bidder's tender price, and must not call bids from other sources.
(3)   The "OWN FORCES" rule means that a Prime Bidder to bidding a sub-trade through the Bid Depository must be equipped to carry out, and in fact normally carries out, the trade work concerned in their own direct employment; prior to the time of their bid through the Bid Depository.  Verification may be requested by the Bid Depository Committee.
(4)   It is the responsibility of a Prime Contractor to provide compliance to Rule 9(3) either by affidavit or a copy of a license, in the case of a licensed trade. This must be submitted to the Bid Depository prior to, or included with the tender submission.
(d)   After the closing time of the Bid Depository, the Prime Contractor shall pick up their bids from the Bid Depository and pay the stipulated fee. Any Prime Bidder who decides not to bid, shall advise the Bid Depository of his intention of withdrawing at least twenty-four (24) hours prior to closing of the Bid Depository.  Failure to do so will make the Prime Contractor liable for the payment of the fee, whether or not he picks up their bid envelopes.
 
                "NO TENDER RECEIVED?"
(e)   When a Prime Bidder has not received any tenders in a certain trade, he must contact the Bid Depository and obtain the names of bidders in that trade and solicit tenders from them as outlined in Rule 8(g).
(f)    In the event that no valid tenders are received by a Prime Bidder through the Bid Depository for any one trade, or trades, then the Prime Bidder becomes a free agent, to obtain tenders for that particular trade, or trades only, and subject to meeting all requirements of Rules 12 and 13.
(g)   Rules 9(e), (f) are not applicable to a Prime Bidder who is under a CANB Bid Depository imposed temporary suspension.
 
                "ONE BID RECEIVED BY A PRIME CONTRACTOR"
(h)   When only one bid is received by a Prime Contractor then it must be used by that Prime Bidder, subject to Rules 8(g) and 9(c).
 
                "ONE BID RECEIVED BY THE BID DEPOSITORY"
(i)    When only one bid is received by the Bid Depository, then the Owner or Tender Calling Agent is to be contacted prior to the opening of the one bid.  The Owner, or Tender Calling Agent should issue one of the following instructions to the Bid Depository:
      (1)     Accept the bid and make it available to the Prime Bidders,
                                or
      (2)     Reject the bid and return it unopened to the Sub-Contractor and Rule 9(f) would apply.
        In the event the Owner or the Tender Calling Agent cannot be contacted within a 24-hour period, then the bid shall be returned unopened to the Sub-Contractor and Rule 9(f) would apply.
        (3)  When only two sub-bids are received, one of these bids being disqualified and/or rejected, does not create a “one bid” condition. Nor does an “Own Forces” bid plus one sub-trade create a one bid condition.
10.  DISPOSITION OF ENVELOPES AND PRICE INFORMATION
 (a)  Not later than two hours after the closing of the Bid Depository, the Tender Box shall be opened by an official of the Depository and the white envelopes shall be opened. All pink envelopes shall be placed in a separate envelope for each Prime Bidder; the green envelope shall be opened by the Depository.
(b)   A list of bidders and prices will be compiled and posted as soon after the tender closing as possible for the benefit of the Tendering Trade Contractors, Prime Contractors and the Tender Calling Agent if requested.
(c)   In the event a Trade Section has an valid “Own Forces” bid, the names of the bidders only shall be posted. Prices will not be publicly posted until, at or after, the closing time of the Prime Tender. Tally sheets shall be completed and pink envelopes made available to the Prime Bidders as usual.
 
11.          IRREGULARITIES AND COMPLAINTS
(a)   Failure by a Prime Contractor or a Trade Contractor to comply with the Rules of Procedure of the Bid Depository may result in reprimand or suspension from use of the Bid Depository for a defined period of time, or could result in a Prime Contractor's or Sub-Contractor's bid being declared invalid.
(b)   Any user of the Bid Depository who wishes to lodge a complaint, must do so in writing, to the CANB B-D Chairperson c/o Construction Association of New Brunswick Inc., 59 Avonlea Court, Fredericton, NB E3C 1N8.  Immediately upon receipt of a complaint. The CANB B-D Chairperson shall advise the Tender Calling Authority of the receipt of a complaint, and shall investigate the alleged complaint.
(c)  In situations involving a disputed tender rejection, or a rule violation, the complaint may be referred for review by the CANB B-D Chairperson. Should the CANB B-D Chairperson, at his or her sole discretion, determine the compliant involves a rule violation, the CANB B-D Chairperson may send the compliant for further review by a committee of the two non-involved satellite Chairpersons plus a CANB Board member, at which the CANB B-D Chairperson shall serve as non-voting advisor. Any decision of this Committee shall be final but there shall be no obligation on the committee  to conduct any hearing in order to render it's decision, or for the TCA to abide by the decision  rendered by this Committee after the Prime Tender Closing.  
(d)   If, after investigation of a complaint by the above CANB B-D Committee, a failure to comply with the Bid Depository Rules of Procedure is established, CANB shall advise the Tender Calling Authority of the rule infraction, and may recommend to the Directors of the Construction Association of New Brunswick Inc., that the party in breach be reprimanded or suspended for a certain period from the use of the Bid Depository. Such a breach could disqualify the Sub-Contractor's Tender or the Tender Calling Authority could disqualify the Prime Contractor’s Tender.
(e)   The party or parties in breach of the Rules shall be notified by CANB of its recommendations, and that they have the right to appear before the Directors of the Construction Association of New Brunswick Inc., to make representations regarding the matter at such time as directed by the Directors, but, in any event, prior to the imposition of any disciplinary action.  Failure of the party in breach to attend at the time and place established by the Directors shall constitute a waiver by that party of its right to appear and make representations.
(f)    The decision of a CANB Board of Directors hearing shall be final.
 
12.  BONDING - THIS SECTION APPLIES ONLY WHERE THE PRIME CONTRACTOR IS REQUIRED TO PROVIDE BONDING.  "DID YOU READ INSTRUCTIONS TO BIDDERS?"
The Bid Depository recommends the procedure and use of Bid Bonds as defined in the publication, "A Guide to Construction Surety Bonds" (latest edition), as published by the Canadian Construction Documents Committee and which has been endorsed by R.A.I.C., A.C.E.C., C.C.A., and C.S.C.
The following clauses in respect to tender security will apply, unless otherwise stipulated by the Owner or Tender Calling Authority.
The purchase and payment for all bonding requirements shall be the responsibility of the Trade Contractor.
(a)   The Trade Contractor shall separately enclose in the large white envelope containing his bid either:
                (1)           A letter stating his tender is $50,000.00 or less, or in the case of a Mechanical, Electrical or Structural Steel tender,  it is $100,000.00 or less.
OR
                (2)           A Bid Bond and a Letter of Consent to Bond, if his tender exceeds $50,000.00, or in the case of a Mechanical, Electrical or Structural Steel tender, exceeds $100,000.00.
        The limit for bonding in respect of Mechanical Trades will apply to any Section of Division 15, or comparable section in any specification, as may be indicated by the Tender Calling Authority, i.e. Plumbing, Heating, Ventilation and Air Conditioning, Sprinklers, Refrigeration, Controls, etc.
(b)   If the tender exceeds $50,000.00 or $100,000.00, as the case may be, a Bid Bond and a Letter of Consent of Agreement to Bond is required, and the Bid Bond shall cover 10% of the tender price submitted by the Trade Contractor.
(c)   The Bid Bond and the Letter of Consent of Agreement to Bond shall be in the standard Bid Bond form of a Surety (or as otherwise required by the tender documents) approved by the Bid Depository of New Brunswick, and shall provide that the Surety will issue a good and sufficient Performance Bond and Labour and Materials Bond, each for not less than 50% of the accepted tender price.
(d)   The Bid Bond shall cover as obligee:  The Successful Prime Contractor.
(e)   A Bid Bond or Letter is not necessary in a case where a Prime Contractor is submitting a trade tender to himself. (Own Forces)
(f)    In the event that no Bid Bond, Letter of Consent of( Agreement to Bond, or other specified surety or letter is deposited, the tender of that Trade Contractor shall not be released or posted, but shall be retained by the Bid Depository for return to the Sub-Contractor.
(g)   Letters of intent or certified cheques in lieu of Bid Bonds will not be accepted unless otherwise specified in the Tender Documents.
(h)   Disposal of Bid Bonds will take place in the following manner: All Bid Bonds directed to the successful Prime Contractor shall be forwarded to him following official award.
 
13.          CONTRACT CONDITIONS AND PAYMENT
It is a condition of all bids submitted through the Bid Depository that a subsequent contract will be made on the basis of the CCA standard sub-contract form (latest version).  A trade contractor's refusal to sign any other contract form offered to him would not be deemed to be a withdrawal of the tender and would not be subject to a withdrawal penalty for this reason. 
 
14.          SUPPLEMENTARY INSTRUCTIONS
Instructions may be issued from time to time from the Bid Depository which will be available to all interested parties, and such instructions will form part of the Rules of Procedure.
 
15.  INSTRUCTIONS FOR BID DEPOSITORY COMMITTEE AT TENDER OPENING
                At tender openings, the Bid Depository Committee is to reject bids for any one of the following reasons:
(a)           Late receipt of tender documents (Reference Rule 7);
(b)   Where Bid Bond is incorrect or no Bid Bond or letter has been submitted (Reference Rule 12).
(c)   A Tender has been qualified or is other than the Tender package called by the Tender Calling Authority (e.g. Section numbers or content description does not correspond)
(d)   When instructed by Tender Calling Authority (Reference Rule 9(h))
(e)   A Tender that does not comply with the Bid Depository Rules.
 


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THE BID DEPOSITORY STRUCTURE
 
 
The Bid Depository System in New Brunswick is an operation controlled and managed by the Construction Association of New Brunswick. It has three operational Depositories operated on behalf of CANB by local Associations located in Fredericton, Saint John and Moncton.
 
Projects tendered for construction should have their sub-trade tenders closing at the local Bid Depository located in the Construction Association in whose jurisdiction the project will be constructed.
 
The Bid Depository System is composed of a series of committees to oversee the operation, management and enforcement of the rules. The committees are:
1.       CANB Bid Depository Committee
2.       Local Bid Depository Committees (3)
3.       CANB Chairperson Review committee
 
The structure and duties of these committees are –
 
CANB Bid Depository Committee
This committee is composed of a Chairperson appointed by the CANB Board of Directors and the Chairperson of each of the three satellite Bid Depository committees.
 
This committee’s duties are to manage the operations, interpret the rules, recommend revisions to the rules to the CANB Board of Directors, co-ordinate the operations with the Bid Depository users and generally ensure all three Bid Depositories operate in a uniform manner.
 
