Sub-Trade & Prime Contractor Bidders

Bid Depository e Bid Tendering System

 

CANB  process for Bid Depository Tendering via email using a dedicated email address.

Bid Depository Bids shall be submitted to CANB NB at email address canbebid@gmail.com.

This is a “one-way” email  address. It will not, and cannot be accessed , until after Bid Depository Closing Time.   WE CANNOT PROVIDE CONFIRMATION OF RECEIPT

It is the Bidders responsibility to ensure their Bid Package is sent to the proper email address.

All applicable Bid Depository Rules are still in force.

Processing fee for sub-trades bidders shall apply. Members $50.00 Non-Members $100.00

Processing fee for Prime Contractors shall apply. Members $25.00 Non-Members $50.00

 

The Process for Sub-Trade is as follows.

Quires can be made via email to canb4@nbnet.nb.ca or by phone 506-459-5770

 

1.      Sub-trade bidders shall inform CANB of their intent to bid by requesting tender documents from their local Association office. You will be emailed a pre-fillable Bid Form (Page 1 Green –> Page 2 Pink) with the invoice for the administration fee. 

This form is structured for prices and information to be entered by computer.

 

2.      Sub-Trade Bidders shall complete the computer generated GREEN form for each Prime Bidder. This will automatically create a duplicate PINK copy for each Prime Bidder.

 

3.      On a company letterhead, create a list of Prime Bidders you are extending your price(s) to.

 Enter the price beside each name. This letter is to be emailed with one of the GREEN (page 1) tender forms. Sub-Trade Bidders shall scan their Bid Bond and Agreement to bond documents after signing & sealing) – to PDF format. (Do Not include the Letter of Agent or other documents)

                .

4.      Include only supplementary information required by the Prime Bidders to complete their Tender form, ie: separate prices. Review all addenda and the Prime Bidder Tender Form.

 

5.      Do Not Send - More than one GREEN tender form (page 1)  and Prime Bidder price list. Do not send - NBCSA & Work Safe certificates, copies of addenda or any other document or information NOT required by the Prime Bidders to complete entries on their Tender Form. Other documents could be interpreted by Anti-virus as JUNK mail & risk  diverting your bid package to JUNK mail.

 

6.      Email the tender packet to the CANB dedicated email address,  canbebid@gmail.com, prior to the published closing date/time. 

 

7.      Any revisions to the price or the bid form must be sent to the same email address canbebid@gmail.com . This email revision must show a receipt time prior to closing time.

 

8.      Each bidder shall retain the completed PINK tender forms for all Prime Bidder tendered until the official list of all acceptable bids has posted to CInet.  CANB will endeavor to advise any sub-bids rejected and any Rule infraction on closing day as early as possible.

 

9.      Sub-trade Bidders listed shall then be responsible to email the applicable PINK (page 2) of their bid to each Prime Contractor being bid with a copy to the CANB email bidding address. Confirm the bids have been posted to CINet before doing so.

 

10.  DO NOT – Forward your bid if it is REJECTED = (Not listed on CINet) 

REVISED March 12, 2019

The Construction Association of New Brunswick (CANB) operates its Bid Depository System to provide bid confidentiality to the sub-bidders and convenience to Prime Bidders in recognition of the substantial financial investment in preparing a tender submission by all parties involved.

 

The CANB Bid Depository System receives Sub-Trade bids at the offices of the local offices of the Fredericton Northwest Construction Association, the Saint John Construction Information Centre and the Moncton Northeast Construction Association. The local associations play a role through the recruitment of bid depository volunteers to process the received tenders. While the actual operation is under the authority of CANB, each location maintains it’s own committee of volunteers. These are in turn represented by their committee chairperson along with the CANB Board appointed Chairperson to form the Provincial (CANB) Bid Depository Committee. Volunteers receive no remuneration.

 

 

For the Sub- bidder:

 

For the Prime Bidder:

 

For the Architect/Owner:

 

          Information that does not affect the selection of the successful bidder, such as alternate prices,

          supplier/product names, etc., should not be requested with the tender submissions. Tender

          documents should request that supplementary information be submitted within 24 or 48 hours

          following the tender closing, keeping the initial bid submission simple as possible.

          Reducing pressure on the bidders when closing their tenders will benefit all parties, reduce

          the risk of errors, rejected Prime bids, and rejected bids at the Bid Depository caused by failure to

          include required information such as Alternate prices {Rule 8(b)}.

 

a)     The Bid Depository of New Brunswick, referred to as "Bid Depository",  was established as a system designed to improve tendering practices in the Construction industry. It provides for the reception of sealed tenders from Trade Contractors, whereby the sanctity of those bidding is protected, and the Prime Bidders receiving those tenders obtain firm sub-trade quotations in writing in adequate time to compile their bids, completely and accurately.  Use of these procedures are in the best interests of Owners, Architects, Engineers and all Contractors.

b)     The use of the Bid Depository System for a project does not create any right of action against the Construction Association of New Brunswick Inc., the Bid Depository Committee, or any Officers, Directors or Members thereof.  

c)     The use of this Bid Depository System in accordance with the Rules herein set forth, and any supplementary instructions that may be issued, is intended to create a code of tendering practice, which each user voluntarily assumes for his own benefit, and at his own risk and own liability. 

 

a)     The New Brunswick Bid Depository System is operated by CANB via three satellite committees, located at the Fredericton Northwest Construction Association, Moncton North-east Construction Association, and Saint John Construction  Information Centre. Under the guidance of a CANB B-D Chair Person appointed by, and who is a member of CANB Board of Directors. This CANB B-D Chair Person shall oversee an operating Committee consisting of three satellite local association committee chairpersons and their local volunteers.

 

3.             SCOPE

 

4.             ELIGIBILITY

 

5.             PRINTED REGULATIONS AND RULES AND "THOSE             GIVEN ON TENDER FORMS"

 

6.             ENVELOPES, TENDER FORMS AND FEES

All tenders called through the Bid Depository shall be on the official Tender Form , and placed in official envelopes purchased from the Bid Depository.

a)    The Bid Depository Tender Form consists of three copies.

        (1)   The Pink copy is for the Prime Contractor and must be placed in the pink envelope and sealed. The pink envelope will be made available to the Prime Bidders by the Bid Depository.

         (2)  The Green copies of the bids to the Prime Bidders are to be placed in a single green envelope or individual green envelopes and sealed. The green envelopes are to be left on deposit with the Bid Depository.

          (3)The Buff copy is for the Bidder's own file

(b)   All the above envelopes shall be placed in the official Bid Depository large white envelope, sealed and delivered to the Depository.  All blank spaces appearing on the envelopes must be completed.  (See Rule 12)

(c)           Charges for Envelopes and Tender Forms: on application.

 

7.             CLOSING TIME

 

8.     PROCEDUREFOR SUB BIDDERS: "READ INSTRUCTIONS IN TENDER FORM "WITHDRAWALS ARE PERMITTED" – Rules (8f)(a)(1)

             {See Guidelines for  completion of Tender Submission}

           Bidders shall indicate on their bid forms and envelopes all Section numbers being bid.  These must agree with the listing specified for each Division. The primary tender price must be entered in the space provided in written and numerical format and must include all sections as specified. In the event of discrepancy, written value shall govern. Alternate and Separate prices may be in numerical format only.

                Bidders may exercise the option of not listing all the specific Division and Section numbers by instead, using and declaring “As defined by the Tender Call Authority” on the envelopes and forms. However, in doing so, the Bidder assumes full liability for including the full scope of work as defined in the tender/specification documents.

 

                Bidders acknowledge that, should they use the above method, all Section numbers as listed in the specifications are included in their tendered price.

 

     (2)      Separate prices must be provided for each complete division and/or trade section as officially requested in the tendering documents.

     (3)      The lump sum of combined prices may be quoted which need not be the aggregate of the separate prices for the two or more complete trade sections quoted, but only if separate trade section prices have been quoted as specified.  The value of each of these separate prices shall determine if a Bid Bond is required as provided for in Rule 12 (Tender Security).  When a combined price is quoted the requirement of tender security shall be determined on the basis of the combined price.

(b)   Where alternatives are specifically called for in the tender document, the resultant price differential shall be clearly shown as deduction from, or addition to, the separate prices quoted in 8(a) above, in the space provided for on the official tender form or an attached page should space not permit.

(c)   Trade Contractors are responsible for submitting their Bids all in accordance with the tender documents.

(d)   Written advice (including facsimile or delivered telegrams) concerning amendments to a Trade Contractor's tenders may be submitted to the Bid Depository, provided that each amendment, and the official large white envelope, are received prior to the Bid Depository closing time.  An original copy of each amendment shall be addressed separately to each Prime Contractor concerned, in care of the Bid Depository.  Amendments received late shall be time-stamped and retained, but not transmitted. Multiple amendments shall be calculated in the sequence of receipt, unless clearly directed otherwise by the bidder.

(e)   Tenders shall not be altered, or amended in any way, after the Bid Depository closing time. The Bid Depository shall take no action in notifying the Prime Contractors of a withdrawal of a bid, except to make available to Prime Contractors, letters or telegrams/fax of withdrawal addressed to each of them, that may be deposited with the Bid Depository before the Bid Depository closing time.

(f)    Tenders may be withdrawn up to twenty-four (24) hours prior to the Main Tender closing time. This must be confirmed by the Trade Contractor in writing or delivered Telegram/Fax, to ALL Prime Contractors originally bid, up to twenty-four (24) hours prior to the Main Tender closing time. The Responsibility of proof of time of effective withdrawal rests with the bidder. It is the Sub-Bidders responsibility to notify by Company Identifiable Telegram/Fax, or otherwise in writing, to ALL Prime Contractors of their decision to withdraw. A copy of the written notice of withdrawal must be filed with the Bid Depository.

        In an instance when a trade contactor bids separate prices on a category or categories of work specified, and he quotes a combined price for all the work bid, the validity of the combined price is dependent upon all separate prices remaining in bid.  If the trade contractor bidding exercises his right of withdrawal of any one or more of the separate prices bid, his combined price is automatically negated.  The trade contractor is precluded from withdrawing his combined price only.

(g)   When a Sub-Bidder has inadvertently missed bidding to a Prime Contractor:

      (1)     They may, not later than four hours prior to the Main Tender closing time, send a Company Identifiable telegram/fax to the Bid Depository where tenders are being received, reading as follows: "We missed bidding to (Black Construction) on (ABC Project). Please consider our bid addressed to (White Construction) as if it were also submitted to (Black Construction).

     (2)      They shall, after sending the telegram/fax to the Bid Depository, advise (Black Construction).

 

9.             PROCEDURE FOR PRIME CONTRACTORS: "DID YOU ADVISE THE DEPOSITORY?"

(a)   The Prime Bidders should advise the Bid Depository of their intention to bid a particular project when accessing Tender Documents.  They should also advise Trade Contractors of their intention to bid.

(b)   The onus lies with the Prime Bidders to pick up their envelopes.

(c)  (1)    A Prime Contractor need not accept an unsolicited sub-trade tender and in such a case shall return it unopened to the Bid Depository.

      (2)     Where a Prime Bidder lists their own forces for the work to be performed, it is mandatory that they must do that work with their own employees, or in the event they are unable to do so, they must use one of the bidders who tendered through the Bid Depository, at the sub-bidder's tender price, and must not call bids from other sources.

(3)   The "OWN FORCES" rule means that a Prime Bidder to bidding a sub-trade through the Bid Depository must be equipped to carry out, and in fact normally carries out, the trade work concerned in their own direct employment; prior to the time of their bid through the Bid Depository.  Verification may be requested by the Bid Depository Committee.

(4)   It is the responsibility of a Prime Contractor to provide compliance to Rule 9(3) either by affidavit or a copy of a license, in the case of a licensed trade. This must be submitted to the Bid Depository prior to, or included with the tender submission.

(d)   After the closing time of the Bid Depository, the Prime Contractor shall pick up their bids from the Bid Depository and pay the stipulated fee. Any Prime Bidder who decides not to bid, shall advise the Bid Depository of his intention of withdrawing at least twenty-four (24) hours prior to closing of the Bid Depository.  Failure to do so will make the Prime Contractor liable for the payment of the fee, whether or not he picks up their bid envelopes.

 

(e)   When a Prime Bidder has not received any tenders in a certain trade, he must contact the Bid Depository and obtain the names of bidders in that trade and solicit tenders from them as outlined in Rule 8(g).

(f)    In the event that no valid tenders are received by a Prime Bidder through the Bid Depository for any one trade, or trades, then the Prime Bidder becomes a free agent, to obtain tenders for that particular trade, or trades only, and subject to meeting all requirements of Rules 12 and 13.

(g)   Rules 9(e), (f) are not applicable to a Prime Bidder who is under a CANB Bid Depository imposed temporary suspension.

 

(h)   When only one bid is received by a Prime Contractor then it must be used by that Prime Bidder, subject to Rules 8(g) and 9(c).

 

(i)    When only one bid is received by the Bid Depository, then the Owner or Tender Calling Agent is to be contacted prior to the opening of the one bid.  The Owner, or Tender Calling Agent should issue one of the following instructions to the Bid Depository:

      (1)     Accept the bid and make it available to the Prime Bidders,

      (2)     Reject the bid and return it unopened to the Sub-Contractor and Rule 9(f) would apply.

        In the event the Owner or the Tender Calling Agent cannot be contacted within a 24-hour period, then the bid shall be returned unopened to the Sub-Contractor and Rule 9(f) would apply.

        (3)  When only two sub-bids are received, one of these bids being disqualified and/or rejected, does not create a “one bid” condition. Nor does an “Own Forces” bid plus one sub-trade create a one bid condition.

10.  DISPOSITION OF ENVELOPES AND PRICE INFORMATION

 (a)  Not later than two hours after the closing of the Bid Depository, the Tender Box shall be opened by an official of the Depository and the white envelopes shall be opened. All pink envelopes shall be placed in a separate envelope for each Prime Bidder; the green envelope shall be opened by the Depository.

(b)   A list of bidders and prices will be compiled and posted as soon after the tender closing as possible for the benefit of the Tendering Trade Contractors, Prime Contractors and the Tender Calling Agent if requested.

(c)   In the event a Trade Section has an valid “Own Forces” bid, the names of the bidders only shall be posted. Prices will not be publicly posted until, at or after, the closing time of the Prime Tender. Tally sheets shall be completed and pink envelopes made available to the Prime Bidders as usual.

 

(a)   Failure by a Prime Contractor or a Trade Contractor to comply with the Rules of Procedure of the Bid Depository may result in reprimand or suspension from use of the Bid Depository for a defined period of time, or could result in a Prime Contractor's or Sub-Contractor's bid being declared invalid.

(b)   Any user of the Bid Depository who wishes to lodge a complaint, must do so in writing, to the CANB B-D Chairperson c/o Construction Association of New Brunswick Inc., 59 Avonlea Court, Fredericton, NB E3C 1N8.  Immediately upon receipt of a complaint. The CANB B-D Chairperson shall advise the Tender Calling Authority of the receipt of a complaint, and shall investigate the alleged complaint.

(c)  In situations involving a disputed tender rejection, or a rule violation, the complaint may be referred for review by the CANB B-D Chairperson. Should the CANB B-D Chairperson, at his or her sole discretion, determine the compliant involves a rule violation, the CANB B-D Chairperson may send the compliant for further review by a committee of the two non-involved satellite Chairpersons plus a CANB Board member, at which the CANB B-D Chairperson shall serve as non-voting advisor. Any decision of this Committee shall be final but there shall be no obligation on the committee  to conduct any hearing in order to render it's decision, or for the TCA to abide by the decision  rendered by this Committee after the Prime Tender Closing.  

(d)   If, after investigation of a complaint by the above CANB B-D Committee, a failure to comply with the Bid Depository Rules of Procedure is established, CANB shall advise the Tender Calling Authority of the rule infraction, and may recommend to the Directors of the Construction Association of New Brunswick Inc., that the party in breach be reprimanded or suspended for a certain period from the use of the Bid Depository. Such a breach could disqualify the Sub-Contractor's Tender or the Tender Calling Authority could disqualify the Prime Contractor’s Tender.

(e)   The party or parties in breach of the Rules shall be notified by CANB of its recommendations, and that they have the right to appear before the Directors of the Construction Association of New Brunswick Inc., to make representations regarding the matter at such time as directed by the Directors, but, in any event, prior to the imposition of any disciplinary action.  Failure of the party in breach to attend at the time and place established by the Directors shall constitute a waiver by that party of its right to appear and make representations.

(f)    The decision of a CANB Board of Directors hearing shall be final.

 

12.  BONDING - THIS SECTION APPLIES ONLY WHERE THE PRIME CONTRACTOR IS REQUIRED TO PROVIDE BONDING.  "DID YOU READ INSTRUCTIONS TO BIDDERS?"

(a)   The Trade Contractor shall separately enclose in the large white envelope containing his bid either:

                (1)           A letter stating his tender is $50,000.00 or less, or in the case of a Mechanical, Electrical or Structural Steel tender,  it is $100,000.00 or less.

                (2)           A Bid Bond and a Letter of Consent to Bond, if his tender exceeds $50,000.00, or in the case of a Mechanical, Electrical or Structural Steel tender, exceeds $100,000.00.

        The limit for bonding in respect of Mechanical Trades will apply to any Section of Division 15, or comparable section in any specification, as may be indicated by the Tender Calling Authority, i.e. Plumbing, Heating, Ventilation and Air Conditioning, Sprinklers, Refrigeration, Controls, etc.

(b)   If the tender exceeds $50,000.00 or $100,000.00, as the case may be, a Bid Bond and a Letter of Consent of Agreement to Bond is required, and the Bid Bond shall cover 10% of the tender price submitted by the Trade Contractor.

(c)   The Bid Bond and the Letter of Consent of Agreement to Bond shall be in the standard Bid Bond form of a Surety (or as otherwise required by the tender documents) approved by the Bid Depository of New Brunswick, and shall provide that the Surety will issue a good and sufficient Performance Bond and Labour and Materials Bond, each for not less than 50% of the accepted tender price.

(d)   The Bid Bond shall cover as obligee:  The Successful Prime Contractor.

(e)   A Bid Bond or Letter is not necessary in a case where a Prime Contractor is submitting a trade tender to himself. (Own Forces)

(f)    In the event that no Bid Bond, Letter of Consent of( Agreement to Bond, or other specified surety or letter is deposited, the tender of that Trade Contractor shall not be released or posted, but shall be retained by the Bid Depository for return to the Sub-Contractor.

(g)   Letters of intent or certified cheques in lieu of Bid Bonds will not be accepted unless otherwise specified in the Tender Documents.

(h)   Disposal of Bid Bonds will take place in the following manner: All Bid Bonds directed to the successful Prime Contractor shall be forwarded to him following official award.

 

 

 

15.  INSTRUCTIONS FOR BID DEPOSITORY COMMITTEE AT TENDER OPENING

(b)   Where Bid Bond is incorrect or no Bid Bond or letter has been submitted (Reference Rule 12).

(c)   A Tender has been qualified or is other than the Tender package called by the Tender Calling Authority (e.g. Section numbers or content description does not correspond)

(d)   When instructed by Tender Calling Authority (Reference Rule 9(h))

(e)   A Tender that does not comply with the Bid Depository Rules.

 

The Bid Depository System in New Brunswick is an operation controlled and managed by the Construction Association of New Brunswick. It has three operational Depositories operated on behalf of CANB by local Associations located in Fredericton, Saint John and Moncton.

 

Projects tendered for construction should have their sub-trade tenders closing at the local Bid Depository located in the Construction Association in whose jurisdiction the project will be constructed.