In some cases, major users of the system may be invited guests at committee meetings for information purposes. (without vote, although their input is valued).
 
This committee reports directly to the CANB Board of Directors who must approve any modifications to the Bid Depository Rules.
 
This committee, or its Chairperson, also acts as the first avenue of review in the event of a complaint or rule violation. Rejections by the local Bid Depository for a rule violation can be appealed to the CANB Committee/Chairperson via a written request to the CANB Chairperson up six hours prior to the close of the Prime Tender in the case of a disputed rejection. Should the CANB Chairperson uphold that rejection that decision will be final. Should the rejection or complaint a violation of the Bid Depository rules that appears to be deliberate the rejection shall be referred to the CANB Review Committee shall meet at it’s convenience to determine any action.
 
Individual Bid Depository Committees
There is a Bid Depository Committee at each local bid depository. The committee shall consist of a chairperson appointed by the Board of the local construction association and as many volunteer members as required to ensure sufficient attendance at each tender opening. A minimum of two to a maximum of three committee members plus the Chairperson should be present at each tender opening.
A local staff member to record the results may also participate.
 
Their duties are:
To open and review the tenders for proper documentation and adherence to the rules.
To tally and distribute the tender envelopes of the sub- bidders to the Prime Bidders.
To hold the tender security in safe keeping for the successful Prime Bidder.
Refer any tender rejections immediately after a tender closing to the CANB Bid Depository Chairman
To make recommendation(s) and co-ordinate activities and problems with the CANB Bid Depository Committee. 
The local Chairperson shall be the official  representative to the CANB Bid Depository Committee.
 
CANB Chairperson Review Committee  - Bid Depository
 
This Committee is directed by the CANB Bid Depository Chairperson appointed by CANB. This chairperson will then compose a Committee consisting of at least:
-          The two local Chairpersons from the satellite Association Bid Depositories not involved with the dispute or rule infraction in question.
-          One or more members of the CANB Board of Directors (Should CANB Bid Depository Chairperson request their participation)
-          Optional -  A Prime Contractor member and/or a Trade Contractor member not directly involved in either the tender opening or bidding the trade concerned should such expertise be of value.
 
Any Board Member who is participating as a bidder in either, the Trade Section(s) involved or as a Prime Bidder shall consider his/her self in conflict of interest and shall be replaced by an alternate Board Member.
 
The duties of this Committee is to hear and rule on any appeals or complaints referred to it under the Bid Depository Rules involving a suspected deliberate violation of the Bid Depository rules. Upon finding this to be valid decide on any penalty to impose.  Decisions of this Board shall be final under the rules, without further avenue of appeal in the case of a tender rejection, reinstatement of a tender or rule violation.
 
A hearing shall normally operate by telephone conference call as follows:
Any supporting documentation of an issue shall be forwarded by the CANB Chairperson to all participating members prior to the conference call.
In the case of a rejection appeal, the only pertinent information and documentation shall be the Tender Documents, the Bid submission, the Bid Depository Rules and the Tender Opening procedures
 
The conference call shall be arranged as follows:
Sufficient members to provide a quorum shall be present.
The viewpoint on the incident by the local Bid Depository Committee representative shall be heard. (Without the complainant being party to the input at this time to avoid unnecessary confrontation). At the CANB Committee chair’s discretion, the complainant may be permitted to become party to the conference to state their case (without comment from the local representative). The complainant shall then leave the conference call. The local Bid Depository Committee representative may now leave or remain with the conference, at the CANB Chairperson’s option. He/she shall have no vote or further participation except to respond to a query of a Committee Member.
 
The Committee will confer and reach a conclusion based solely on the Bid Depository Rules and the requirements of the tender documents. All members of the Committee have a vote. In the case of a hearing related to tender rejections or reinstatement, their decision shall be final.
 
The CANB Chairperson will advise all parties concerned of the decision of the Board. In the event the complaint involves a Sub-bidder’s tender validity, all reasonable effort shall be made to convene a hearing within the period between the sub-tender closing and the Prime Tender closing.
Should this not be possible, the initial ruling of the CANB Bid Depository Committee Chairperson shall govern and become final upon the closing of the Prime Tender.
 
In the case of a Rule infraction involving disciplinary action toward a Bid Depository user, the meeting shall take place at the discretion and convenience of the CANB Committee Chairperson.
 

Guidelines for the Completion of Tender Submission
 
Completing the Bid Form

Date                          Enter the date on which you complete the form
 
Tender to                 Enter the name of the Prime Bidder to which you are bidding
 
Project                      Enter the name of the project as provided in the specification documents
 
Trade                        Enter the name of the Trade you are bidding
 
Division or               Enter the section numbers provided in the specification documents defining your
Section Number  scope of work. If there are too many numbers for the space you may append a     separate sheet listing them or you may simply enter “As defined by the Tender Calling Authority”.  {Important - Refer Rule 8 (a)(1)}
 
HST Excluded          Enter the amount of your bid in writing
 
Amount                     Enter the amount of your bid numerically. In the event of discrepancy the written value shall govern.
 
Alternate and/or
 Separate Prices     Separate or Alternate Prices prices required for Prime Bidder's Tender submission must be provided by the affected sub-trade bidders.
                                      Note: You must indicate whether the price is an addition to or a deduction in the bid price. There is a small space provided on the bid form for said prices. It is recommended when multiple Separate Prices are requested; sub-trade bidders attach a copy of that portion of the Prime Contractors Bid Form and acknowledge all separate price items. Any item that does not affect the content of your bid  indicate this with “0” to acknowledge you have considered all additional or altered work content requested in your tender submission.
 
Name                          Enter the legal name under which your company operates or is incorporated
 
Address                     Enter the address of your company including the postal code
 
Authorized               Enter the signature of a signing officer of your company
Signature                 
 
Completing the White Envelope
From                           Enter the legal name under which your company is incorporated
 
Project                       Enter the project name as provided in the specification documents
 
Trade                          Enter the name of the Sub-Trade which you are bidding
 
Section No.              Enter the section numbers defining your scope of work in the spec. documents
                                      or enter “As defined by the Tender Calling Authority” { Refer Rule 8 (a)(1)}
 
This Envelope         Enter the number of green and pink envelopes and indicate whether the envelope
Contains                    contains a bid bond or a letter declaring the bid is low enough not to require a bid bond.
 
Completing the Pink and Green Envelopes
From                           Enter the legal name under which your company operates or is incorporated
 
Trade                          Enter the name of the Sub-Trade which you are bidding
 
Section No.              Enter the section numbers defining your scope of work in the spec. documents
                                      or enter “As defined by the Tender Calling Authority” { Refer Rule 8 (a)(1)}
 
Project                       Enter the project name as provided in the specification documents
 
Name of General   Enter the name of the Prime bidder to whom you are bidding
Contractor
 
Completing the Bond Form
Bid Bond forms can differ depending on the issuing company. Seek their advice in ensuring that your bid bond is completed correctly.
 
Ensure that:
                                      -  the bid bond is dated correctly
                                      -  your company’s name is correct
                                      -  the name of the project is correct
                                      -  that the percentage of the tender amount agrees with the tender requirements   
                                      the bid bond is made payable to the correct party
                                                     (unless otherwise specified it is “the Successful Prime Contractor”)
                                      - the bond is valid for the specified period of the Prime Bidders Tender
                        that the bid bond contains the signatures and seals of both the bidder and the bonding company where the bidder is an incorporated company. (In case of a non-incorporated company the signature of the signing officer should be witnessed on the appropriate line on the bond –  (not required when a corporate seal is present)
                  - the Bid Bond is accompanied by an “Agreement to Bond” valid for same period as the Bid Bond. (Caution - Not to be confused with a “Letter of Agent” which is not an Agreement to Bond)
 
Common Questions and Answers
 
Can only member contractors use the Bid Depository?
No. The Bid Depository is a quotation deposit system available to all bidders. There is no preference to members over non-members
 
Must a Prime Bidder use the low sub-trade bidder?
No. The Prime Bidder may use any of the sub-bidders whose quotation was received via the Bid Depository.
 
Must a Prime Bidder accept a tender from a sub-trade with which they do NOT want to work?
No. The Prime Bidder may return the sub-trade tender envelope UNOPENED to the Bid Depository.
 
Can a sub- bidder qualify their tender for work they wish to exclude?
No. It is expected that the Tender Calling Authority has clearly defined the work for which each Sub-Trade Division is responsible. The Sub-Bidder must bid per plans and specifications and all addenda. A qualified tender will be rejected.
 
To who is the bond payable?
Unless it is otherwise specified by the Tender Calling Authority a bond must be payable to the Successful Prime Contractor.  A bond not made out as specified will cause the bid to be rejected.
 
Does it cost anything to use the Bid Depository?
There is no cost to the Tender Calling Authority. The sub-bidders purchase tender forms and envelopes. The Prime Bidders pay a small fee to pick up their envelopes.
 
Must the sub-trade contract be on a CCA document? (Reference Rule 13)
No, although preferred. It can be on any contract form agreeable to both parties. The Rule’s intent is to protect the sub-bidder(s) from being penalized should they refuse to accept/sign a contract containing conditions they were unaware of, or did not agree to, at the time of bidding.
 
Does the use of the Bid Depository require any changes to the Prime Contract?
No. The Prime Contract is between the Prime Bidder and the Tender Calling Authority. The use of the Bid Depository will not affect the performance/content of the work or the documents used for the Prime Contract in any way.
 
What is the disadvantage of using the Bid Depository?
There should be no disadvantage. Specifiers should, though, take care to clearly define each Tender Section’s content responsibility. Advantages out-weigh any perceived disadvantages. No differences should be apparent to the Tender Calling Authority other than defining which Trade sub-contractors are tendering via the Bid Depository. The majority of Prime-bid documents require naming these major sub-trades in any case. The fact is - it should be a financial benefit – with confidential bidding sub-trades, not having to reserve funds for “shopping”, will submit their most competitive price.
 
Is the Tender Calling Authority to be involved in disputes?
No. The Bid Depository is a voluntary industry-operated service for the benefit of the bidders. Disputes are an internal industry matter. Should any complaints be made to the Tender Calling Authority, they should be refer the compliant to the CANB Bid Depository Chairman/Committee.  (See process under CANB Chairperson Review Committee)


SYSTÈME DU BUREAU DE DÈPÔT DES SOUSMISSIONS
DE L'ASSOCIATION DE LA CONSTRUCTION DU NOUVEAU-BRUNSWICK
 

GUIDE D’UTILISATION
                                                                                                                                                                          
L’Association de la construction du Nouveau-Brunswick (ACNB) utilise le Système du Bureau de dépôt des soumissions du Nouveau-Brunswick (le Bureau de dépôt) pour garantir la confidentialité des offres des soumissionnaires sous-traitants et proposer aux soumissionnaires principaux un outil pratique qui tient compte de l’important investissement financier nécessaire aux parties concernées pour préparer la réponse à un appel d’offres.
 