 

The Bid Depository System is composed of a series of committees to oversee the operation, management and enforcement of the rules. The committees are:

 

The structure and duties of these committees are –

 

CANB Bid Depository Committee

This committee is composed of a Chairperson appointed by the CANB Board of Directors and the Chairperson of each of the three satellite Bid Depository committees.

 

This committee’s duties are to manage the operations, interpret the rules, recommend revisions to the rules to the CANB Board of Directors, co-ordinate the operations with the Bid Depository users and generally ensure all three Bid Depositories operate in a uniform manner.

 

In some cases, major users of the system may be invited guests at committee meetings for information purposes. (without vote, although their input is valued).

 

This committee reports directly to the CANB Board of Directors who must approve any modifications to the Bid Depository Rules.

 

This committee, or its Chairperson, also acts as the first avenue of review in the event of a complaint or rule violation. Rejections by the local Bid Depository for a rule violation can be appealed to the CANB Committee/Chairperson via a written request to the CANB Chairperson up six hours prior to the close of the Prime Tender in the case of a disputed rejection. Should the CANB Chairperson uphold that rejection that decision will be final. Should the rejection or complaint a violation of the Bid Depository rules that appears to be deliberate the rejection shall be referred to the CANB Review Committee shall meet at it’s convenience to determine any action.

 

Individual Bid Depository Committees

There is a Bid Depository Committee at each local bid depository. The committee shall consist of a chairperson appointed by the Board of the local construction association and as many volunteer members as required to ensure sufficient attendance at each tender opening. A minimum of two to a maximum of three committee members plus the Chairperson should be present at each tender opening.

A local staff member to record the results may also participate.

 

Their duties are:

To open and review the tenders for proper documentation and adherence to the rules.

To tally and distribute the tender envelopes of the sub- bidders to the Prime Bidders.

To hold the tender security in safe keeping for the successful Prime Bidder.

Refer any tender rejections immediately after a tender closing to the CANB Bid Depository Chairman

To make recommendation(s) and co-ordinate activities and problems with the CANB Bid Depository Committee. 

The local Chairperson shall be the official  representative to the CANB Bid Depository Committee.

 

CANB Chairperson Review Committee  - Bid Depository

 

This Committee is directed by the CANB Bid Depository Chairperson appointed by CANB. This chairperson will then compose a Committee consisting of at least:

Any Board Member who is participating as a bidder in either, the Trade Section(s) involved or as a Prime Bidder shall consider his/her self in conflict of interest and shall be replaced by an alternate Board Member.

 

The duties of this Committee is to hear and rule on any appeals or complaints referred to it under the Bid Depository Rules involving a suspected deliberate violation of the Bid Depository rules. Upon finding this to be valid decide on any penalty to impose.  Decisions of this Board shall be final under the rules, without further avenue of appeal in the case of a tender rejection, reinstatement of a tender or rule violation.

 

A hearing shall normally operate by telephone conference call as follows:

Any supporting documentation of an issue shall be forwarded by the CANB Chairperson to all participating members prior to the conference call.

In the case of a rejection appeal, the only pertinent information and documentation shall be the Tender Documents, the Bid submission, the Bid Depository Rules and the Tender Opening procedures

 

The conference call shall be arranged as follows:

Sufficient members to provide a quorum shall be present.

The viewpoint on the incident by the local Bid Depository Committee representative shall be heard. (Without the complainant being party to the input at this time to avoid unnecessary confrontation). At the CANB Committee chair’s discretion, the complainant may be permitted to become party to the conference to state their case (without comment from the local representative). The complainant shall then leave the conference call. The local Bid Depository Committee representative may now leave or remain with the conference, at the CANB Chairperson’s option. He/she shall have no vote or further participation except to respond to a query of a Committee Member.

 

The Committee will confer and reach a conclusion based solely on the Bid Depository Rules and the requirements of the tender documents. All members of the Committee have a vote. In the case of a hearing related to tender rejections or reinstatement, their decision shall be final.

 

The CANB Chairperson will advise all parties concerned of the decision of the Board. In the event the complaint involves a Sub-bidder’s tender validity, all reasonable effort shall be made to convene a hearing within the period between the sub-tender closing and the Prime Tender closing.

Should this not be possible, the initial ruling of the CANB Bid Depository Committee Chairperson shall govern and become final upon the closing of the Prime Tender.

 

In the case of a Rule infraction involving disciplinary action toward a Bid Depository user, the meeting shall take place at the discretion and convenience of the CANB Committee Chairperson.

 

Completing the Bid Form

Date                          Enter the date on which you complete the form

 

Tender to                 Enter the name of the Prime Bidder to which you are bidding

 

Project                      Enter the name of the project as provided in the specification documents

 

Trade                        Enter the name of the Trade you are bidding

 

Division or               Enter the section numbers provided in the specification documents defining your

Section Number  scope of work. If there are too many numbers for the space you may append a     separate sheet listing them or you may simply enter “As defined by the Tender Calling Authority”.  {Important - Refer Rule 8 (a)(1)}

 

HST Excluded          Enter the amount of your bid in writing

 

Amount                     Enter the amount of your bid numerically. In the event of discrepancy the written value shall govern.

 

Alternate and/or

 Separate Prices     Separate or Alternate Prices prices required for Prime Bidder's Tender submission must be provided by the affected sub-trade bidders.

                                      Note: You must indicate whether the price is an addition to or a deduction in the bid price. There is a small space provided on the bid form for said prices. It is recommended when multiple Separate Prices are requested; sub-trade bidders attach a copy of that portion of the Prime Contractors Bid Form and acknowledge all separate price items. Any item that does not affect the content of your bid  indicate this with “0” to acknowledge you have considered all additional or altered work content requested in your tender submission.

 

Name                          Enter the legal name under which your company operates or is incorporated

 

Address                     Enter the address of your company including the postal code

 

Authorized               Enter the signature of a signing officer of your company

Signature                 

 

Completing the White Envelope

From                           Enter the legal name under which your company is incorporated

 

Project                       Enter the project name as provided in the specification documents

 

Trade                          Enter the name of the Sub-Trade which you are bidding

 

Section No.              Enter the section numbers defining your scope of work in the spec. documents

                                      or enter “As defined by the Tender Calling Authority” { Refer Rule 8 (a)(1)}

 

This Envelope         Enter the number of green and pink envelopes and indicate whether the envelope

Contains                    contains a bid bond or a letter declaring the bid is low enough not to require a bid bond.

 

Completing the Pink and Green Envelopes

From                           Enter the legal name under which your company operates or is incorporated

 

Trade                          Enter the name of the Sub-Trade which you are bidding

 

Section No.              Enter the section numbers defining your scope of work in the spec. documents

                                      or enter “As defined by the Tender Calling Authority” { Refer Rule 8 (a)(1)}

 

Project                       Enter the project name as provided in the specification documents

 

Name of General   Enter the name of the Prime bidder to whom you are bidding

Contractor

 

Completing the Bond Form

Bid Bond forms can differ depending on the issuing company. Seek their advice in ensuring that your bid bond is completed correctly.

 

Ensure that:

                                      -  the bid bond is dated correctly

                                      -  your company’s name is correct

                                      -  the name of the project is correct

                                      -  that the percentage of the tender amount agrees with the tender requirements   

                                      -  the bid bond is made payable to the correct party

                                                     (unless otherwise specified it is “the Successful Prime Contractor”)

                                      - the bond is valid for the specified period of the Prime Bidders Tender

                        that the bid bond contains the signatures and seals of both the bidder and the bonding company where the bidder is an incorporated company. (In case of a non-incorporated company the signature of the signing officer should be witnessed on the appropriate line on the bond –  (not required when a corporate seal is present)

                  - the Bid Bond is accompanied by an “Agreement to Bond” valid for same period as the Bid Bond. (Caution - Not to be confused with a “Letter of Agent” which is not an Agreement to Bond)

 

Common Questions and Answers

 

Can only member contractors use the Bid Depository?

No. The Bid Depository is a quotation deposit system available to all bidders. There is no preference to members over non-members

 

Must a Prime Bidder use the low sub-trade bidder?

No. The Prime Bidder may use any of the sub-bidders whose quotation was received via the Bid Depository.

 

Must a Prime Bidder accept a tender from a sub-trade with which they do NOT want to work?

No. The Prime Bidder may return the sub-trade tender envelope UNOPENED to the Bid Depository.

 

Can a sub- bidder qualify their tender for work they wish to exclude?

No. It is expected that the Tender Calling Authority has clearly defined the work for which each Sub-Trade Division is responsible. The Sub-Bidder must bid per plans and specifications and all addenda. A qualified tender will be rejected.

 

To who is the bond payable?

Unless it is otherwise specified by the Tender Calling Authority a bond must be payable to the Successful Prime Contractor.  A bond not made out as specified will cause the bid to be rejected.

 

Does it cost anything to use the Bid Depository?

There is no cost to the Tender Calling Authority. The sub-bidders purchase tender forms and envelopes. The Prime Bidders pay a small fee to pick up their envelopes.

 

Must the sub-trade contract be on a CCA document? (Reference Rule 13)

No, although preferred. It can be on any contract form agreeable to both parties. The Rule’s intent is to protect the sub-bidder(s) from being penalized should they refuse to accept/sign a contract containing conditions they were unaware of, or did not agree to, at the time of bidding.

 

Does the use of the Bid Depository require any changes to the Prime Contract?

No. The Prime Contract is between the Prime Bidder and the Tender Calling Authority. The use of the Bid Depository will not affect the performance/content of the work or the documents used for the Prime Contract in any way.

 

What is the disadvantage of using the Bid Depository?

There should be no disadvantage. Specifiers should, though, take care to clearly define each Tender Section’s content responsibility. Advantages out-weigh any perceived disadvantages. No differences should be apparent to the Tender Calling Authority other than defining which Trade sub-contractors are tendering via the Bid Depository. The majority of Prime-bid documents require naming these major sub-trades in any case. The fact is - it should be a financial benefit – with confidential bidding sub-trades, not having to reserve funds for “shopping”, will submit their most competitive price.

 

Is the Tender Calling Authority to be involved in disputes?

No. The Bid Depository is a voluntary industry-operated service for the benefit of the bidders. Disputes are an internal industry matter. Should any complaints be made to the Tender Calling Authority, they should be refer the compliant to the CANB Bid Depository Chairman/Committee.  (See process under CANB Chairperson Review Committee)

DE L'ASSOCIATION DE LA CONSTRUCTION DU NOUVEAU-BRUNSWICK
 

Remarque importante : 1.       Ce guide a été rédigé dans le but de faciliter le processus de soumission. Il est essentiel de lire la section « Règles de procédure » avant de soumettre une offre. 2.       Un entrepreneur qui soumet une offre au Bureau de dépôt accepte par le fait de suivre les règles et règlements et d’exonérer, d’indemniser et de garantir contre toute responsabilité concernant des dommages, qu’ils soient effectifs, implicites, futurs, actuels ou autres, quel que soit le lieu et quel que soit le moment où ils se produisent ou ils peuvent se produire, l’Association de la construction du Nouveau-Brunswick, ses associations membres, officiers, administrateurs, membres individuels, employés, préposés ou agents et le conseil consultatif mixte du Bureau de dépôt, notamment et sans s’y limiter, pour les dommages découlant de la négligence ou d'actes intentionnels ou non intentionnels de leur part. Cette clause doit être interprétée dans son sens le plus large afin que toute responsabilité incombe à l’utilisateur, qu’elle soit prévue, implicite ou non prévue. 3.       Les règles du Bureau de dépôt peuvent être modifiées et il incombe à l’entrepreneur de s’assurer qu’il présente son offre au moyen de la version à jour de ces règles. Les règles se trouvent sur le site Web de l’Association, au www.constructnb.ca.

Ce guide a pour objet d’expliquer le système du Bureau de dépôt du Nouveau-Brunswick aux utilisateurs et parties intéressées. Il peut être modifié lorsque l’ACNB juge qu’il est nécessaire de le faire. Il vise à compléter les règles du Bureau de dépôt, qui régissent toute activité.

Pour le sous-traitant :

 

Pour le soumissionnaire principal :

 

Pour l'architecte ou le propriétaire :

 

 

Les renseignements qui n’influent pas sur la sélection du soumissionnaire, comme les prix de remplacement ou le nom des fournisseurs et des produits, ne devraient pas être requis avec les offres déposées. Les documents d’appel d’offres devraient demander que ce type de renseignements supplémentaires soit transmis dans les 24 ou 48 heures suivant la clôture de l'appel d’offres, afin que la réponse soit la plus simple possible.

Réduire la pression sur les soumissionnaires lorsqu’ils terminent leur offre, par la non-inclusion de certains renseignements, comme les prix de remplacement (règle 8(b)), profite à toutes les parties, diminue les risques d'erreurs, de rejet de soumission principale et de rejet de soumissions de sous-traitants au Bureau de dépôt.

Les entrepreneurs principaux membres de l’ACNB ont accès aux plans et devis descriptifs au format électronique, à des fins de consultation, d’impression et d’utilisation pour des appels d’offres, dans les diverses salles de plans de l'Association ou à partir de leurs propres installations, par l’intermédiaire du système de salle de plan électronique Cl-Net.

 

Les associations de la construction conservent la liste des détenteurs de plans, qu’ils ont obtenue auprès du responsable de l'appel d’offres. À l’approche de l’heure de clôture du dépôt des soumissions, le Bureau de dépôt demande par télécopieur à tous les soumissionnaires principaux (voir formule) la confirmation de leur intention de soumissionner et leur méthode préférée de transmission des enveloppes. (C'est le soumissionnaire principal qui a l’ultime responsabilité d’informer le Bureau de dépôt de son intention déposer une offre – voir le règlement 9.)

 

Horloge horodatrice

L’horloge horodatrice de l’association responsable de la clôture du dépôt des soumissions constitue le seul dispositif d’horodatage reconnu déterminant la clôture. Elle doit être vérifiée au moyen de l’heure du réseau cellulaire dans les 24 heures précédant l’heure de clôture du dépôt des soumissions. La vérification doit être effectuée par un membre du personnel en présence d’une autre personne. Seules les offres reçues avant ou à l’heure de clôture annoncée seront acceptées. (Par exemple, si l’heure de clôture est 14 h, les soumissions reçues jusqu’à 14 h pile seront acceptées, mais celles reçues à 14:00:01 seront rejetées.) Le mécanisme de certaines horloges horodatrices pouvant introduire un écart d’une minute; c’est l’heure imprimée qui sera déterminante.

 

Processus

Les soumissionnaires sous-traitants achètent les enveloppes et les formules de soumission et se procurent la liste des soumissionnaires principaux auprès de l’ACNB.

 

Le Bureau de dépôt reçoit les soumissions, appose dessus l’estampille de date et d’heure et les dépose dans une boîte prévue à cet effet.

 

La boîte contenant les offres est ouverte et les offres sont remises au président du comité du Bureau de dépôt régional ou à un représentant. Le comité du Bureau de dépôt se retire dans la salle d’ouverture des offres. Un représentant du responsable de l'appel d’offres (s’il est présent) peut observer l’ouverture des offres. Personne d'autre que les membres du personnel d’une association de la construction ne peut pénétrer dans la salle d’ouverture des offres pour noter les prix offerts.

 

L’horodatage sur les grandes enveloppes blanches est vérifié et les enveloppes sont triées par division de spécialité.

 

Le président du comité vérifie la formule de soumission du soumissionnaire principal pour déterminer si elle comporte des exigences de prix distincts ou de remplacement. Si des prix de remplacement sont requis, le président déterminera avant l’ouverture des offres, à partir de la formule de soumission de l’entrepreneur principal, quels travaux de la section des spécialités sont clairement concernés par la demande de prix distincts ou de remplacement. Seule la non-fourniture des prix distincts par les sous-traitants des spécialités requises pour que le soumissionnaire principal puisse remplir sa formule de soumission sera un motif de rejet.

 

Les numéros de section et de division de spécialité de la grande enveloppe blanche sont vérifiés pour s'assurer que les numéros de section auxquels la soumission répond correspondent à l'appel d’offres lancé par le responsable de l’appel d’offres. Un soumissionnaire peut prendre la responsabilité d’inclure l’ensemble des travaux d’une spécialité; pour cela, il indique la spécialité en question et inscrit sur les enveloppes et les formules blanches, roses et vertes « Tel que défini par le responsable de l’appel d'offres » au lieu d’indiquer tous les numéros de division et de section.

 

Les enveloppes blanches sont ouvertes une à la fois.

 

La validité du cautionnement de soumission et l’inclusion d’un consentement au cautionnement sont vérifiées. Si, et seulement si, les documents de cautionnement sont valides ou l’offre contient une lettre déclarant que la valeur de l’offre est inférieure au seuil de cautionnement, l’enveloppe verte est ouverte. (Une « lettre d’agent » n’est PAS un cautionnement de soumission valide.)

 

Les offres sont ensuite vérifiées pour vérifier qu’il n’y a pas de qualification et qu’il ne manque pas de prix de remplacement. Toute qualification modifiant le contenu de l’offre par rapport au devis descriptif entraînera le rejet de l’offre. Seul le président peut déterminer la validité d’une offre par rapport aux règles. S’il y a motif à rejet, seul le numéro de la règle concernée doit être indiqué dans l'enveloppe blanche. Le président du comité du Bureau de dépôt de l’ACNB doit être avisé du rejet, de la règle invoquée et du motif. Les litiges ultérieurs avec un soumissionnaire seront transmis à ce même président.

 

Les exemplaires verts de la formule de soumission sont vérifiés pour s'assurer que les montants des offres sont identiques. Les sous-traitants ne sont pas obligés d’offrir les mêmes prix à tous les soumissionnaires principaux. Les prix des sous-traitants doivent être indiqués en lettres et en chiffres. En cas de divergence entre les deux valeurs, la valeur en lettres fera foi. Une vérification des éventuelles corrections de prix sur la formule de soumission est réalisée et les calculs requis sont effectués. Le montant final de l’offre est consigné en une fois s’il est confirmé que tous les montants sont identiques ou séparément si les montants offerts sont différents pour un ou plusieurs soumissionnaires principaux. Des copies des offres révisées sont jointes à l’exemplaire vert de la formule de soumission et aux exemplaires roses appropriés. La procédure est répétée pour chaque offre.

 

Les enveloppes roses comprenant les offres valides sont triées selon le soumissionnaire principal et on coche sur la fiche récapitulative le nom de chaque soumissionnaire principal qui a reçu une enveloppe rose.

 

Une fois l’ouverture des offres terminées, les enveloppes roses sont regroupées par soumissionnaire principal et comptées. On fait la somme des coches sur la fiche récapitulative et le total est comparé au nombre d’enveloppes. En cas de différence, les enveloppes sont recomptées et la fiche récapitulative revérifiée jusqu’à ce que les deux sommes concordent.

 

Les prix consignés sont revérifiés pour s'assurer qu’ils concordent avec le montant des offres. Le personnel revérifie tous les prix et révisions de prix à la recherche d’erreurs de calcul et y appose ses initiales au moment de rédiger son avis de résultats de l’appel d’offres. Si une offre comporte le recours aux propres effectifs du soumissionnaire pour une section de spécialité, tous les sous-traitants sont listés sur l'avis affiché, mais les prix pour cette section seront maintenus secrets jusqu’à l’heure de clôture de l'appel d’offres principal. (Tous les prix seront fournis au responsable de l'appel d’offres avant la clôture de l'appel d’offres principal.)