Le Bureau de dépôt reçoit les soumissions des sous-traitants à ses sections régionales situées à l’Association de la construction du nord-ouest de Fredericton, à l’Association de la construction de Saint John Construction Association et à l’Association de la construction du nord-est de Moncton. Ces associations régionales se chargent de recruter des volontaires pour traiter les offres reçues. Si le fonctionnement du système est régi par l’ACNB, chaque section a son propre comité de bénévoles. Les présidents des comités régionaux et le président du conseil d'administration de l’ACNB forment le comité du Bureau de dépôt de l’ACNB (provincial). Les bénévoles ne sont pas rémunérés.
 
Remarque importante :
1.       Ce guide a été rédigé dans le but de faciliter le processus de soumission. Il est essentiel de lire la section « Règles de procédure » avant de soumettre une offre.
2.       Un entrepreneur qui soumet une offre au Bureau de dépôt accepte par le fait de suivre les règles et règlements et d’exonérer, d’indemniser et de garantir contre toute responsabilité concernant des dommages, qu’ils soient effectifs, implicites, futurs, actuels ou autres, quel que soit le lieu et quel que soit le moment où ils se produisent ou ils peuvent se produire, l’Association de la construction du Nouveau-Brunswick, ses associations membres, officiers, administrateurs, membres individuels, employés, préposés ou agents et le conseil consultatif mixte du Bureau de dépôt, notamment et sans s’y limiter, pour les dommages découlant de la négligence ou d'actes intentionnels ou non intentionnels de leur part. Cette clause doit être interprétée dans son sens le plus large afin que toute responsabilité incombe à l’utilisateur, qu’elle soit prévue, implicite ou non prévue.
3.       Les règles du Bureau de dépôt peuvent être modifiées et il incombe à l’entrepreneur de s’assurer qu’il présente son offre au moyen de la version à jour de ces règles. Les règles se trouvent sur le site Web de l’Association, au www.constructnb.ca.
 
Ce guide a pour objet d’expliquer le système du Bureau de dépôt du Nouveau-Brunswick aux utilisateurs et parties intéressées. Il peut être modifié lorsque l’ACNB juge qu’il est nécessaire de le faire. Il vise à compléter les règles du Bureau de dépôt, qui régissent toute activité.

Avantages d’utiliser le système du Bureau de dépôt
Pour le sous-traitant :
1.       Le porte-à-porte et la pratique dite du « marchandage » sont réduits ou éliminés.
2.       Sécuritaire, le processus du Bureau de dépôt permet aux sous-traitants d’offrir leur meilleur prix à tous les soumissionnaires principaux plutôt qu’à un groupe restreint de soumissionnaires de confiance.
3.       Le Bureau de dépôt élimine les importants coûts d’appels téléphoniques, de courriels, de messages par télécopieur et de personnel nécessaires aux sous-traitants et aux soumissionnaires principaux pour solliciter des soumissions directes et évite aux sous-traitants d'avoir à communiquer avec chaque soumissionnaire principal.
4.       Lorsqu’ils répondent à l’appel d’offres, les sous-traitants peuvent toujours proposer leur meilleur prix de façon directe et économique sans avoir à prévoir des fonds de marchandage.
5.       La date et l’heure de clôture de dépôt des soumissions de sous-traitants sont établies à l’avance sur une formule simple à remplir, ce qui élimine les erreurs coûteuses que peuvent entraîner des documents de soumission complexes.
 
Pour le soumissionnaire principal :
1.       Le soumissionnaire principal reçoit un prix clairement établi dans des délais suffisants pour lui permettre de déterminer son propre prix et de remplir les documents d’appel d’offres.
2.       Lorsque les prix dépassent un certain montant, un cautionnement est requis. L’entrepreneur principal n’est donc pas forcé d’embaucher des sous-traitants dont les ressources financières sont incertaines.
3.       Les soumissionnaires principaux n’ont plus à consacrer temps et argent à aviser les sous-traitants de leur intention de soumissionner et à solliciter des prix.
4.       Les soumissionnaires principaux n’ont plus à effectuer de marchandage non éthique pour demeurer concurrentiels.
5.       La réception et l’évaluation des propositions de prix reçues par téléphone à la dernière minute, coûteuses en temps et propices aux erreurs, sont éliminées.
6.       Les offres reçues correspondent à des divisions ou à des sections de spécialité clairement établies, sans qualification, ce qui permet de comparer des éléments comparables.
7.       À la clôture du dépôt des soumissions, le soumissionnaire principal connaît ses principaux sous-traitants. Il dispose ainsi de suffisamment de temps durant les deux jours qui précèdent la clôture de l’appel d’offres principal pour coordonner des éléments tels que les travaux de déboisement, de remplissage ou d’excavation, les besoins en matériel, les conflits relatifs à l’espace ou toute autre exigence qui pourrait relever de sa responsabilité en ce qui a trait aux différentes spécialités.
 
Pour l'architecte ou le propriétaire :
1.      L’exigence de cautionnement pour les sous-traitants principaux garantit généralement qu’ils sont compétents, expérimentés et qualifiés et qu’ils disposent des ressources financières nécessaires pour exécuter les travaux.
2.      Le cautionnement réduit la probabilité de faillite d’un sous-traitant principal durant les travaux, ce qui évite les retards, les interruptions et les problèmes juridiques qui en découlent.
3.      Le cautionnement exigé des principaux sous-traitants garantit que le chantier ne fera pas face à des obstacles financiers ou juridiques advenant le cas où un sous-traitant deviendrait insolvable.
4.      L’architecte ou le propriétaire a accès aux prix de tous les sous-traitants, ce qui est rarement le cas avec les soumissions directes.
5.      Les responsabilités relatives aux divisions de spécialité sont clairement définies, ce qui devrait réduire les litiges sur place.
6.      Le propriétaire devrait profiter d’un prix plus bas, puisque les soumissionnaires principaux obtiennent généralement le meilleur prix de tous les sous-traitants, ce qui n’est pas toujours le cas avec les soumissions directes aux soumissionnaires principaux.
 
RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX
 
1.       L’architecte ou les ingénieurs doivent être conscients de la nécessité pour les divisions de spécialité d’être clairement définies et de pouvoir faire l’objet d’une soumission sans clarification ou qualification. (Cela devrait toujours être le cas, que le Bureau de dépôt soit utilisé ou pas.)
2.       Il peut arriver que l’offre de soumissionnaires soit rejetée en raison d’un cautionnement inadéquat, parce qu’elle est incomplète, qu’elle est qualifiée ou qu’elle n’inclut pas les prix de remplacement nécessaires au soumissionnaire principal pour remplir son offre. Généralement, un tel rejet est la conséquence d’un manque de soin ou de la négligence du sous-traitant. Malheureusement, un responsable de l'appel d’offres qui ne comprend pas bien le fonctionnement du Bureau de dépôt pourrait croire que cela est dû à une lacune du système et restreindre son utilisation de celui-ci. Cette réaction nuit à tous les sous-traitants, et pas seulement au seul plaignant, qui est généralement le responsable de sa propre infortune.
Les responsables des appels d’offres devraient transmettre les plaintes directement à l’ACNB et éviter toute intervention directe.
3.       Les responsables des appels d’offres devraient faire en sorte que les documents à l’intention du soumissionnaire principal sont les plus simples possible. La période qui précède la clôture des appels d’offres est, en raison de sa nature même, un moment frénétique et stressant. Chaque complication de l'appel d’offres augmente les probabilités d'erreur. Les erreurs peuvent entraîner le rejet de l’offre des sous-traitants ou du soumissionnaire principal, ce qui peut causer des pertes financières à l’entrepreneur, aux sous-traitants ou au propriétaire, voire à l’ensemble d’entre eux.
Les renseignements qui n’influent pas sur la sélection du soumissionnaire, comme les prix de remplacement ou le nom des fournisseurs et des produits, ne devraient pas être requis avec les offres déposées. Les documents d’appel d’offres devraient demander que ce type de renseignements supplémentaires soit transmis dans les 24 ou 48 heures suivant la clôture de l'appel d’offres, afin que la réponse soit la plus simple possible.
Réduire la pression sur les soumissionnaires lorsqu’ils terminent leur offre, par la non-inclusion de certains renseignements, comme les prix de remplacement (règle 8(b)), profite à toutes les parties, diminue les risques d'erreurs, de rejet de soumission principale et de rejet de soumissions de sous-traitants au Bureau de dépôt.
 
PROCESSUS DE DÉPÔT DES SOUMISSIONS
Les entrepreneurs principaux membres de l’ACNB ont accès aux plans et devis descriptifs au format électronique, à des fins de consultation, d’impression et d’utilisation pour des appels d’offres, dans les diverses salles de plans de l'Association ou à partir de leurs propres installations, par l’intermédiaire du système de salle de plan électronique Cl-Net.
 
Les associations de la construction conservent la liste des détenteurs de plans, qu’ils ont obtenue auprès du responsable de l'appel d’offres. À l’approche de l’heure de clôture du dépôt des soumissions, le Bureau de dépôt demande par télécopieur à tous les soumissionnaires principaux (voir formule) la confirmation de leur intention de soumissionner et leur méthode préférée de transmission des enveloppes. (C'est le soumissionnaire principal qui a l’ultime responsabilité d’informer le Bureau de dépôt de son intention déposer une offre – voir le règlement 9.)
 
Horloge horodatrice
L’horloge horodatrice de l’association responsable de la clôture du dépôt des soumissions constitue le seul dispositif d’horodatage reconnu déterminant la clôture. Elle doit être vérifiée au moyen de l’heure du réseau cellulaire dans les 24 heures précédant l’heure de clôture du dépôt des soumissions. La vérification doit être effectuée par un membre du personnel en présence d’une autre personne. Seules les offres reçues avant ou à l’heure de clôture annoncée seront acceptées. (Par exemple, si l’heure de clôture est 14 h, les soumissions reçues jusqu’à 14 h pile seront acceptées, mais celles reçues à 14:00:01 seront rejetées.) Le mécanisme de certaines horloges horodatrices pouvant introduire un écart d’une minute; c’est l’heure imprimée qui sera déterminante.
 
Processus
Les soumissionnaires sous-traitants achètent les enveloppes et les formules de soumission et se procurent la liste des soumissionnaires principaux auprès de l’ACNB.
 