 

Lorsque le personnel a terminé le processus expliqué plus haut, les enveloppes roses sont mises à la disposition des soumissionnaires principaux pour qu’ils les ramassent ou transmises conformément aux instructions de ces soumissionnaires.

 

Une copie des résultats de l'appel d’offres est envoyée au responsable de l’appel d’offres (architecte) et une autre est affichée dans la salle de plans électronique de CI-Net.

 

Une copie de l’avis de résultats de l’appel d’offres pour les sous-traitants doit être transmise à tous les soumissionnaires principaux et aux sous-traitants qui ont soumis des offres, et une autre doit être publiée dans la salle de plans électronique de CI-Net.

 

Les prix ne sont pas communiqués par téléphone aux non-soumissionnaires ou aux soumissionnaires en raison du temps que cela demanderait au personnel. Les résultats des offres sont accessibles à tous les membres de l’Association par le biais de CI-Net.

 

Il est demandé aux soumissionnaires de ne pas appeler l’ACNB pour obtenir les résultats. Le personnel de l’Association les leur enverra à la fin de l’ouverture des offres; ces appels ne feront que ralentir la publication ou l’envoi par télécopie des résultats.

 

Une lettre ou un courriel est envoyé aux soumissionnaires dont l’offre est rejetée pour les aviser du rejet et du numéro de règle concerné. Les offres rejetées et les documents de cautionnement seront conservés par le Bureau de dépôt avec les offres valides.

 

Les cautionnements de soumission sont conservés par le Bureau de dépôt en attendant l'attribution du contrat principal et de la disposition qu'aura choisie l’entrepreneur principal retenu. En cas d’annulation de l’appel d’offres ou après que 60 jours se sont écoulés, les cautionnements de soumission sont conservés avec les offres, sauf instruction contraire du responsable de l’appel d’offres.

 

Soumissions « avec ses propres effectifs »

Les soumissions « avec ses propres effectifs » par des soumissionnaires principaux représentent une situation spéciale. Pour s'assurer qu’un soumissionnaire principal, qui effectue les travaux d’une section de spécialité donnée, est en mesure d’utiliser ses propres effectifs, les dispositions doivent être prises pour qu’il puisse soumissionner à ce titre (c.-à-d. soumission « avec ses propres effectifs »).

 

La règle concernant la soumission « avec ses propres effectifs » ne vise pas à empêcher les soumissionnaires principaux, qui exécutent en toute légitimité les travaux d’une spécialité particulière, de présenter une soumission pour cette spécialité. Elle n’a pas non plus comme intention de créer la préqualification d’un entrepreneur principal lorsque ce n’est pas une exigence pour les sous-traitants.

 

Le seul objectif de cette règle est de restreindre l’utilisation des soumissions « avec ses propres effectifs » comme un outil de marchandage pour contourner le processus du Bureau de dépôt. Si un entrepreneur principal souhaite soumissionner « avec ses propres effectifs », il doit déposer auprès de l’ACNB un affidavit indiquant que son entreprise était dans la spécialité concernée avant le dépôt de son offre ou soumettre ce document avec son offre (règle 9(c)(3)).

 

Aux fins de cette règle, l'expression « ses propres forces » correspond au fait pour l’entreprise déposant la soumission principale d’utiliser ses propres personnel, installations ou équipement. On s'attend à ce qu’un soumissionnaire principal qui est reconnu comme disposant de ses propres effectifs dans une spécialité donnée exécute les travaux avec ses propres effectifs. Il est libre d’agir ainsi, sans restriction, de la façon commune à tout autre sous-traitant engagé dans la spécialité concernée.

 

Soumissions combinées

La règle 8(3) du Bureau de dépôt permet aux sous-traitants de faire profiter les propriétaires des économies de frais généraux ou de coûts d'établissement susceptibles qui pourraient être dédoublés dans le cas du dépôt individuel d’une offre pour plusieurs sections de spécialité.

 

Pourvu que le soumissionnaire réponde aux exigences et qu’il présente une offre pour les sections de spécialité demandées dans les documents d’appel d’offres, il peut décider de déposer une soumission combinée pour une ou plusieurs de ces sections si c'est à son avantage.

 

Si un soumissionnaire se retire d’une section de spécialité qui est incluse dans un prix combiné, la soumission combinée portant sur la section de spécialité d’où il s'est retiré devient automatiquement invalide.

 

Prix distincts

Il arrive qu’un responsable d'appel d’offres demande à l'entrepreneur principal de donner des prix distincts, au moment du dépôt de son offre, pour des modifications ou des ajouts à la portée principale des travaux. Les sous-traitants dont les travaux sont touchés par la demande de prix distincts, qui fait partie de l’appel d’offres aux soumissionnaires principaux, doivent confirmer quels sont les éléments des travaux qui en subissent les répercussions. (Pour ce faire, il est suggéré de joindre une copie de la partie du formulaire de soumission de soumissionnaire principal demandant des prix distincts et de confirmer tous les éléments en inscrivant leur valeur ou 0.)

 

Révision des prix

Les prix peuvent être révisés avant que l’heure de clôture précisée par le Bureau de dépôt par télégramme ou télécopieur (les courriels ne sont pas acceptés). Les révisions doivent être indiquées uniquement sous forme d’un plus ou d’un moins par rapport à la valeur inscrite sur les documents d’appel d’offres officiels. Si plusieurs révisions sont effectuées, elles seront classées dans l’ordre d’horodatage de réception estampillé et calculées en séquence pour parvenir à la valeur finale, sauf s’il est clairement indiqué qu’elles annulent (ce qui n’est pas recommandé) la révision précédente et doivent être prises par rapport à la valeur indiquée sur l’offre initiale. Les soumissionnaires sont seuls responsables de s’assurer que les révisions sont faites de façon qu’elles soient horodatées avant l’heure de clôture. L’ACNB n’est pas responsable des retards causés par un télécopieur surchargé ou autre. Les révisions reçues après l’heure officielle de clôture ne seront pas prises en comptes. Ne PAS envoyer de prix total révisé.

 

Élimination des documents d’appel d’offres reçus au Bureau de dépôt

Les documents concernant les offres de sous-traitants reçus au Bureau de dépôt, y compris les offres rejetées, sont conservés durant une période d’au moins deux ans après la date de clôture de l’appel d’offres principal. Après quoi, ces documents et tout autre document relatif à l’appel d’offres en question détenus par le Bureau de dépôt seront détruits par déchiquetage.

Le système du Bureau de dépôt des soumissions du Nouveau-Brunswick est contrôlé et géré par l’Association de la construction du Nouveau-Brunswick. Il comprend trois sections exploitées au nom de l’ACNB par des associations régionales situées à Fredericton, Saint John et Moncton.

 

Les soumissions de sous-traitants pour un projet faisant l’objet d’un appel d’offres doivent être déposées à la section du Bureau de dépôt située à l’association de la construction du territoire où le projet sera exécuté.

 

Le Bureau de dépôt comprend plusieurs comités qui supervisent le fonctionnement, la gestion et la mise en application des règles :

 

La structure et le rôle de ces comités sont décrits ci-dessous.

 

Comité du Bureau de dépôt de l'ACNB

Ce comité est composé d’un président nommé par le conseil d'administration de l'ACNB et du président de chacun des trois comités du Bureau de dépôt régionaux.

 

Il est chargé de gérer le fonctionnement, d’interpréter les règles, de recommander des révisions aux règles au conseil d'administration de l’ACNB, de coordonner les activités avec les utilisateurs du Bureau de dépôt et, d’une façon générale, de faire en sorte que les trois sections régionales du Bureau de dépôt fonctionnent de manière uniforme.

 

Dans certains cas, les gros utilisateurs du système peuvent être invités aux réunions du comité aux fins d’information. Ils n’ont alors pas droit de vote, bien que leurs commentaires soient appréciés.

 

Le comité relève directement du conseil d’administration de l’ACNB, qui doit approuver les modifications aux règles du Bureau de dépôt.

 

Ce comité, ou son président, agit également à titre de première instance d’examen en cas de plainte ou d’infraction aux règles. En cas de rejet d’une offre par une section régionale du Bureau de dépôt pour une infraction aux règles, le soumissionnaire peut interjeter appel auprès du comité ou de son président, par demande écrite adressée au président, jusqu’à six heures avant l’heure de clôture du dépôt de l’offre principale. Si le président du comité maintient le rejet, cette décision est sans appel. Si le rejet ou la plainte concerne une infraction aux règles du Bureau de dépôt qui semble délibérée, le rejet sera transmis au comité d'examen du président de l'ACNB, et celui-ci se réunira à sa convenance pour déterminer les mesures à prendre.

 

Comités du Bureau de dépôt régionaux

Chaque section régionale du Bureau de dépôt comprend un comité. Ce comité est composé d’un président nommé par le conseil d'administration de l’association de la construction régionale et autant de membres bénévoles qu’il est nécessaire pour assurer une présence suffisante à l’ouverture des offres. Un minimum de deux et un maximum de trois membres du comité, plus le président, doivent être présent à chaque ouverture d’offres.

Un membre du personnel de la section régionale peut aussi être présent pour consigner les résultats.

 

Les tâches de ce comité sont les suivantes :

-          Ouvrir les offres et s'assurer qu’elles contiennent les documents adéquats et respectent les règles;

-          Réunir et distribuer les enveloppes d’offres des sous-traitants aux soumissionnaires principaux;

-          Conserver les offres en toute sécurité à l’intention du soumissionnaire principal retenu;

-          Transmettre tout rejet d’offre immédiatement après la clôture du dépôt des soumissions au président du comité du Bureau de dépôt de l'ACNB;

-          Formuler des recommandations à l’intention du comité du Bureau de dépôt de l'ACNB et coordonner avec lui les activités et la résolution des problèmes.

 

Le président est le représentant officiel du comité régional au comité du Bureau de dépôt de l'ACNB.