Le Bureau de dépôt reçoit les soumissions, appose dessus l’estampille de date et d’heure et les dépose dans une boîte prévue à cet effet.
 
La boîte contenant les offres est ouverte et les offres sont remises au président du comité du Bureau de dépôt régional ou à un représentant. Le comité du Bureau de dépôt se retire dans la salle d’ouverture des offres. Un représentant du responsable de l'appel d’offres (s’il est présent) peut observer l’ouverture des offres. Personne d'autre que les membres du personnel d’une association de la construction ne peut pénétrer dans la salle d’ouverture des offres pour noter les prix offerts.
 
L’horodatage sur les grandes enveloppes blanches est vérifié et les enveloppes sont triées par division de spécialité.
 
Le président du comité vérifie la formule de soumission du soumissionnaire principal pour déterminer si elle comporte des exigences de prix distincts ou de remplacement. Si des prix de remplacement sont requis, le président déterminera avant l’ouverture des offres, à partir de la formule de soumission de l’entrepreneur principal, quels travaux de la section des spécialités sont clairement concernés par la demande de prix distincts ou de remplacement. Seule la non-fourniture des prix distincts par les sous-traitants des spécialités requises pour que le soumissionnaire principal puisse remplir sa formule de soumission sera un motif de rejet.
 
Les numéros de section et de division de spécialité de la grande enveloppe blanche sont vérifiés pour s'assurer que les numéros de section auxquels la soumission répond correspondent à l'appel d’offres lancé par le responsable de l’appel d’offres. Un soumissionnaire peut prendre la responsabilité d’inclure l’ensemble des travaux d’une spécialité; pour cela, il indique la spécialité en question et inscrit sur les enveloppes et les formules blanches, roses et vertes « Tel que défini par le responsable de l’appel d'offres » au lieu d’indiquer tous les numéros de division et de section.
 
Les enveloppes blanches sont ouvertes une à la fois.
 
La validité du cautionnement de soumission et l’inclusion d’un consentement au cautionnement sont vérifiées. Si, et seulement si, les documents de cautionnement sont valides ou l’offre contient une lettre déclarant que la valeur de l’offre est inférieure au seuil de cautionnement, l’enveloppe verte est ouverte. (Une « lettre d’agent » n’est PAS un cautionnement de soumission valide.)
 
Les offres sont ensuite vérifiées pour vérifier qu’il n’y a pas de qualification et qu’il ne manque pas de prix de remplacement. Toute qualification modifiant le contenu de l’offre par rapport au devis descriptif entraînera le rejet de l’offre. Seul le président peut déterminer la validité d’une offre par rapport aux règles. S’il y a motif à rejet, seul le numéro de la règle concernée doit être indiqué dans l'enveloppe blanche. Le président du comité du Bureau de dépôt de l’ACNB doit être avisé du rejet, de la règle invoquée et du motif. Les litiges ultérieurs avec un soumissionnaire seront transmis à ce même président.
 
Les exemplaires verts de la formule de soumission sont vérifiés pour s'assurer que les montants des offres sont identiques. Les sous-traitants ne sont pas obligés d’offrir les mêmes prix à tous les soumissionnaires principaux. Les prix des sous-traitants doivent être indiqués en lettres et en chiffres. En cas de divergence entre les deux valeurs, la valeur en lettres fera foi. Une vérification des éventuelles corrections de prix sur la formule de soumission est réalisée et les calculs requis sont effectués. Le montant final de l’offre est consigné en une fois s’il est confirmé que tous les montants sont identiques ou séparément si les montants offerts sont différents pour un ou plusieurs soumissionnaires principaux. Des copies des offres révisées sont jointes à l’exemplaire vert de la formule de soumission et aux exemplaires roses appropriés. La procédure est répétée pour chaque offre.
 
Les enveloppes roses comprenant les offres valides sont triées selon le soumissionnaire principal et on coche sur la fiche récapitulative le nom de chaque soumissionnaire principal qui a reçu une enveloppe rose.
 
Une fois l’ouverture des offres terminées, les enveloppes roses sont regroupées par soumissionnaire principal et comptées. On fait la somme des coches sur la fiche récapitulative et le total est comparé au nombre d’enveloppes. En cas de différence, les enveloppes sont recomptées et la fiche récapitulative revérifiée jusqu’à ce que les deux sommes concordent.
 
Les prix consignés sont revérifiés pour s'assurer qu’ils concordent avec le montant des offres. Le personnel revérifie tous les prix et révisions de prix à la recherche d’erreurs de calcul et y appose ses initiales au moment de rédiger son avis de résultats de l’appel d’offres. Si une offre comporte le recours aux propres effectifs du soumissionnaire pour une section de spécialité, tous les sous-traitants sont listés sur l'avis affiché, mais les prix pour cette section seront maintenus secrets jusqu’à l’heure de clôture de l'appel d’offres principal. (Tous les prix seront fournis au responsable de l'appel d’offres avant la clôture de l'appel d’offres principal.)
 
Lorsque le personnel a terminé le processus expliqué plus haut, les enveloppes roses sont mises à la disposition des soumissionnaires principaux pour qu’ils les ramassent ou transmises conformément aux instructions de ces soumissionnaires.
 
Une copie des résultats de l'appel d’offres est envoyée au responsable de l’appel d’offres (architecte) et une autre est affichée dans la salle de plans électronique de CI-Net.
 
Une copie de l’avis de résultats de l’appel d’offres pour les sous-traitants doit être transmise à tous les soumissionnaires principaux et aux sous-traitants qui ont soumis des offres, et une autre doit être publiée dans la salle de plans électronique de CI-Net.
 
Les prix ne sont pas communiqués par téléphone aux non-soumissionnaires ou aux soumissionnaires en raison du temps que cela demanderait au personnel. Les résultats des offres sont accessibles à tous les membres de l’Association par le biais de CI-Net.
 
Il est demandé aux soumissionnaires de ne pas appeler l’ACNB pour obtenir les résultats. Le personnel de l’Association les leur enverra à la fin de l’ouverture des offres; ces appels ne feront que ralentir la publication ou l’envoi par télécopie des résultats.
 
Une lettre ou un courriel est envoyé aux soumissionnaires dont l’offre est rejetée pour les aviser du rejet et du numéro de règle concerné. Les offres rejetées et les documents de cautionnement seront conservés par le Bureau de dépôt avec les offres valides.
 
Les cautionnements de soumission sont conservés par le Bureau de dépôt en attendant l'attribution du contrat principal et de la disposition qu'aura choisie l’entrepreneur principal retenu. En cas d’annulation de l’appel d’offres ou après que 60 jours se sont écoulés, les cautionnements de soumission sont conservés avec les offres, sauf instruction contraire du responsable de l’appel d’offres.
 
Soumissions « avec ses propres effectifs »
Les soumissions « avec ses propres effectifs » par des soumissionnaires principaux représentent une situation spéciale. Pour s'assurer qu’un soumissionnaire principal, qui effectue les travaux d’une section de spécialité donnée, est en mesure d’utiliser ses propres effectifs, les dispositions doivent être prises pour qu’il puisse soumissionner à ce titre (c.-à-d. soumission « avec ses propres effectifs »).
 
La règle concernant la soumission « avec ses propres effectifs » ne vise pas à empêcher les soumissionnaires principaux, qui exécutent en toute légitimité les travaux d’une spécialité particulière, de présenter une soumission pour cette spécialité. Elle n’a pas non plus comme intention de créer la préqualification d’un entrepreneur principal lorsque ce n’est pas une exigence pour les sous-traitants.
 
Le seul objectif de cette règle est de restreindre l’utilisation des soumissions « avec ses propres effectifs » comme un outil de marchandage pour contourner le processus du Bureau de dépôt. Si un entrepreneur principal souhaite soumissionner « avec ses propres effectifs », il doit déposer auprès de l’ACNB un affidavit indiquant que son entreprise était dans la spécialité concernée avant le dépôt de son offre ou soumettre ce document avec son offre (règle 9(c)(3)).
 
Aux fins de cette règle, l'expression « ses propres forces » correspond au fait pour l’entreprise déposant la soumission principale d’utiliser ses propres personnel, installations ou équipement. On s'attend à ce qu’un soumissionnaire principal qui est reconnu comme disposant de ses propres effectifs dans une spécialité donnée exécute les travaux avec ses propres effectifs. Il est libre d’agir ainsi, sans restriction, de la façon commune à tout autre sous-traitant engagé dans la spécialité concernée.
 
Soumissions combinées
La règle 8(3) du Bureau de dépôt permet aux sous-traitants de faire profiter les propriétaires des économies de frais généraux ou de coûts d'établissement susceptibles qui pourraient être dédoublés dans le cas du dépôt individuel d’une offre pour plusieurs sections de spécialité.
 
Pourvu que le soumissionnaire réponde aux exigences et qu’il présente une offre pour les sections de spécialité demandées dans les documents d’appel d’offres, il peut décider de déposer une soumission combinée pour une ou plusieurs de ces sections si c'est à son avantage.
 
Si un soumissionnaire se retire d’une section de spécialité qui est incluse dans un prix combiné, la soumission combinée portant sur la section de spécialité d’où il s'est retiré devient automatiquement invalide.
 
Prix distincts
Il arrive qu’un responsable d'appel d’offres demande à l'entrepreneur principal de donner des prix distincts, au moment du dépôt de son offre, pour des modifications ou des ajouts à la portée principale des travaux. Les sous-traitants dont les travaux sont touchés par la demande de prix distincts, qui fait partie de l’appel d’offres aux soumissionnaires principaux, doivent confirmer quels sont les éléments des travaux qui en subissent les répercussions. (Pour ce faire, il est suggéré de joindre une copie de la partie du formulaire de soumission de soumissionnaire principal demandant des prix distincts et de confirmer tous les éléments en inscrivant leur valeur ou 0.)
 
Révision des prix
Les prix peuvent être révisés avant que l’heure de clôture précisée par le Bureau de dépôt par télégramme ou télécopieur (les courriels ne sont pas acceptés). Les révisions doivent être indiquées uniquement sous forme d’un plus ou d’un moins par rapport à la valeur inscrite sur les documents d’appel d’offres officiels. Si plusieurs révisions sont effectuées, elles seront classées dans l’ordre d’horodatage de réception estampillé et calculées en séquence pour parvenir à la valeur finale, sauf s’il est clairement indiqué qu’elles annulent (ce qui n’est pas recommandé) la révision précédente et doivent être prises par rapport à la valeur indiquée sur l’offre initiale. Les soumissionnaires sont seuls responsables de s’assurer que les révisions sont faites de façon qu’elles soient horodatées avant l’heure de clôture. L’ACNB n’est pas responsable des retards causés par un télécopieur surchargé ou autre. Les révisions reçues après l’heure officielle de clôture ne seront pas prises en comptes. Ne PAS envoyer de prix total révisé.
 
Élimination des documents d’appel d’offres reçus au Bureau de dépôt
Les documents concernant les offres de sous-traitants reçus au Bureau de dépôt, y compris les offres rejetées, sont conservés durant une période d’au moins deux ans après la date de clôture de l’appel d’offres principal. Après quoi, ces documents et tout autre document relatif à l’appel d’offres en question détenus par le Bureau de dépôt seront détruits par déchiquetage.

 STRUCTURE DU SYSTÈME DU BUREAU DE DÉPÔT DES SOUMISSIONS

Le système du Bureau de dépôt des soumissions du Nouveau-Brunswick est contrôlé et géré par l’Association de la construction du Nouveau-Brunswick. Il comprend trois sections exploitées au nom de l’ACNB par des associations régionales situées à Fredericton, Saint John et Moncton.
 
Les soumissions de sous-traitants pour un projet faisant l’objet d’un appel d’offres doivent être déposées à la section du Bureau de dépôt située à l’association de la construction du territoire où le projet sera exécuté.
 
Le Bureau de dépôt comprend plusieurs comités qui supervisent le fonctionnement, la gestion et la mise en application des règles :
1.       Le comité du Bureau de dépôt de l'ACNB;
2.       Les comités du Bureau de dépôt régionaux (3);
3.       Le comité d’examen du président de l'ACNB.
 
La structure et le rôle de ces comités sont décrits ci-dessous.
 
Comité du Bureau de dépôt de l'ACNB
Ce comité est composé d’un président nommé par le conseil d'administration de l'ACNB et du président de chacun des trois comités du Bureau de dépôt régionaux.
 
Il est chargé de gérer le fonctionnement, d’interpréter les règles, de recommander des révisions aux règles au conseil d'administration de l’ACNB, de coordonner les activités avec les utilisateurs du Bureau de dépôt et, d’une façon générale, de faire en sorte que les trois sections régionales du Bureau de dépôt fonctionnent de manière uniforme.
 
Dans certains cas, les gros utilisateurs du système peuvent être invités aux réunions du comité aux fins d’information. Ils n’ont alors pas droit de vote, bien que leurs commentaires soient appréciés.
 
Le comité relève directement du conseil d’administration de l’ACNB, qui doit approuver les modifications aux règles du Bureau de dépôt.
 
Ce comité, ou son président, agit également à titre de première instance d’examen en cas de plainte ou d’infraction aux règles. En cas de rejet d’une offre par une section régionale du Bureau de dépôt pour une infraction aux règles, le soumissionnaire peut interjeter appel auprès du comité ou de son président, par demande écrite adressée au président, jusqu’à six heures avant l’heure de clôture du dépôt de l’offre principale. Si le président du comité maintient le rejet, cette décision est sans appel. Si le rejet ou la plainte concerne une infraction aux règles du Bureau de dépôt qui semble délibérée, le rejet sera transmis au comité d'examen du président de l'ACNB, et celui-ci se réunira à sa convenance pour déterminer les mesures à prendre.
 
Comités du Bureau de dépôt régionaux
Chaque section régionale du Bureau de dépôt comprend un comité. Ce comité est composé d’un président nommé par le conseil d'administration de l’association de la construction régionale et autant de membres bénévoles qu’il est nécessaire pour assurer une présence suffisante à l’ouverture des offres. Un minimum de deux et un maximum de trois membres du comité, plus le président, doivent être présent à chaque ouverture d’offres.
Un membre du personnel de la section régionale peut aussi être présent pour consigner les résultats.
 
Les tâches de ce comité sont les suivantes :
-          Ouvrir les offres et s'assurer qu’elles contiennent les documents adéquats et respectent les règles;
-          Réunir et distribuer les enveloppes d’offres des sous-traitants aux soumissionnaires principaux;
-          Conserver les offres en toute sécurité à l’intention du soumissionnaire principal retenu;
-          Transmettre tout rejet d’offre immédiatement après la clôture du dépôt des soumissions au président du comité du Bureau de dépôt de l'ACNB;
-          Formuler des recommandations à l’intention du comité du Bureau de dépôt de l'ACNB et coordonner avec lui les activités et la résolution des problèmes.
 
Le président est le représentant officiel du comité régional au comité du Bureau de dépôt de l'ACNB.
 
Comité d’examen du président de l'ACNB
Ce comité est présidé par le président du Bureau de dépôt de l’ACNB, qui est nommé par l'ACNB. Le président compose le comité qui comprend au moins :
-          Les présidents des deux comités du Bureau de dépôt régionaux qui ne sont pas concernés par le litige ou l’infraction aux règles examiné;
-          Un ou plusieurs membres du conseil d'administration de l'ACNB (au cas où le président du Bureau de dépôt de l’ACNB leur demanderait de participer);
-          (Facultatif) Un entrepreneur principal ou un sous-traitant membre non directement concerné par l’ouverture des offres ou qui n’a pas déposé de soumission pour la spécialité en question, au cas où leur expertise serait utile.
 
Tout membre du conseil d’administration qui a déposé une offre soit pour la section de spécialité concernée soit comme soumissionnaire principal doit se considérer comme étant en conflit d’intérêts et être remplacé par un autre membre du conseil d’administration.
 
Ce comité a pour rôle d’entendre et de juger les appels ou plaintes qui lui sont transmis en vertu des règles du Bureau de dépôt au sujet d’un soupçon d’infraction délibérée aux règles du Bureau de dépôt. S’il juge la plainte fondée, il décide des pénalités à imposer. En vertu des règles du Bureau de dépôt, les décisions relatives au rejet ou à la réintégration d’une offre ou à l’infraction à une règle rendues par le comité d'examen sont sans appel.
 
Les auditions s'effectuent normalement par téléconférence, de la façon suivante :
-          Le président de l’ACNB doit transmettre les documents concernant le litige à tous les membres participants avant la téléconférence;
-          En cas d’appel d’un rejet, la seule information et la seule documentation pertinentes sont les documents d’appel d’offres, la soumission, les règles du Bureau de dépôt et les procédures d’ouverture des offres.
 
La téléconférence se déroule de la façon suivante :
-          Les membres doivent être en nombre suffisant pour l’obtention du quorum;
-          Le point de vue du représentant du comité du Bureau de dépôt régional sur l’incident est entendu. (Le plaignant ne peut être partie de la conférence à ce moment pour éviter les confrontations inutiles.)
-          À la discrétion du président du comité, le plaignant peut être autorisé à intégrer la téléconférence pour faire valoir son point de vue (sans commentaire du représentant du comité du Bureau de dépôt régional.)
-          Le plaignant quitte ensuite la téléconférence. Le représentant du comité du Bureau de dépôt régional peut alors à son tour quitter la téléconférence ou rester, à la discrétion du président de l'ACNB. Il ne dispose pas de droit de vote et n’intervient plus, sauf pour répondre à une question d’un des membres du comité.
 
Le comité délibère et en arrive à une conclusion fondée uniquement sur les règles du Bureau de dépôt et sur les exigences du Bureau de dépôt. Tous les membres du comité ont droit de vote. Dans le cas d’une audience sur le rejet ou la réintégration d’une offre, la décision du comité d'examen est sans appel.
 
Le président de l’ACNB avise les parties concernées de la décision du comité. En cas de plainte au sujet de la validité de l’offre d’un sous-traitant, tous les efforts raisonnables seront faits pour convoquer une audience dans la période située entre la clôture du dépôt des soumissions des sous-traitants et la clôture de l’appel d’offres principal.
Si ce n’est pas possible, la décision initiale du président du comité du Bureau de dépôt de l'ACNB doit primer et est sans appel à la clôture du dépôt des offres principales.
 
Dans le cas d’une infraction aux règles incluant une mesure disciplinaire contre un utilisateur du Bureau de dépôt, la réunion doit avoir lieu à la discrétion et à la convenance du président du comité du Bureau de dépôt de l'ACNB.
 
 
Directives de remplissage d’une offre
 
Remplissage de la formule de soumission
Date
Entrez la date où vous avez rempli la formule.
 
Offre à
Entrez le nom du soumissionnaire principal auquel vous adressez votre offre.
 
Projet
Entrez le nom du projet indiqué dans les devis descriptifs.
 
Spécialité
Entrez le nom de la spécialité pour laquelle vous soumissionnez.
 
Numéro de la division ou de la section
Entrez les numéros de section ou de division indiqués dans les devis descriptifs et qui définissent la portée des travaux. Si la quantité de numéros est trop grande pour l’espace prévu, vous pouvez joindre une feuille séparée pour continuer ou simplement indiquer « Tel que défini par le responsable de l’appel d'offres ». (Important : Consultez la règle 8 (a)(1).)
 
TVH exclue
Entrez le montant de votre offre en lettres.
 
Montant
Entrez le montant de votre offre en chiffres. En cas de divergence, la valeur en lettres fera foi.
 
Prix de remplacement ou prix distincts
Les prix distincts ou de remplacement demandés pour l’offre du soumissionnaire principal doivent être fournis par les sous-traitants touchés.
Remarque : Vous devez préciser si le prix est un ajout ou une déduction par rapport au prix de l’offre. Un petit espace est prévu sur la formule de soumission pour ces prix. Lorsque plusieurs prix distincts sont demandés, il est recommandé aux sous-traitants de joindre une copie de cette partie de la formule de soumission des entrepreneurs principaux et de confirmer tous les éléments de prix distincts. Pour les éléments qui n’influent pas sur le contenu de votre offre, inscrivez 0 pour confirmer que vous avez tenu compte dans votre offre de tous les ajouts ou modifications aux travaux demandés.
 
Nom
Entrez le nom légal sous lequel votre entreprise est exploitée ou incorporée.
 
Adresse
Entrez l’adresse de votre entreprise, avec le code postal.
 
Signature autorisée
Entrez la signature de l'agent autorisé de votre entreprise.
 
                                     
Remplissage de l’enveloppe blanche
De                                             Entrez le nom légal sous lequel votre entreprise est incorporée.
 
Projet                                      Entrez le nom du projet indiqué dans les devis descriptifs.
 
Spécialité                              Entrez le nom de la spécialité pour laquelle vous soumissionnez.
 
No de section                       Entrez les numéros de section qui définissent la portée de vos travaux dans les devis descriptifs ou entrez « Tel que défini par le responsable de l’appel d'offres » (reportez-vous à la règle (a)(1)).
 
Cette enveloppe                Entrez le nombre d’enveloppes vertes et roses et indiquez si l'enveloppe
contient                                 contient un cautionnement de soumission ou une lettre déclarant que le montant est suffisamment bas pour ne pas exiger de cautionnement de soumission.
 