 

Comité d’examen du président de l'ACNB

Ce comité est présidé par le président du Bureau de dépôt de l’ACNB, qui est nommé par l'ACNB. Le président compose le comité qui comprend au moins :

Tout membre du conseil d’administration qui a déposé une offre soit pour la section de spécialité concernée soit comme soumissionnaire principal doit se considérer comme étant en conflit d’intérêts et être remplacé par un autre membre du conseil d’administration.

 

Ce comité a pour rôle d’entendre et de juger les appels ou plaintes qui lui sont transmis en vertu des règles du Bureau de dépôt au sujet d’un soupçon d’infraction délibérée aux règles du Bureau de dépôt. S’il juge la plainte fondée, il décide des pénalités à imposer. En vertu des règles du Bureau de dépôt, les décisions relatives au rejet ou à la réintégration d’une offre ou à l’infraction à une règle rendues par le comité d'examen sont sans appel.

 

Les auditions s'effectuent normalement par téléconférence, de la façon suivante :

-          Le président de l’ACNB doit transmettre les documents concernant le litige à tous les membres participants avant la téléconférence;

-          En cas d’appel d’un rejet, la seule information et la seule documentation pertinentes sont les documents d’appel d’offres, la soumission, les règles du Bureau de dépôt et les procédures d’ouverture des offres.

 

La téléconférence se déroule de la façon suivante :

-          Les membres doivent être en nombre suffisant pour l’obtention du quorum;

-          Le point de vue du représentant du comité du Bureau de dépôt régional sur l’incident est entendu. (Le plaignant ne peut être partie de la conférence à ce moment pour éviter les confrontations inutiles.)

-          À la discrétion du président du comité, le plaignant peut être autorisé à intégrer la téléconférence pour faire valoir son point de vue (sans commentaire du représentant du comité du Bureau de dépôt régional.)

-          Le plaignant quitte ensuite la téléconférence. Le représentant du comité du Bureau de dépôt régional peut alors à son tour quitter la téléconférence ou rester, à la discrétion du président de l'ACNB. Il ne dispose pas de droit de vote et n’intervient plus, sauf pour répondre à une question d’un des membres du comité.

 

Le comité délibère et en arrive à une conclusion fondée uniquement sur les règles du Bureau de dépôt et sur les exigences du Bureau de dépôt. Tous les membres du comité ont droit de vote. Dans le cas d’une audience sur le rejet ou la réintégration d’une offre, la décision du comité d'examen est sans appel.

 

Le président de l’ACNB avise les parties concernées de la décision du comité. En cas de plainte au sujet de la validité de l’offre d’un sous-traitant, tous les efforts raisonnables seront faits pour convoquer une audience dans la période située entre la clôture du dépôt des soumissions des sous-traitants et la clôture de l’appel d’offres principal.

Si ce n’est pas possible, la décision initiale du président du comité du Bureau de dépôt de l'ACNB doit primer et est sans appel à la clôture du dépôt des offres principales.

 

Dans le cas d’une infraction aux règles incluant une mesure disciplinaire contre un utilisateur du Bureau de dépôt, la réunion doit avoir lieu à la discrétion et à la convenance du président du comité du Bureau de dépôt de l'ACNB.

 

 

 

Remplissage de la formule de soumission

 

                                     

Remplissage de l’enveloppe blanche

De                                             Entrez le nom légal sous lequel votre entreprise est incorporée.

 

Projet                                      Entrez le nom du projet indiqué dans les devis descriptifs.

 

Spécialité                              Entrez le nom de la spécialité pour laquelle vous soumissionnez.

 

N^o de section                       Entrez les numéros de section qui définissent la portée de vos travaux dans les devis descriptifs ou entrez « Tel que défini par le responsable de l’appel d'offres » (reportez-vous à la règle (a)(1)).

 

Cette enveloppe                Entrez le nombre d’enveloppes vertes et roses et indiquez si l'enveloppe

contient                                 contient un cautionnement de soumission ou une lettre déclarant que le montant est suffisamment bas pour ne pas exiger de cautionnement de soumission.

 

Remplissage des enveloppes roses et vertes

De                                             Entrez le nom légal sous lequel votre entreprise est exploitée ou incorporée.

 

Spécialité                              Entrez le nom de la spécialité pour laquelle vous soumissionnez.

 

N^o de section                       Entrez les numéros de section qui définissent la portée de vos travaux dans les devis descriptifs ou entrez « Tel que défini par le responsable de l’appel d'offres » (reportez-vous à la règle (a)(1)).

 

Projet                                      Entrez le nom du projet indiqué dans les devis descriptifs

 

Nom de l'entrepreneur  Entrez le nom du soumissionnaire principal auquel vous adressez votre offre.

général

 

Remplissage de la formule de cautionnement

Les formules de cautionnement de soumission peuvent différer selon la société émettrice. Adressez-vous à elle pour savoir si votre formulaire est correctement rempli.

 

Assurez-vous que :

-          la date inscrite sur le cautionnement de soumission est correcte;

-          le nom de votre entreprise est correct;

-          le nom du projet est correct;

-          le pourcentage du montant de l’offre respecte les exigences de l'appel d’offres;

-          le nom du bénéficiaire du cautionnement de soumission est correct (sauf indication contraire, c'est l’entrepreneur principal retenu);

-          le cautionnement est valide pour la période de validité des offres des soumissionnaires principaux;

-          le cautionnement de soumission comporte la signature et le sceau du soumissionnaire et de la société de cautionnement lorsque le soumissionnaire est une entreprise incorporée. Dans le cas d’une entreprise non incorporée, le nom d’un témoin de la signature par le signataire autorisé doit être indiqué sur la ligne prévue à cet effet sur le cautionnement (non requis lorsque le cautionnement comporte un sceau d'entreprise);

-          le cautionnement de soumission est accompagné d’un consentement au cautionnement valide pour la même période que le cautionnement de soumission. (Attention : À ne pas confondre avec une « lettre d'agent », qui n’est pas un consentement au cautionnement.)

 

Questions courantes

 

Est-ce que seuls les entrepreneurs membres peuvent utiliser le Bureau de dépôt?

Non. Le Bureau de dépôt est un système de dépôt des soumissions ouvert à tous les soumissionnaires. Les membres ne bénéficient pas de privilèges par rapport aux non-membres.

 

Un soumissionnaire principal doit-il choisir la plus basse offre des sous-traitants?

Non. Le soumissionnaire principal peut choisir n’importe quelle offre de sous-traitant dont la soumission a été reçue par le Bureau de dépôt.

 

Un soumissionnaire principal doit-il accepter une offre provenant d’un sous-traitant avec lequel il ne veut PAS travailler?

Non. Le soumissionnaire principal peut retourner l’enveloppe contenant l’offre d’un sous-traitant NON OUVERTE au Bureau de dépôt.

 

Un sous-traitant peut-il qualifier son offre pour les travaux qu’il souhaite exclure?

Non. On s'attend à ce que le responsable de l'appel d’offres ait clairement défini les travaux dont chaque division de sous-traitance sera responsable. L’offre des sous-traitants doit respecter les plans et les devis descriptifs et tout addenda. Toute offre qualifiée sera rejetée.

 

À qui le cautionnement est-il payable?

Sauf indication contraire du responsable de l’appel d’offres, le cautionnement doit être payable à l’entrepreneur principal retenu. Un cautionnement qui ne respecte pas les exigences entraînera le rejet de la soumission.

 

L’utilisation du Bureau de dépôt est-elle payante?

L’utilisation est gratuite pour les responsables des appels d’offres. Les sous-traitants ont à débourser les frais de formules de soumission et d’enveloppes. Les soumissionnaires principaux ont à débourser des frais minimes pour le ramassage des enveloppes.

 

Le contrat de sous-traitance doit-il être rédigé sur un document de l'ACC? (Référence : règlement 13)

Non, mais c'est préférable. Il peut être rédigé sur toute formule de contrat convenant aux deux parties. L’intention du règlement est de protéger les sous-traitants pour qu’ils ne soient pas pénalisés au cas où ils refuseraient de signer un contrat contenant des conditions qu’ils ignorent, ou avec lesquelles ils ne sont pas d'accord, au moment de déposer leur soumission.

 

L’utilisation du Bureau de dépôt nécessite-t-elle des changements au contrat principal?

Non. Le contrat principal est établi entre le soumissionnaire principal et le responsable de l'appel d’offres. L’utilisation du Bureau de dépôt n’influe d’aucune façon sur l'exécution ou le contenu des travaux ou sur les documents utilisés pour le contrat principal.

 

Quel est l’inconvénient d’utiliser le Bureau de dépôt?

Il ne devrait pas y avoir d’inconvénient. Les concepteurs des appels d’offres devraient cependant prendre soin de bien définir le responsable du contenu de chaque section. Les avantages dépassent les inconvénients possibles. Le responsable de l’appel d’offres ne devrait percevoir aucune différence autre que l’obligation de définir pour quelles spécialités les sous-traitants auront à présenter une soumission par l’intermédiaire du Bureau de dépôt. De toute façon, la majorité des documents d'appel d’offres principal exigent que ces spécialités soient nommées. L’utilisation du Bureau de dépôt est même avantageuse sur le plan financier, puisqu’en raison de la confidentialité du processus, les sous-traitants peuvent offrir leur meilleur prix, car ils n’ont pas à prévoir des fonds de marchandage.

 

 

Le responsable de l’appel d’offres participe-t-il au traitement des litiges?

Non. Le Bureau de dépôt est un service volontaire exploité par l’industrie au bénéfice des soumissionnaires. Les litiges sont une question interne à l’industrie. Si une plainte est déposée au responsable de l’appel d’offres, il devrait aiguiller le plaignant vers le comité du Bureau de dépôt de l’ACNB ou son président. (Voir le fonctionnement du comité d’examen du président de l'ACNB.)