Remplissage des enveloppes roses et vertes
De                                             Entrez le nom légal sous lequel votre entreprise est exploitée ou incorporée.
 
Spécialité                              Entrez le nom de la spécialité pour laquelle vous soumissionnez.
 
No de section                       Entrez les numéros de section qui définissent la portée de vos travaux dans les devis descriptifs ou entrez « Tel que défini par le responsable de l’appel d'offres » (reportez-vous à la règle (a)(1)).
 
Projet                                      Entrez le nom du projet indiqué dans les devis descriptifs
 
Nom de l'entrepreneur  Entrez le nom du soumissionnaire principal auquel vous adressez votre offre.
général
 
Remplissage de la formule de cautionnement
Les formules de cautionnement de soumission peuvent différer selon la société émettrice. Adressez-vous à elle pour savoir si votre formulaire est correctement rempli.
 
Assurez-vous que :
-          la date inscrite sur le cautionnement de soumission est correcte;
-          le nom de votre entreprise est correct;
-          le nom du projet est correct;
-          le pourcentage du montant de l’offre respecte les exigences de l'appel d’offres;
-          le nom du bénéficiaire du cautionnement de soumission est correct (sauf indication contraire, c'est l’entrepreneur principal retenu);
-          le cautionnement est valide pour la période de validité des offres des soumissionnaires principaux;
-          le cautionnement de soumission comporte la signature et le sceau du soumissionnaire et de la société de cautionnement lorsque le soumissionnaire est une entreprise incorporée. Dans le cas d’une entreprise non incorporée, le nom d’un témoin de la signature par le signataire autorisé doit être indiqué sur la ligne prévue à cet effet sur le cautionnement (non requis lorsque le cautionnement comporte un sceau d'entreprise);
-          le cautionnement de soumission est accompagné d’un consentement au cautionnement valide pour la même période que le cautionnement de soumission. (Attention : À ne pas confondre avec une « lettre d'agent », qui n’est pas un consentement au cautionnement.)
 
Questions courantes
 
Est-ce que seuls les entrepreneurs membres peuvent utiliser le Bureau de dépôt?
Non. Le Bureau de dépôt est un système de dépôt des soumissions ouvert à tous les soumissionnaires. Les membres ne bénéficient pas de privilèges par rapport aux non-membres.
 
Un soumissionnaire principal doit-il choisir la plus basse offre des sous-traitants?
Non. Le soumissionnaire principal peut choisir n’importe quelle offre de sous-traitant dont la soumission a été reçue par le Bureau de dépôt.
 
Un soumissionnaire principal doit-il accepter une offre provenant d’un sous-traitant avec lequel il ne veut PAS travailler?
Non. Le soumissionnaire principal peut retourner l’enveloppe contenant l’offre d’un sous-traitant NON OUVERTE au Bureau de dépôt.
 
Un sous-traitant peut-il qualifier son offre pour les travaux qu’il souhaite exclure?
Non. On s'attend à ce que le responsable de l'appel d’offres ait clairement défini les travaux dont chaque division de sous-traitance sera responsable. L’offre des sous-traitants doit respecter les plans et les devis descriptifs et tout addenda. Toute offre qualifiée sera rejetée.
 
À qui le cautionnement est-il payable?
Sauf indication contraire du responsable de l’appel d’offres, le cautionnement doit être payable à l’entrepreneur principal retenu. Un cautionnement qui ne respecte pas les exigences entraînera le rejet de la soumission.
 
L’utilisation du Bureau de dépôt est-elle payante?
L’utilisation est gratuite pour les responsables des appels d’offres. Les sous-traitants ont à débourser les frais de formules de soumission et d’enveloppes. Les soumissionnaires principaux ont à débourser des frais minimes pour le ramassage des enveloppes.
 
Le contrat de sous-traitance doit-il être rédigé sur un document de l'ACC? (Référence : règlement 13)
Non, mais c'est préférable. Il peut être rédigé sur toute formule de contrat convenant aux deux parties. L’intention du règlement est de protéger les sous-traitants pour qu’ils ne soient pas pénalisés au cas où ils refuseraient de signer un contrat contenant des conditions qu’ils ignorent, ou avec lesquelles ils ne sont pas d'accord, au moment de déposer leur soumission.
 
L’utilisation du Bureau de dépôt nécessite-t-elle des changements au contrat principal?
Non. Le contrat principal est établi entre le soumissionnaire principal et le responsable de l'appel d’offres. L’utilisation du Bureau de dépôt n’influe d’aucune façon sur l'exécution ou le contenu des travaux ou sur les documents utilisés pour le contrat principal.
 
Quel est l’inconvénient d’utiliser le Bureau de dépôt?
Il ne devrait pas y avoir d’inconvénient. Les concepteurs des appels d’offres devraient cependant prendre soin de bien définir le responsable du contenu de chaque section. Les avantages dépassent les inconvénients possibles. Le responsable de l’appel d’offres ne devrait percevoir aucune différence autre que l’obligation de définir pour quelles spécialités les sous-traitants auront à présenter une soumission par l’intermédiaire du Bureau de dépôt. De toute façon, la majorité des documents d'appel d’offres principal exigent que ces spécialités soient nommées. L’utilisation du Bureau de dépôt est même avantageuse sur le plan financier, puisqu’en raison de la confidentialité du processus, les sous-traitants peuvent offrir leur meilleur prix, car ils n’ont pas à prévoir des fonds de marchandage.
 
 
Le responsable de l’appel d’offres participe-t-il au traitement des litiges?
Non. Le Bureau de dépôt est un service volontaire exploité par l’industrie au bénéfice des soumissionnaires. Les litiges sont une question interne à l’industrie. Si une plainte est déposée au responsable de l’appel d’offres, il devrait aiguiller le plaignant vers le comité du Bureau de dépôt de l’ACNB ou son président. (Voir le fonctionnement du comité d’examen du président de l'ACNB.)
 

RÈGLES DE PROCÉDURE

DU SYSTÈME DU BUREAU DE DÉPÔT DES SOUMISSIONS DU NOUVEAU-BRUNSWICK
 
DE L’ASSOCIATION DE LA CONSTRUCTION DU NOUVEAU-BRUNSWICK
 
(Important : Se reporter au guide d’utilisation du répertoire des membres de l’ACNB)
 


CONDITIONS GÉNÉRALES

1.             DÉFINITION et OBJECTIFS
a)     Le Bureau de dépôt des soumissions du Nouveau-Brunswick, ci-après simplement désigné par « Bureau de dépôt », est un système qui a été mis sur pied dans le but d’améliorer les pratiques en matière de dépôt des soumissions dans l’industrie de la construction. Le Bureau de dépôt recueille les soumissions scellées des sous-traitants, protégeant ainsi la confidentialité des offres et permettant aux entrepreneurs principaux d’obtenir des offres écrites fermes suffisamment à l’avance pour préparer eux-mêmes des offres complètes et exactes. Ces procédures sont à l’avantage des propriétaires, des architectes, des ingénieurs et des entrepreneurs.
b)     Le recours au système du Bureau de dépôt pour tout projet de construction n’accorde à personne le droit d’intenter une poursuite à l’encontre de l’Association de la construction du Nouveau-Brunswick, du comité du Bureau de dépôts ou de tout officier, administrateur ou membre de ceux-ci.  
c)     Le Bureau de dépôt, utilisé conformément aux règles de procédure définies dans le présent document, et conformément à toute directive additionnelle qui pourrait être émise, vise à établir un code de pratiques en matière de dépôt des soumissions. Chaque utilisateur du système accepte volontairement ces pratiques pour son propre bénéfice et à ses propres risques.
 
2.             GESTION
a)     La gestion du Bureau de dépôt incombe à trois comités régionaux situés respectivement dans les locaux de l’Association de la construction du nord-ouest de Fredericton, de l’Association de la construction du nord-est de Moncton et de l’Association de la construction de Saint John. Le Bureau de dépôt est dirigé par un président nommé par le conseil d'administration de l’ACNB et dont il est membre. Le président du Bureau de dépôt de l’ACNB supervise un comité d'exploitation composé des présidents des trois comités régionaux et de bénévoles locaux.
 
3.             PORTÉE
                Le Bureau de dépôt recevra et acheminera les soumissions pour toutes les spécialités énumérées dans les devis descriptifs du projet faisant l’objet d’un appel d’offres, ou dans l’annonce de l’appel d’offres diffusée dans les médias d’information officiels lorsque les devis descriptifs ne dressent pas la liste des spécialités touchées par l’appel d’offres lancé par l’entremise du Bureau de dépôt.
 
4.             ADMISSIBILITÉ
                Tout propriétaire, particulier ou entreprise peut utiliser les services du Bureau de dépôt dans la mesure où il adhère aux règles de procédure établies par le Bureau de dépôt.
 
5.   RÈGLES SOUS FORME IMPRIMÉE ET « EXIGENCES SE TROUVANT SUR LES FORMULAIRES »
                Les règles sous forme imprimée, portant sur l’ensemble des étapes du fonctionnement du Bureau de dépôt, peuvent être consultées par toutes les parties intéressées. La lecture de ces règles devrait être complétée par l’étude des exigences énoncées sur la formule de soumission officielle du Bureau de dépôt.
 
6.   ENVELOPPES, FORMULAIRES D'APPEL D’OFFRES ET FRAIS
                Tout recours au Bureau de dépôt doit se faire selon la procédure suivante :
Les soumissionnaires qui déposent une offre par l’entremise du Bureau de dépôt doivent utiliser pour ce faire la formule de soumission officielle, ainsi que les enveloppes officielles obtenues auprès du Bureau de dépôt.
a)    La formule de soumission officielle du Bureau de dépôt est en trois exemplaires.
        (1)   L’exemplaire rose est destiné à l’entrepreneur principal et doit être placé dans l’enveloppe rose qui est ensuite cachetée. Le Bureau de dépôt met l’enveloppe rose à la disposition de l’entrepreneur principal.
         (2)  Les exemplaires verts des offres présentées à l’entrepreneur principal doivent être placés dans une seule et même enveloppe, qui est ensuite cachetée. L’enveloppe verte sera conservée par le Bureau de dépôt.
          (3) Le soumissionnaire conserve la copie jaune dans ses dossiers.
(b)   Toutes les enveloppes susmentionnées sont insérées dans la grande enveloppe blanche officielle du Bureau de dépôt, qui est ensuite cachetée et remise au Bureau de dépôt. Tous les espaces en blanc sur les enveloppes doivent être remplis (voir la règle 12).
(c)           Les soumissionnaires parient les frais d’achat des enveloppes et des formules de soumission au moment où ils les demandent.
 