 

a)     Le Bureau de dépôt des soumissions du Nouveau-Brunswick, ci-après simplement désigné par « Bureau de dépôt », est un système qui a été mis sur pied dans le but d’améliorer les pratiques en matière de dépôt des soumissions dans l’industrie de la construction. Le Bureau de dépôt recueille les soumissions scellées des sous-traitants, protégeant ainsi la confidentialité des offres et permettant aux entrepreneurs principaux d’obtenir des offres écrites fermes suffisamment à l’avance pour préparer eux-mêmes des offres complètes et exactes. Ces procédures sont à l’avantage des propriétaires, des architectes, des ingénieurs et des entrepreneurs.

b)     Le recours au système du Bureau de dépôt pour tout projet de construction n’accorde à personne le droit d’intenter une poursuite à l’encontre de l’Association de la construction du Nouveau-Brunswick, du comité du Bureau de dépôts ou de tout officier, administrateur ou membre de ceux-ci.  

c)     Le Bureau de dépôt, utilisé conformément aux règles de procédure définies dans le présent document, et conformément à toute directive additionnelle qui pourrait être émise, vise à établir un code de pratiques en matière de dépôt des soumissions. Chaque utilisateur du système accepte volontairement ces pratiques pour son propre bénéfice et à ses propres risques.

 

a)     La gestion du Bureau de dépôt incombe à trois comités régionaux situés respectivement dans les locaux de l’Association de la construction du nord-ouest de Fredericton, de l’Association de la construction du nord-est de Moncton et de l’Association de la construction de Saint John. Le Bureau de dépôt est dirigé par un président nommé par le conseil d'administration de l’ACNB et dont il est membre. Le président du Bureau de dépôt de l’ACNB supervise un comité d'exploitation composé des présidents des trois comités régionaux et de bénévoles locaux.

 

3.             PORTÉE

 

4.             ADMISSIBILITÉ

 

5.   RÈGLES SOUS FORME IMPRIMÉE ET « EXIGENCES SE TROUVANT SUR LES FORMULAIRES »

 

6.   ENVELOPPES, FORMULAIRES D'APPEL D’OFFRES ET FRAIS

a)    La formule de soumission officielle du Bureau de dépôt est en trois exemplaires.

        (1)   L’exemplaire rose est destiné à l’entrepreneur principal et doit être placé dans l’enveloppe rose qui est ensuite cachetée. Le Bureau de dépôt met l’enveloppe rose à la disposition de l’entrepreneur principal.

         (2)  Les exemplaires verts des offres présentées à l’entrepreneur principal doivent être placés dans une seule et même enveloppe, qui est ensuite cachetée. L’enveloppe verte sera conservée par le Bureau de dépôt.

          (3) Le soumissionnaire conserve la copie jaune dans ses dossiers.

(b)   Toutes les enveloppes susmentionnées sont insérées dans la grande enveloppe blanche officielle du Bureau de dépôt, qui est ensuite cachetée et remise au Bureau de dépôt. Tous les espaces en blanc sur les enveloppes doivent être remplis (voir la règle 12).

(c)           Les soumissionnaires parient les frais d’achat des enveloppes et des formules de soumission au moment où ils les demandent.

 

7.             CLÔTURE

 

8.   PROCÉDURE APPLICABLE AUX SOUS-TRAITANTS : « LISEZ LES DIRECTIVES SUR LE FORMULAIRE DE SOUMISSION; LES RETRAITS SONT PERMIS » – Règle (8f)(a)(1)

(Voir les instructions sur le remplissage des offres)

 

 

     (2)      Les soumissionnaires doivent fournir un prix distinct pour chaque division ou spécialité intégrale officiellement mentionnée dans les documents d’appel d’offres.

     (3)      La somme globale des prix combinés peut être indiquée, sans qu’il ne doive pour autant s’agir de la somme totale des prix distincts pour les sections de spécialité intégrales indiquées, mais cela uniquement si les prix distincts pour les sections de spécialité ont été indiqués comme il a été spécifié. Le montant de chacun de ces prix distincts déterminera si un cautionnement de soumission est requis en vertu de la règle 12 (Garantie de soumission). Lorsqu’un prix combiné est indiqué, ce prix déterminera s’il est nécessaire de fournir une garantie.

(b)   Lorsque des prix de remplacement sont expressément demandés dans les documents d'appel d'offres, la différence de prix doit être clairement indiquée en tant que soustraction ou qu’addition aux prix distincts mentionnés dans la règle 8(a), dans l’espace prévu à cet effet sur la formule officielle de soumission ou sur une feuille jointe si l’espace est insuffisant.

(c)   Les sous-traitants ont la responsabilité de soumettre leurs offres conformément aux documents d'appel d'offres.

(d)   Un sous-traitant peut présenter au Bureau de dépôt un avis écrit (par télécopieur ou télégramme) au sujet d’avenants apportés à sa soumission, dans la mesure où chacun des avenants, ainsi que la grande enveloppe blanche officielle, sont reçus avant l’heure de clôture du dépôt des soumissions. Une copie de chacun des avenants doit être adressée à chaque entrepreneur principal concerné, aux soins du Bureau de dépôt. Les avenants reçus après l’heure de clôture seront estampillés et conservés, mais ne seront pas acheminés aux entrepreneurs concernés. Les amendements multiples doivent être calculés dans l’ordre de leur réception, sauf indication contraire clairement formulée par le soumissionnaire.

(e)   Les soumissions ne doivent pas être modifiées de quelque manière que ce soit après la date et l’heure de clôture du dépôt des soumissions. Le Bureau de dépôt ne prendra aucune mesure pour aviser les entrepreneurs principaux du retrait d’une soumission, mais mettra néanmoins à leur disposition les lettres ou les avis acheminés par télécopieur ou par télégramme qui leur sont adressés et qui peuvent être déposés auprès du Bureau de dépôt avant l’heure de clôture.

(f)    Les soumissions peuvent être retirées au plus tard vingt-quatre (24) heures avant l’heure de clôture de l’appel d’offres principal. Le sous-traitant doit confirmer sa décision de se retirer par écrit, par télécopieur ou par télégramme, auprès de TOUS les entrepreneurs principaux concernés, au plus tard vingt-quatre (24) heures avant la clôture de l’appel d’offres principal. La responsabilité de la preuve relativement au moment du retrait effectif de la soumission incombe au soumissionnaire. Il incombe au sous-traitant d’aviser par écrit, par télégramme, télécopieur ou autre mode identifiant son entreprise, TOUS les entrepreneurs principaux de sa décision de se retirer. Une copie de l’avis écrit de retrait est déposée au Bureau de dépôt.

        Lorsqu’un sous-traitant présente des prix distincts pour une ou plusieurs des catégories de travaux spécifiées et qu’il indique un prix combiné pour l’ensemble des travaux visés par son offre, la validité du prix combiné est fonction de tous les prix distincts faisant toujours partie de la soumission. Si le sous-traitant soumissionnaire fait usage de son droit de retirer un ou plusieurs des prix distincts inclus dans sa soumission, le prix combiné qu’il a indiqué sera alors automatiquement annulé. Le sous-traitant ne peut retirer uniquement son prix combiné.

(g)   Lorsqu’un sous-traitant omet par inadvertance de présenter une offre à un entrepreneur principal :

      (1)     Il peut, au plus tard quatre (4) heures avant l’heure de clôture de l’appel d’offres principal, envoyer au Bureau de dépôt où sont reçues les soumissions un avis par télégramme ou par télécopieur identifiant son entreprise qui se lira comme suit : « Nous avons omis de présenter une offre à (Construction Leblond) pour le (projet ABC). Veuillez étudier notre offre adressée à (Construction Leroux) comme si elle avait aussi été présentée à (Construction Leblond).

 

9.             PROCÉDURE S’APPLIQUANT AUX ENTREPRENEURS PRINCIPAUX : « AVEZ-VOUS AVISÉ LE BUREAU DE DÉPÔT? »

(a)   Les entrepreneurs principaux devraient informer le Bureau de dépôt de leur intention de déposer une offre pour un projet donné au moment de la prise de possession des documents d'appel d'offres. Ils devraient aussi en aviser les sous-traitants.

(b)   L’entrepreneur principal a la responsabilité d’obtenir les enveloppes requises.

(c)  (1)    Un entrepreneur principal n’a pas à accepter une soumission d’un sous-traitant lorsque celle-ci n’a pas été sollicitée; il la retournera alors sans l’ouvrir au Bureau de dépôt.

      (2)     Lorsqu’un entrepreneur principal a l’intention de recourir à ses propres effectifs pour les travaux à effectuer, il est obligatoire que ces travaux soient effectués par ses propres employés. S’il lui est impossible de le faire, il devra faire appel aux services d’un des soumissionnaires qui a présenté une offre par l’entremise du Bureau de dépôt, au prix que le soumissionnaire a indiqué dans son offre, et il ne devra pas lancer d’appel d’offres à d’autres sources.

(3)           L’entrepreneur principal qui présente une offre pour une spécialité par l’entremise du Bureau de dépôt et qui a l’intention de recourir à ses « PROPRES EFFECTIFS » doit posséder l’équipement requis pour effectuer les travaux en question et couramment effectuer ce type de travaux dans le cadre de ses activités professionnelles normales, avant le moment du dépôt de sa soumission au Bureau de dépôt. Le comité du Bureau de dépôt pourra exiger une vérification de cette condition.

(4)           Il incombe à l’entrepreneur principal d’assurer la conformité à la règle 9(3), soit par affidavit soit par la production d’une copie de la licence pour une spécialité nécessitant une licence. L’affidavit ou la licence doit être transmis au Bureau de dépôt avant le dépôt de l’offre ou être inclus dans ladite offre.

(d)   Après la clôture du dépôt des soumissions, l’entrepreneur principal doit prendre possession des soumissions qui lui sont adressées au Bureau de dépôt et s’acquitter des droits exigés. Tout entrepreneur principal qui décide de ne pas soumissionner doit avertir le Bureau de dépôt de son intention de se retirer au moins vingt-quatre (24) heures avant la clôture du dépôt des offres, à défaut de quoi il devra s’acquitter des droits exigés, peu importe qu’il prenne possession ou non des enveloppes de soumission qui lui sont destinées.

 

(e)   L’entrepreneur principal qui n’a reçu aucune offre pour une spécialité donnée doit obtenir le nom des soumissionnaires dans cette spécialité auprès du Bureau de dépôt afin de pouvoir lancer un appel d’offres directement aux sous-traitants, conformément aux dispositions de la règle 8(g).

(f)    Lorsqu’un entrepreneur principal ne reçoit aucune soumission valide par l’entremise du Bureau de dépôt pour une spécialité donnée, il est alors libre de lancer un appel d’offres directement aux sous-traitants pour cette spécialité uniquement, à la condition de respecter les exigences des règles 12 et 13.

(g)   Les règles 9(e) et 9(f) ne s’appliquent pas dans le cas d’un entrepreneur principal qui est sous le coup d’une suspension imposée par le Bureau de dépôt de l’ACNB.

 

(h)   L’entrepreneur principal qui n’a reçu qu’une seule soumission doit utiliser cette soumission conformément aux règles 8(g) et 9(c).

 

(i)    Si le Bureau de dépôt ne reçoit qu’une seule soumission, le propriétaire ou le responsable de l'appel d'offres en est informé avant le dépouillement de cette soumission. Le propriétaire ou le responsable de l'appel d'offres demande alors au Bureau de dépôt de prendre une des deux mesures suivantes :

      (1)     Accepter la soumission et la mettre à la disposition des entrepreneurs principaux;

      (2)     Rejeter la soumission et la retourner sans l’ouvrir au sous-traitant. La règle 9(f) s’applique alors.

        S’il est impossible de communiquer avec le propriétaire ou le responsable de l'appel d'offres dans les vingt-quatre (24) heures, la soumission est retournée au sous-traitant sans qu’elle ait été ouverte et la règle 9(f) s’applique.

        (3)   Quand une soumission d’un sous-traitant est jugée irrecevable ou rejetée alors que seulement deux soumissions ont été reçues, il ne s’agit pas d’une situation où une seule soumission a été reçue. De même, la situation où un entrepreneur soumissionne pour une spécialité quelconque et a l’intention d’avoir recours à ses « propres effectifs » n’est pas non plus considérée comme une situation où une seule soumission a été reçue.

10.  TRAITEMENT DES ENVELOPPES ET PRIX

 (a)  Au plus tard deux (2) heures après la clôture du dépôt des soumissions, la boîte des soumissions est ouverte par un représentant du Bureau de dépôt et les enveloppes blanches sont décachetées. Les enveloppes roses sont placées dans des enveloppes distinctes pour chaque entrepreneur principal; l’enveloppe verte est ouverte par le Bureau de dépôt.

(b)   La liste des soumissionnaires et des prix est dressée et affichée dès que possible après la clôture du dépôt des soumissions, au bénéfice des sous-traitants, des entrepreneurs principaux et du responsable de l'appel d'offres s’ils en font la demande.

(c)   Si une section de spécialité comprend une soumission comportant le recours à ses propres effectifs, seul le nom des soumissionnaires est affiché. Les prix ne seront publiés qu’après l’heure de clôture de l’appel d’offres principal. Le Bureau de dépôt remplit des feuilles récapitulatives et met des enveloppes roses à la disposition des soumissionnaires principaux selon la procédure habituelle.

 

(a)   Les entrepreneurs principaux et les sous-traitants qui manquent aux règles de procédure du Bureau de dépôt peuvent faire l’objet d’une réprimande ou d’une suspension pour une durée définie de leur droit d’utiliser le Bureau de dépôt, ou leur soumission peut être déclarée invalide.

(b)   Tout utilisateur du Bureau de dépôt qui désire déposer une plainte doit la présenter par écrit au président du comité du Bureau de dépôt de l’ACNB, Association de la construction du Nouveau-Brunswick, 190, rue Brunswick, Fredericton (Nouveau-Brunswick)  E3B 1G6. À la réception d’une plainte, le président du Bureau de dépôt de l'ACNB en avisera le responsable de l'appel d'offres et effectuera une enquête sur les allégations.

(c)   Dans le cas d’un litige concernant le rejet d’une offre ou le non-respect d’une règle, la plainte peut être transmise au président du Bureau de dépôt de l'ACNB. Si le président du Bureau de dépôt de l'ACNB, a sa seule discrétion, juge que la plainte concerne le non-respect d’une règle, il peut envoyer la plainte devant un comité composé du président des deux comités régionaux non concernés et d’un membre du conseil d'administration de l'ACNB, auquel le président du Bureau de dépôt officie comme conseiller sans droit de vote. Toute décision de ce comité est sans appel, mais il n’y a aucune obligation pour le comité de procéder à des audiences pour rendre cette décision et pour le responsable de l'appel d'offres de se plier à la décision rendue par ce comité après la clôture de l'appel d’offres principal.

(d)   Si, après avoir fait enquête au sujet d’une plainte, le comité du Bureau de dépôt de l'ACNB établit qu’il y a bel et bien eu manquement aux règles de procédure du Bureau de dépôt, l’ACNB devra en informer le responsable de l'appel d'offres et pourra recommander aux administrateurs de l’Association de la construction du Nouveau-Brunswick de réprimander la partie en infraction ou de la suspendre pour une période déterminée de son droit d’utiliser les services du Bureau de dépôt. Le responsable de l'appel d'offres pourrait alors disqualifier l’offre de l’entrepreneur principal ou du sous-traitant, ou les deux.

(e)   L’ACNB informe de ses recommandations la ou les parties en infraction, qui ont alors le droit de comparaître devant les administrateurs de l’Association de la construction du Nouveau-Brunswick afin de présenter leur point de vue relativement à la question en litige, au moment fixé par les administrateurs, avant toutefois l’imposition d’une éventuelle mesure disciplinaire. Si la ou les parties en infraction ne se présentent pas au moment et au lieu fixés par les administrateurs, le défaut de comparaître constituera une renonciation à leur droit de comparaître et de faire valoir leur point de vue.

(f)    La décision du conseil d'administration de l'ACNB est sans appel.

 

12.  CAUTIONNEMENT – CETTE SECTION S’APPLIQUE SEULEMENT LORSQUE L’ENTREPRENEUR PRINCIPAL DOIT FOURNIR UNE CAUTION. « AVEZ-VOUS LU LES DIRECTIVES À L’ATTENTION DES SOUMISSIONNAIRES? »

(a)   Le sous-traitant doit inclure séparément, dans la grande enveloppe blanche qui contient sa soumission, un de ces deux éléments :

                (1)           Une lettre spécifiant que son offre se chiffre à 50 000 $ ou moins ou à 100 000 $ ou moins si elle concerne les spécialités suivantes : mécanique, électricité et charpentes métalliques;

                (2)           Un cautionnement de soumission et une lettre de consentement au cautionnement, si son offre se chiffre à plus de 50 000 $ ou à plus de 100 000 $ si elle concerne les spécialités suivantes : mécanique, électricité et charpentes métalliques.

        La limite de cautionnement en ce qui a trait aux spécialités mécaniques s’applique à toutes les sections de la division 15 ou aux sections comparables des devis descriptifs, comme le responsable de l'appel d'offres pourra l’avoir indiqué (p. ex. plomberie, chauffage, ventilation et climatisation, gicleurs, réfrigération ou régulation).

(b)   Si l’offre se chiffre à plus de 50 000 $ ou a plus de 100 000 $, selon le cas, un cautionnement de soumission et une lettre de consentement au cautionnement sont exigés et le cautionnement de soumission doit correspondre à 10 % du montant de l’offre présentée par le sous-traitant.

(c)   Le cautionnement de soumission et la lettre de consentement au cautionnement doivent respecter la forme normalisée (à moins qu’il en soit stipulé autrement dans les documents d'appel d'offres) approuvée par le Bureau de dépôt et doivent porter sur l’exécution satisfaisante et sur la main-d’œuvre et les matériaux, chacune équivalant à au moins 50 % du prix de l’offre acceptée.

(d)   Le cautionnement de soumission aura pour créancier obligataire l’entrepreneur principal retenu.

(e)   L’entrepreneur qui présente une soumission de sous-traitance pour laquelle il aura recours à ses propres effectifs n’a pas à fournir de cautionnement ou de lettre de consentement.

(f)    À défaut de fournir un cautionnement de soumission, une lettre de consentement au cautionnement ou toute autre caution ou lettre spécifiée, la soumission du sous-traitant ne sera ni communiquée ni affichée, mais sera conservée par le Bureau de dépôt et retournée ensuite au sous-traitant.

(g)   À moins qu’il en soit autrement spécifié dans les documents d'appel d'offres, les lettres d’intention et les chèques certifiés ne sont pas acceptés à la place d’un cautionnement de soumission.

(h)   Le traitement des cautionnements de soumission est effectué de la façon suivante : tous les cautionnements de soumission adressés à l’entrepreneur principal retenu lui sont acheminés à la suite de l’adjudication officielle du marché principal.

 

 

 

15.  DIRECTIVES À L’INTENTION DU COMITÉ DU BUREAU DE DÉPÔT RELATIVEMENT AU DÉPOUILLEMENT DES SOUMISSIONS

(b)   Le cautionnement de soumission est incorrect ou aucun cautionnement et aucune lettre n’a été déposé (voir la règle 12).

(c)   La soumission a été disqualifiée ou elle ne correspond pas aux spécifications de l’appel d’offres lancé par le responsable de l'appel d'offres (p. ex. les numéros de section ne correspondent pas).

(d)   le responsable de l'appel d'offres a demandé au bureau de dépôt de rejeter la soumission (voir la règle 9(h)).

(e)   La soumission ne respecte pas les règles du Bureau de dépôt.