7.             CLÔTURE
                La clôture du dépôt des soumissions est fixée à 14 h, deux jours ouvrables avant la date de clôture de la soumission principale, à moins qu’il en soit expressément décidé autrement par le propriétaire, ou par le responsable de l'appel d'offres qui le représente. À l’heure et au jour fixés, ou avant, les sous-traitants doivent remettre leurs soumissions scellées au Bureau de dépôt dans la grande enveloppe blanche officielle. L’enveloppe est immédiatement estampillée à l’aide d’un horodateur au moment de sa réception par le Bureau de dépôt, qui émet alors un reçu sur lequel apparaît le nom du projet et l’heure à laquelle la soumission a été déposée. Les soumissions scellées sont mises sous clef dans une boîte prévue à cet effet et ne pourront en aucun cas être retirées avant l’heure de clôture officielle du dépôt des soumissions. Les soumissions présentées après l’heure de clôture sont estampillées et conservées, mais ne sont pas acheminées aux entrepreneurs concernés. L’horodateur du Bureau de dépôt constitue l’appareil officiel de mesure du temps régissant la clôture du dépôt des soumissions.
 
8.   PROCÉDURE APPLICABLE AUX SOUS-TRAITANTS : « LISEZ LES DIRECTIVES SUR LE FORMULAIRE DE SOUMISSION; LES RETRAITS SONT PERMIS » – Règle (8f)(a)(1)
(Voir les instructions sur le remplissage des offres)
     (1)      Les soumissionnaires doivent indiquer sur leur formule de soumission, ainsi que sur les enveloppes, les numéros de toutes les sections sur lesquelles porte leur offre. Ces numéros doivent correspondre aux listes dressées par le responsable de l’appel d'offres pour chaque division. Le montant de l’offre principale doit être inscrit en lettres et en chiffres dans l'espace prévu à cet effet et inclure toutes les sections désignées. En cas de divergence, la valeur en lettres fera foi. Les prix de remplacement et distincts doivent être indiqués uniquement en chiffres.
                Les soumissionnaires peuvent omettre la liste des numéros de division et de section et indiquer seulement « Tel que défini par le responsable de l’appel d'offres » sur l’enveloppe et la formule. Ce faisant, toutefois, ils assument l'entière responsabilité d'inclure l'étendue des travaux, tels qu’ils sont énumérés dans les devis descriptifs et dans les documents d'appel d'offres.
 
                S’ils utilisent la méthode susmentionnée, les soumissionnaires reconnaissent que toutes les sections correspondant aux numéros énumérés dans les devis descriptifs sont comprises dans le montant de leur offre.
 
     (2)      Les soumissionnaires doivent fournir un prix distinct pour chaque division ou spécialité intégrale officiellement mentionnée dans les documents d’appel d’offres.
     (3)      La somme globale des prix combinés peut être indiquée, sans qu’il ne doive pour autant s’agir de la somme totale des prix distincts pour les sections de spécialité intégrales indiquées, mais cela uniquement si les prix distincts pour les sections de spécialité ont été indiqués comme il a été spécifié. Le montant de chacun de ces prix distincts déterminera si un cautionnement de soumission est requis en vertu de la règle 12 (Garantie de soumission). Lorsqu’un prix combiné est indiqué, ce prix déterminera s’il est nécessaire de fournir une garantie.
(b)   Lorsque des prix de remplacement sont expressément demandés dans les documents d'appel d'offres, la différence de prix doit être clairement indiquée en tant que soustraction ou qu’addition aux prix distincts mentionnés dans la règle 8(a), dans l’espace prévu à cet effet sur la formule officielle de soumission ou sur une feuille jointe si l’espace est insuffisant.
(c)   Les sous-traitants ont la responsabilité de soumettre leurs offres conformément aux documents d'appel d'offres.
(d)   Un sous-traitant peut présenter au Bureau de dépôt un avis écrit (par télécopieur ou télégramme) au sujet d’avenants apportés à sa soumission, dans la mesure où chacun des avenants, ainsi que la grande enveloppe blanche officielle, sont reçus avant l’heure de clôture du dépôt des soumissions. Une copie de chacun des avenants doit être adressée à chaque entrepreneur principal concerné, aux soins du Bureau de dépôt. Les avenants reçus après l’heure de clôture seront estampillés et conservés, mais ne seront pas acheminés aux entrepreneurs concernés. Les amendements multiples doivent être calculés dans l’ordre de leur réception, sauf indication contraire clairement formulée par le soumissionnaire.
(e)   Les soumissions ne doivent pas être modifiées de quelque manière que ce soit après la date et l’heure de clôture du dépôt des soumissions. Le Bureau de dépôt ne prendra aucune mesure pour aviser les entrepreneurs principaux du retrait d’une soumission, mais mettra néanmoins à leur disposition les lettres ou les avis acheminés par télécopieur ou par télégramme qui leur sont adressés et qui peuvent être déposés auprès du Bureau de dépôt avant l’heure de clôture.
(f)    Les soumissions peuvent être retirées au plus tard vingt-quatre (24) heures avant l’heure de clôture de l’appel d’offres principal. Le sous-traitant doit confirmer sa décision de se retirer par écrit, par télécopieur ou par télégramme, auprès de TOUS les entrepreneurs principaux concernés, au plus tard vingt-quatre (24) heures avant la clôture de l’appel d’offres principal. La responsabilité de la preuve relativement au moment du retrait effectif de la soumission incombe au soumissionnaire. Il incombe au sous-traitant d’aviser par écrit, par télégramme, télécopieur ou autre mode identifiant son entreprise, TOUS les entrepreneurs principaux de sa décision de se retirer. Une copie de l’avis écrit de retrait est déposée au Bureau de dépôt.
        Lorsqu’un sous-traitant présente des prix distincts pour une ou plusieurs des catégories de travaux spécifiées et qu’il indique un prix combiné pour l’ensemble des travaux visés par son offre, la validité du prix combiné est fonction de tous les prix distincts faisant toujours partie de la soumission. Si le sous-traitant soumissionnaire fait usage de son droit de retirer un ou plusieurs des prix distincts inclus dans sa soumission, le prix combiné qu’il a indiqué sera alors automatiquement annulé. Le sous-traitant ne peut retirer uniquement son prix combiné.
                « SI VOUS AVEZ OUBLIÉ QUELQU’UN »
(g)   Lorsqu’un sous-traitant omet par inadvertance de présenter une offre à un entrepreneur principal :
      (1)     Il peut, au plus tard quatre (4) heures avant l’heure de clôture de l’appel d’offres principal, envoyer au Bureau de dépôt où sont reçues les soumissions un avis par télégramme ou par télécopieur identifiant son entreprise qui se lira comme suit : « Nous avons omis de présenter une offre à (Construction Leblond) pour le (projet ABC). Veuillez étudier notre offre adressée à (Construction Leroux) comme si elle avait aussi été présentée à (Construction Leblond).
                                 « Signature du sous-traitant »
       (2)    Après avoir envoyé cet avis par télégramme ou par télécopieur au Bureau de dépôt, il devra également aviser (Construction Leblond).
 
9.             PROCÉDURE S’APPLIQUANT AUX ENTREPRENEURS PRINCIPAUX : « AVEZ-VOUS AVISÉ LE BUREAU DE DÉPÔT? »
Les entrepreneurs principaux qui reçoivent des soumissions par l’entremise du Bureau de dépôt doivent procéder comme suit :
(a)   Les entrepreneurs principaux devraient informer le Bureau de dépôt de leur intention de déposer une offre pour un projet donné au moment de la prise de possession des documents d'appel d'offres. Ils devraient aussi en aviser les sous-traitants.
(b)   L’entrepreneur principal a la responsabilité d’obtenir les enveloppes requises.
(c)  (1)    Un entrepreneur principal n’a pas à accepter une soumission d’un sous-traitant lorsque celle-ci n’a pas été sollicitée; il la retournera alors sans l’ouvrir au Bureau de dépôt.
      (2)     Lorsqu’un entrepreneur principal a l’intention de recourir à ses propres effectifs pour les travaux à effectuer, il est obligatoire que ces travaux soient effectués par ses propres employés. S’il lui est impossible de le faire, il devra faire appel aux services d’un des soumissionnaires qui a présenté une offre par l’entremise du Bureau de dépôt, au prix que le soumissionnaire a indiqué dans son offre, et il ne devra pas lancer d’appel d’offres à d’autres sources.
(3)           L’entrepreneur principal qui présente une offre pour une spécialité par l’entremise du Bureau de dépôt et qui a l’intention de recourir à ses « PROPRES EFFECTIFS » doit posséder l’équipement requis pour effectuer les travaux en question et couramment effectuer ce type de travaux dans le cadre de ses activités professionnelles normales, avant le moment du dépôt de sa soumission au Bureau de dépôt. Le comité du Bureau de dépôt pourra exiger une vérification de cette condition.
(4)           Il incombe à l’entrepreneur principal d’assurer la conformité à la règle 9(3), soit par affidavit soit par la production d’une copie de la licence pour une spécialité nécessitant une licence. L’affidavit ou la licence doit être transmis au Bureau de dépôt avant le dépôt de l’offre ou être inclus dans ladite offre.
(d)   Après la clôture du dépôt des soumissions, l’entrepreneur principal doit prendre possession des soumissions qui lui sont adressées au Bureau de dépôt et s’acquitter des droits exigés. Tout entrepreneur principal qui décide de ne pas soumissionner doit avertir le Bureau de dépôt de son intention de se retirer au moins vingt-quatre (24) heures avant la clôture du dépôt des offres, à défaut de quoi il devra s’acquitter des droits exigés, peu importe qu’il prenne possession ou non des enveloppes de soumission qui lui sont destinées.
 
                « AUCUNE SOUMISSION N’A PAS ÉTÉ REÇUE? »
(e)   L’entrepreneur principal qui n’a reçu aucune offre pour une spécialité donnée doit obtenir le nom des soumissionnaires dans cette spécialité auprès du Bureau de dépôt afin de pouvoir lancer un appel d’offres directement aux sous-traitants, conformément aux dispositions de la règle 8(g).
(f)    Lorsqu’un entrepreneur principal ne reçoit aucune soumission valide par l’entremise du Bureau de dépôt pour une spécialité donnée, il est alors libre de lancer un appel d’offres directement aux sous-traitants pour cette spécialité uniquement, à la condition de respecter les exigences des règles 12 et 13.
(g)   Les règles 9(e) et 9(f) ne s’appliquent pas dans le cas d’un entrepreneur principal qui est sous le coup d’une suspension imposée par le Bureau de dépôt de l’ACNB.
 
                « L’ENTREPRENEUR PRINCIPAL N’A REÇU QU’UNE SEULE SOUMISSION »
(h)   L’entrepreneur principal qui n’a reçu qu’une seule soumission doit utiliser cette soumission conformément aux règles 8(g) et 9(c).
 
                « LE BUREAU DE DÉPÔT N’A REÇU QU’UNE SEULE SOUMISSION »
(i)    Si le Bureau de dépôt ne reçoit qu’une seule soumission, le propriétaire ou le responsable de l'appel d'offres en est informé avant le dépouillement de cette soumission. Le propriétaire ou le responsable de l'appel d'offres demande alors au Bureau de dépôt de prendre une des deux mesures suivantes :
      (1)     Accepter la soumission et la mettre à la disposition des entrepreneurs principaux;
      (2)     Rejeter la soumission et la retourner sans l’ouvrir au sous-traitant. La règle 9(f) s’applique alors.
        S’il est impossible de communiquer avec le propriétaire ou le responsable de l'appel d'offres dans les vingt-quatre (24) heures, la soumission est retournée au sous-traitant sans qu’elle ait été ouverte et la règle 9(f) s’applique.
        (3)   Quand une soumission d’un sous-traitant est jugée irrecevable ou rejetée alors que seulement deux soumissions ont été reçues, il ne s’agit pas d’une situation où une seule soumission a été reçue. De même, la situation où un entrepreneur soumissionne pour une spécialité quelconque et a l’intention d’avoir recours à ses « propres effectifs » n’est pas non plus considérée comme une situation où une seule soumission a été reçue.
10.  TRAITEMENT DES ENVELOPPES ET PRIX
 (a)  Au plus tard deux (2) heures après la clôture du dépôt des soumissions, la boîte des soumissions est ouverte par un représentant du Bureau de dépôt et les enveloppes blanches sont décachetées. Les enveloppes roses sont placées dans des enveloppes distinctes pour chaque entrepreneur principal; l’enveloppe verte est ouverte par le Bureau de dépôt.
(b)   La liste des soumissionnaires et des prix est dressée et affichée dès que possible après la clôture du dépôt des soumissions, au bénéfice des sous-traitants, des entrepreneurs principaux et du responsable de l'appel d'offres s’ils en font la demande.
(c)   Si une section de spécialité comprend une soumission comportant le recours à ses propres effectifs, seul le nom des soumissionnaires est affiché. Les prix ne seront publiés qu’après l’heure de clôture de l’appel d’offres principal. Le Bureau de dépôt remplit des feuilles récapitulatives et met des enveloppes roses à la disposition des soumissionnaires principaux selon la procédure habituelle.
 
11.          IRRÉGULARITÉS ET PLAINTES
(a)   Les entrepreneurs principaux et les sous-traitants qui manquent aux règles de procédure du Bureau de dépôt peuvent faire l’objet d’une réprimande ou d’une suspension pour une durée définie de leur droit d’utiliser le Bureau de dépôt, ou leur soumission peut être déclarée invalide.
(b)   Tout utilisateur du Bureau de dépôt qui désire déposer une plainte doit la présenter par écrit au président du comité du Bureau de dépôt de l’ACNB, Association de la construction du Nouveau-Brunswick, 190, rue Brunswick, Fredericton (Nouveau-Brunswick)  E3B 1G6. À la réception d’une plainte, le président du Bureau de dépôt de l'ACNB en avisera le responsable de l'appel d'offres et effectuera une enquête sur les allégations.
(c)   Dans le cas d’un litige concernant le rejet d’une offre ou le non-respect d’une règle, la plainte peut être transmise au président du Bureau de dépôt de l'ACNB. Si le président du Bureau de dépôt de l'ACNB, a sa seule discrétion, juge que la plainte concerne le non-respect d’une règle, il peut envoyer la plainte devant un comité composé du président des deux comités régionaux non concernés et d’un membre du conseil d'administration de l'ACNB, auquel le président du Bureau de dépôt officie comme conseiller sans droit de vote. Toute décision de ce comité est sans appel, mais il n’y a aucune obligation pour le comité de procéder à des audiences pour rendre cette décision et pour le responsable de l'appel d'offres de se plier à la décision rendue par ce comité après la clôture de l'appel d’offres principal.
(d)   Si, après avoir fait enquête au sujet d’une plainte, le comité du Bureau de dépôt de l'ACNB établit qu’il y a bel et bien eu manquement aux règles de procédure du Bureau de dépôt, l’ACNB devra en informer le responsable de l'appel d'offres et pourra recommander aux administrateurs de l’Association de la construction du Nouveau-Brunswick de réprimander la partie en infraction ou de la suspendre pour une période déterminée de son droit d’utiliser les services du Bureau de dépôt. Le responsable de l'appel d'offres pourrait alors disqualifier l’offre de l’entrepreneur principal ou du sous-traitant, ou les deux.
(e)   L’ACNB informe de ses recommandations la ou les parties en infraction, qui ont alors le droit de comparaître devant les administrateurs de l’Association de la construction du Nouveau-Brunswick afin de présenter leur point de vue relativement à la question en litige, au moment fixé par les administrateurs, avant toutefois l’imposition d’une éventuelle mesure disciplinaire. Si la ou les parties en infraction ne se présentent pas au moment et au lieu fixés par les administrateurs, le défaut de comparaître constituera une renonciation à leur droit de comparaître et de faire valoir leur point de vue.
(f)    La décision du conseil d'administration de l'ACNB est sans appel.
 
12.  CAUTIONNEMENT – CETTE SECTION S’APPLIQUE SEULEMENT LORSQUE L’ENTREPRENEUR PRINCIPAL DOIT FOURNIR UNE CAUTION. « AVEZ-VOUS LU LES DIRECTIVES À L’ATTENTION DES SOUMISSIONNAIRES? »
Le Bureau de dépôt recommande d’utiliser les cautionnements de soumission conformément aux pratiques et règles de procédure définies dans la plus récente édition du Guide des assurances de construction, publié par le Comité canadien des documents de construction et approuvé par l’IRAC, l’AICC, l’ACC et le DCC.
Les dispositions suivantes s’appliquent en matière de cautionnement de soumission à moins qu’il en soit décidé autrement par le propriétaire ou le responsable de l'appel d'offres.
La responsabilité de l’acquisition et du paiement des cautionnements exigés incombe au sous-traitant.
(a)   Le sous-traitant doit inclure séparément, dans la grande enveloppe blanche qui contient sa soumission, un de ces deux éléments :
                (1)           Une lettre spécifiant que son offre se chiffre à 50 000 $ ou moins ou à 100 000 $ ou moins si elle concerne les spécialités suivantes : mécanique, électricité et charpentes métalliques;
                (2)           Un cautionnement de soumission et une lettre de consentement au cautionnement, si son offre se chiffre à plus de 50 000 $ ou à plus de 100 000 $ si elle concerne les spécialités suivantes : mécanique, électricité et charpentes métalliques.
        La limite de cautionnement en ce qui a trait aux spécialités mécaniques s’applique à toutes les sections de la division 15 ou aux sections comparables des devis descriptifs, comme le responsable de l'appel d'offres pourra l’avoir indiqué (p. ex. plomberie, chauffage, ventilation et climatisation, gicleurs, réfrigération ou régulation).
(b)   Si l’offre se chiffre à plus de 50 000 $ ou a plus de 100 000 $, selon le cas, un cautionnement de soumission et une lettre de consentement au cautionnement sont exigés et le cautionnement de soumission doit correspondre à 10 % du montant de l’offre présentée par le sous-traitant.
(c)   Le cautionnement de soumission et la lettre de consentement au cautionnement doivent respecter la forme normalisée (à moins qu’il en soit stipulé autrement dans les documents d'appel d'offres) approuvée par le Bureau de dépôt et doivent porter sur l’exécution satisfaisante et sur la main-d’œuvre et les matériaux, chacune équivalant à au moins 50 % du prix de l’offre acceptée.
(d)   Le cautionnement de soumission aura pour créancier obligataire l’entrepreneur principal retenu.
(e)   L’entrepreneur qui présente une soumission de sous-traitance pour laquelle il aura recours à ses propres effectifs n’a pas à fournir de cautionnement ou de lettre de consentement.
(f)    À défaut de fournir un cautionnement de soumission, une lettre de consentement au cautionnement ou toute autre caution ou lettre spécifiée, la soumission du sous-traitant ne sera ni communiquée ni affichée, mais sera conservée par le Bureau de dépôt et retournée ensuite au sous-traitant.
(g)   À moins qu’il en soit autrement spécifié dans les documents d'appel d'offres, les lettres d’intention et les chèques certifiés ne sont pas acceptés à la place d’un cautionnement de soumission.
(h)   Le traitement des cautionnements de soumission est effectué de la façon suivante : tous les cautionnements de soumission adressés à l’entrepreneur principal retenu lui sont acheminés à la suite de l’adjudication officielle du marché principal.
 
13.          CONDITIONS DES CONTRATS ET PAIEMENT
Il est entendu que tous les contrats signés ultérieurement à la présentation d’offres par l’entremise du Bureau de dépôt seront établis conformément à la version la plus récente de la formule normalisée de contrat de sous-traitance de l’ACC. Le refus d’un sous-traitant de signer toute autre formule de contrat qui lui est présenté n’est pas considéré comme un retrait de la soumission et n’entraînera pas de pénalité de retrait pour cette raison.
 
14.          DIRECTIVES ADDITIONNELLES
Le Bureau de dépôt peut émettre de temps à autre des directives additionnelles qui seront mises à la disposition des parties intéressées et feront dès lors partie des règles de procédure du Bureau de dépôt.
 
15.  DIRECTIVES À L’INTENTION DU COMITÉ DU BUREAU DE DÉPÔT RELATIVEMENT AU DÉPOUILLEMENT DES SOUMISSIONS
                Lors du dépouillement des soumissions, le comité du Bureau de dépôt rejettera une soumission dans l’une des situations suivantes :
(a)           La soumission a été reçue après l’heure de clôture du dépôt des soumissions (voir la règle 7);
(b)   Le cautionnement de soumission est incorrect ou aucun cautionnement et aucune lettre n’a été déposé (voir la règle 12).
(c)   La soumission a été disqualifiée ou elle ne correspond pas aux spécifications de l’appel d’offres lancé par le responsable de l'appel d'offres (p. ex. les numéros de section ne correspondent pas).
(d)   le responsable de l'appel d'offres a demandé au bureau de dépôt de rejeter la soumission (voir la règle 9(h)).
(e)   La soumission ne respecte pas les règles du Bureau de dépôt.
 
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